仕事で書類を郵送やメール添付で受け取ったとき、「書類受け取りました」と返信するメールはとても重要です。
返信が遅れたり、文面がそっけないと、相手に不安を与えてしまうこともあります。
この記事では、誰でもすぐに使える「書類受け取りました」メールの正しい書き方と状況別の例文をわかりやすく紹介します。
上司・取引先・同僚など、どんな相手にも失礼なく使えるフルテンプレートを用意しましたので、ビジネスメールの見直しにも役立ちます。
この記事を読めば、「丁寧」「迅速」「正確」なメール返信で、相手に信頼される印象を与えられるようになります。
書類受け取りましたメールとは？目的とビジネスマナーの基本
ビジネスシーンでは、書類を郵送やメールで受け取った際に「書類受け取りました」と返信することが大切です。
このメールは単なる報告ではなく、相手への安心感や信頼感を生む重要なマナーのひとつです。
「書類受け取りました」メールを送る意味
まず、このメールの目的を理解しておきましょう。
相手は「きちんと届いたかな」「確認してもらえたかな」と不安に思っています。
受領の連絡を早めに行うことで、相手に安心してもらうことが第一の目的です。
また、迅速な返信はあなたの誠実さを示すサインにもなります。
「返信が早い＝信頼できる人」という印象を自然と与えることができます。
| 目的 | 効果 |
|---|---|
| 安心感を与える | 書類が無事届いたことを知らせる |
| 信頼関係の構築 | 丁寧な対応で好印象を与える |
| 記録として残す | 後から確認できる証拠になる |
返信が遅れるとどう見られる？マナー面での注意点
返信が遅れると、「対応が遅い」「届いていないのでは」といった誤解を招くことがあります。
特に、取引先や上司など目上の相手に対しては、返信のスピードが信頼を左右します。
遅くとも当日中、理想的には受け取ってから数時間以内に返信するのが望ましいです。
また、メールの文面がそっけないと「事務的すぎる」と感じられる場合もあります。
短文でも、感謝の言葉や次の行動を一言添えると印象がぐっと良くなります。
| 悪印象になりやすいケース | 改善のヒント |
|---|---|
| 返信が遅れる | 受領後すぐに一言でも返信する |
| 文面が短すぎる | 感謝や次のステップを添える |
| 敬語の使い方が不自然 | 「受け取りました」「拝受いたしました」を適切に使い分ける |
「丁寧・正確・迅速」な返信こそが、社会人としての信頼をつくる基本です。
次の章では、実際にどのような構成でメールを書くと印象が良いのかを、具体的な例文とともに紹介します。
「書類受け取りました」メールの基本構成とテンプレート
「書類受け取りました」と返信するときは、ただ一文で終わらせるよりも、全体の流れを意識するとより丁寧な印象になります。
ここでは、基本構成の考え方と、すぐに使えるフルバージョンのテンプレートを紹介します。
メール本文の構成5要素（件名〜締め）
メールは、以下の5つのパートで構成すると、どんな相手にも伝わりやすく整った印象になります。
| 構成要素 | 内容 | ポイント |
|---|---|---|
| ①件名 | メールの目的を一目で伝える | 「書類受領のご連絡」などシンプルに |
| ②宛名 | 相手の会社名・部署名・氏名 | 役職を正確に記載する |
| ③挨拶 | 日頃の感謝と名乗り | 「いつもお世話になっております」で始める |
| ④本文 | 受領報告＋今後の対応 | 簡潔・明確にまとめる |
| ⑤結び | 感謝＋今後の一言 | 「よろしくお願いいたします」で丁寧に締める |
この流れを守るだけで、文章が自然と整い、信頼感のあるメールになります。
【フルバージョン例文】誰にでも使える汎用テンプレート
以下は、取引先や上司など、幅広い相手にそのまま使える「書類受け取りました」メールのフルテンプレートです。
| 項目 | 例文 |
|---|---|
| 件名 | 書類受領のご連絡（株式会社〇〇様） |
| 本文 |
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 本日、〇〇の書類を確かに受け取りました。 ご送付いただき、誠にありがとうございました。 |
このテンプレートは、相手を問わず使用できるオールマイティな構成です。
初めてやり取りする相手や、フォーマルな案件にも安心して使えます。
社外・社内で使い分ける際のポイント
社外向けと社内向けでは、言葉遣いや文のトーンを少し変えるだけで印象が大きく変わります。
| 用途 | トーン | 例文の一部 |
|---|---|---|
| 社外向け | フォーマル・丁寧 | 「拝受いたしました」「ご送付いただき誠にありがとうございます」 |
| 社内向け | 簡潔・親しみやすい | 「受け取りました」「ありがとうございます」 |
相手との関係性に合わせてトーンを変えることで、ビジネスメールに柔軟性と自然さが生まれます。
どんな場面でも使える定型文を押さえておけば、焦らず対応できるのがポイントです。
次の章では、より具体的に「状況別の返信例文」を紹介します。
【状況別】書類受け取りましたメールの返信例文集
ここでは、実際のビジネスシーンで使える「書類受け取りました」メールの例文を、状況別に紹介します。
そのままコピペして使えるものばかりなので、シーンに合わせて活用してください。
① 一般的な受信時（ビジネス標準）
最も汎用的で、どんな相手にも使える基本の例文です。
| 件名 | 書類受領のご連絡 |
|---|---|
| 本文 |
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 本日、〇〇の書類を確かに受け取りました。 迅速にご送付いただき、誠にありがとうございました。 |
迷ったときはこの形を使えば間違いなしです。
② 上司・取引先など目上の方への返信
より丁寧な表現を意識し、敬語をしっかり使ったフォーマルな文面にしましょう。
| 件名 | 書類拝受のご報告 |
|---|---|
| 本文 |
〇〇株式会社 取締役 〇〇様 平素より大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。 ご送付いただきました〇〇の件、確かに拝受いたしました。 内容を確認のうえ、改めてご連絡申し上げます。 |
「受け取りました」ではなく「拝受いたしました」を使うことで、より丁寧な印象になります。
③ 社内・同僚への簡潔な返信
社内の同僚やチーム内では、簡潔でテンポの良い文章が好まれます。
| 件名 | 書類受け取り報告 |
|---|---|
| 本文 |
〇〇部 〇〇様
お疲れさまです。〇〇です。 ご送付いただいた書類を受け取りました。 よろしくお願いします。 |
社内では形式よりもスピードと明確さが大切です。
ただし、短くても「ありがとうございます」などの一言を添えると丁寧です。
④ 添付書類を受け取った場合の返信
メール添付で書類を受け取った場合は、「ファイルを開けた」「問題なく確認できた」ことを伝えると親切です。
| 件名 | 添付書類受領のご連絡 |
|---|---|
| 本文 |
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 添付いただいた書類（〇〇）を受領いたしました。 ご対応ありがとうございました。 |
「ファイルを確認しました」の一言が信頼感を高めます。
⑤ 不備・訂正があった場合の返信
内容に誤りがあった場合でも、指摘は柔らかく伝えるのがマナーです。
| 件名 | 書類受領のご報告および確認のお願い |
|---|---|
| 本文 |
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 ご送付いただいた書類を拝受いたしました。 お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。 |
「確認のお願い」という表現を使うことで、やわらかく丁寧に伝えられます。
【まとめ版】フルバージョン例文5選（コピペOK）
最後に、すぐに使える全文テンプレをまとめました。
| 用途 | おすすめ文例 |
|---|---|
| 一般用 | 本日、書類を確かに受け取りました。内容を確認のうえ、改めてご連絡いたします。 |
| 目上の方向け | ご送付いただいた書類を拝受いたしました。お手数をおかけし、誠にありがとうございます。 |
| 社内向け | 書類を受け取りました。確認後、対応いたします。 |
| 添付ファイル | 添付いただいた書類を確認しました。ファイルに問題はありません。 |
| 訂正依頼 | 書類を拝受いたしましたが、一部確認事項がございます。別途資料をご確認ください。 |
この5パターンを覚えておけば、どんな状況にもスムーズに対応できます。
次の章では、「より印象を上げる3つのコツ」を紹介します。
「書類受け取りました」メールで印象を上げる3つのコツ
同じ「書類を受け取りました」という内容でも、ちょっとした工夫で印象が大きく変わります。
ここでは、ビジネスで信頼されるメールに仕上げるための3つのポイントを紹介します。
返信スピードで信頼を得る方法
メールでの印象を決める最も大きな要素は「スピード」です。
受け取ってから数時間以内に返信できると、「仕事が早い」「対応が丁寧」という印象を持たれます。
特に、相手が書類を送った直後に返信があると、それだけで安心感が生まれます。
| 返信タイミング | 印象 |
|---|---|
| 1〜2時間以内 | 信頼感・誠実さが伝わる |
| 当日中 | 丁寧な対応として十分 |
| 翌日以降 | 対応が遅いと見られる可能性あり |
スピードは「気配り」の証拠。
短文でも構わないので、「受け取りました」とすぐに一言送る習慣をつけましょう。
「受け取りました」と「拝受いたしました」の使い分け方
相手との関係によって、使う表現を変えることがマナーです。
「受け取りました」は一般的で、社内やフラットな関係に適しています。
「拝受いたしました」はより丁寧で、取引先や上司など目上の相手に使うのが適切です。
| シーン | 適した表現 | 例文 |
|---|---|---|
| 社内 | 受け取りました | 書類を受け取りました。ありがとうございます。 |
| 取引先・上司 | 拝受いたしました | ご送付いただいた書類を拝受いたしました。誠にありがとうございます。 |
相手との距離感に応じて表現を変えることが、ビジネス文書の基本です。
迷った場合は、やや丁寧な「拝受いたしました」を選ぶと安心です。
一言添えるだけで印象が変わるフレーズ集
「書類受け取りました」だけでは、事務的に感じられることがあります。
そこで、感謝や次の行動を示すフレーズを一言添えることで、より柔らかく誠実な印象になります。
| 目的 | おすすめフレーズ |
|---|---|
| 感謝を伝える | 「迅速にご対応いただき、ありがとうございます。」 |
| 次の行動を示す | 「内容を確認のうえ、改めてご連絡いたします。」 |
| 気遣いを示す | 「お手数をおかけしましたこと、感謝申し上げます。」 |
| 今後のやり取りを促す | 「引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」 |
「感謝＋行動＋気遣い」を意識すると、メールの印象が格段に上がります。
次の章では、注意したいNG表現と、トラブルを防ぐためのチェックリストを紹介します。
「書類受け取りました」メールのNG例と対応法
せっかく丁寧に返信しても、言葉遣いやタイミングを誤ると印象を下げてしまうことがあります。
ここでは、よくあるNGパターンと、その改善方法を具体的に見ていきましょう。
「了解しました」など軽すぎる表現は避けよう
ビジネスメールでは、「了解しました」や「わかりました」などのカジュアルな表現は避けるのが無難です。
これらはフランクな印象を与えるため、目上の人や取引先に使うと失礼に感じられることがあります。
| NG表現 | 改善例 |
|---|---|
| 了解しました。 | 承知いたしました。 |
| 受け取りました、以上です。 | 書類を拝受いたしました。ご送付いただき、誠にありがとうございます。 |
| 確認します。 | 内容を確認のうえ、改めてご連絡いたします。 |
相手が上司や取引先の場合は、「承知いたしました」や「拝受いたしました」を選ぶのが基本です。
返信が遅れたときのフォロー文例
もし返信が遅れてしまった場合は、まずは一言お詫びを添えることで印象が大きく変わります。
ポイントは、「遅れた理由」を詳しく書かずに、簡潔にお詫びと受領報告をすることです。
| 件名 | 書類受領のご連絡（ご返信遅れのご報告） |
|---|---|
| 本文 |
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 ご送付いただいた書類を拝受いたしました。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 |
遅れた場合でも、誠実な言葉遣いでフォローすれば信頼は維持できます。
添付漏れ・誤送信を防ぐチェックリスト
書類の受け渡しメールでは、ミスを防ぐ意識も大切です。
以下のチェックリストを使って、送受信前の最終確認を行いましょう。
| チェック項目 | 確認内容 |
|---|---|
| ① ファイル名の確認 | 指定されたファイル名と一致しているか |
| ② 宛先 | 誤送信を防ぐため、宛先を複数回チェック |
| ③ 添付ファイルの有無 | 送信前に実際に添付されているか再確認 |
| ④ 敬称・社名 | 「様」や「御中」などの使い分けを正しく |
| ⑤ 敬語の整合性 | 「拝受」「承知」などの使い方を統一 |
ミス防止も立派なマナーの一部。
送る前のひと手間が、トラブル防止につながります。
丁寧さと正確さの両立が、信頼されるメールの基本です。
次の章では、この記事のまとめとして、信頼を生む「受領メールの心構え」をお伝えします。
まとめ｜書類受領メールは“信頼を見せる”小さなチャンス
ここまで、「書類受け取りました」メールの目的や書き方、状況別の例文などを紹介してきました。
最後に、改めて大切なポイントを整理しておきましょう。
メール一通で印象を変える3つの心得
書類受領メールは、たった数行の文面でもあなたの印象を左右します。
「早く・丁寧に・正確に」を意識するだけで、信頼度が格段にアップします。
| 心得 | 内容 |
|---|---|
| 1. 早めに返信する | 受け取り後、できるだけ数時間以内に返信する |
| 2. 丁寧な言葉遣いを心がける | 相手に合わせて「受け取りました」「拝受いたしました」を使い分ける |
| 3. 感謝の一言を添える | 「ご対応ありがとうございます」で印象が柔らかくなる |
これらを守るだけで、日常のやりとりがスムーズになり、信頼関係を築けます。
すぐ使えるテンプレで今日から実践しよう
本記事で紹介したテンプレートやフレーズは、どれも実際のビジネス現場で使える内容です。
時間がないときでも、以下のような基本構成を意識するだけで印象が整います。
| 構成 | 例文 |
|---|---|
| 件名 | 書類受領のご連絡（株式会社〇〇様） |
| 挨拶 | いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 |
| 本文 | 本日、〇〇の書類を確かに受け取りました。内容を確認のうえ、改めてご連絡いたします。 |
| 締め | 迅速にご送付いただき、誠にありがとうございました。 |
「書類受け取りました」メールは、ただの業務連絡ではなく、あなたの誠実さを示すサインです。
今日から少し意識を変えて、相手が気持ちよく受け取れるメールを送ってみましょう。
