新しい年の始まりに合わせて行われる「新年会」。
社内のメンバーや、日ごろお世話になっている社外の関係者を招待するにあたって、重要になるのが「案内メール」です。
この記事では、社内・社外それぞれに適した新年会案内メールの書き方や、送信タイミング、出欠確認のコツ、さらにはオンライン開催に対応した文例まで、実例付きで詳しく解説します。
コピペできる例文テンプレートも多数掲載しているので、すぐに実務で活用いただけます。
年始のご挨拶を兼ねて、相手に好印象を与えるメールを作成したい方は、ぜひ最後までご覧ください。
新年会案内メールとは？どんな役割があるのか
新しい年のスタートを祝う場として、多くの職場や団体で行われる新年会。
このとき欠かせないのが、参加者に向けて送る「新年会案内メール」です。
単なる通知と考えられがちですが、実際にはもっと大切な役割を持っています。
社内イベントにおける新年会案内メールの意味
社内向けの案内メールは、社員全員に向けた「お知らせ」であると同時に、一体感を作るきっかけでもあります。
例えば、会の趣旨を簡単に添えることで「今年も一緒に頑張ろう」という前向きな雰囲気を共有できます。
つまり、社内向けの案内は情報伝達だけでなく、職場全体の空気を整える効果もあるのです。
| 役割 | 具体例 |
|---|---|
| 出席調整 | 日時や会場を全員に共有し、出欠を確認する |
| 雰囲気づくり | 挨拶文で「新しい年を一緒に迎えよう」と呼びかける |
社外向けメールで会社の印象が決まる理由
一方、取引先や関係者に送る社外向けの新年会案内メールは、会社全体の印象に直結します。
特に文章の丁寧さや配慮の有無は、相手が「信頼できる相手かどうか」を判断する材料にもなります。
失礼のない言葉遣いや、わかりやすい案内が欠かせません。
| 社外向けで重視すべき点 | 理由 |
|---|---|
| 新年の挨拶を必ず入れる | 形式を守ることで礼儀正しさを示せる |
| 詳細を正確に記載 | 信頼性を損なわず、相手に安心感を与える |
新年会案内メールは「ただの連絡」ではなく、信頼関係や雰囲気づくりの入口になる大切なコミュニケーション手段なのです。
新年会案内メールはいつ送るべき？
案内メールの送信時期は、参加者の予定調整に大きく影響します。
社内向けと社外向けでは適切なタイミングが異なるため、それぞれに合わせた工夫が必要です。
社内向けはどのくらい前に送るべきか
社内向けの場合、開催日の2〜3週間前を目安に送るのが理想的です。
部署や役職によってスケジュールが詰まりやすいため、早めの連絡で予定を押さえてもらうことが重要です。
特に大人数での開催では、早めの調整が成功のカギになります。
| 送信タイミング | 理由 |
|---|---|
| 2〜3週間前 | 社員が予定を組みやすくなる |
| 1週間前にリマインド | 忘れている人に再通知できる |
社内向け例文：
件名：【要確認】新年会のご案内（1/20開催）
各位
こんにちは、総務部の佐藤です。
以下の通り、新年会を開催します。
ご都合のほど、ご確認をお願いします。
日時：1月20日（金）18時〜
会場：本社近くの会議室ホール
出欠：1月10日までにこのメールに返信してください。
社外向けは年末と年始どちらが適切か
社外向けの場合は、相手の予定を考慮して年末（12月中旬〜下旬）に送るのがベターです。
ただし、すでに年始の開催が決まっている場合は、年明けすぐに案内しても問題ありません。
遅すぎる案内は相手のスケジュールを圧迫するため注意が必要です。
| 送信時期 | ポイント |
|---|---|
| 12月中旬〜下旬 | 先方が年始の予定を立てやすい |
| 年明けすぐ | 挨拶を兼ねて案内できる |
社外向け例文：
件名：株式会社〇〇 新年会のご案内（1/25開催）
株式会社△△
管理部 部長 山田様
平素より大変お世話になっております。
新年を迎えるにあたり、弊社にて新年会を開催いたします。
ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。
日時：1月25日（水）18時〜
会場：〇〇ホール（住所・電話番号）
出欠：1月15日までにご返信ください。
リマインドメールを送るタイミング
案内を送った後は、開催1週間前にリマインドを送るのが効果的です。
特に社内では、返信が遅れている人に向けて個別フォローを行うと確実です。
リマインドを送ることで、出欠確認漏れを防げます。
リマインド例文：
件名：【再送】新年会の出欠確認（1/20開催）
各位
先日ご案内しました新年会について、出欠確認のお願いです。
まだご返信いただいていない方は、1/15までにご連絡をお願いいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
社内向け新年会案内メールの書き方と例文
社内メンバーに送る案内メールは、外部向けほど堅苦しくする必要はありません。
ただし、最低限の形式や情報を押さえておかないと混乱を招く可能性があります。
ここでは、社内向けに適した構成や文例を紹介します。
基本構成（日時・会費・会場など）
社内向けメールには、以下の情報を明記することが基本です。
- 日時
- 会場（住所やアクセス情報）
- 参加費（必要な場合）
- 出欠確認の方法と期限
- 幹事の連絡先
シンプルに、誰が読んでも迷わない内容にすることがポイントです。
| 要素 | 理由 |
|---|---|
| 日時 | スケジュール調整に必須 |
| 会場 | 場所が曖昧だと当日混乱が生じる |
| 出欠確認 | 人数確定と準備に必要 |
宛名や件名の具体例
宛名は「各位」「営業部各位」など、対象者全体を示す形が一般的です。
件名は内容が一目でわかるように「新年会のご案内」＋開催日を入れると親切です。
件名例：
- 【要確認】1月20日 新年会のご案内
- 営業部 新年会のお知らせ（1/25開催）
- 【返信期限1/15】新年会出欠確認のお願い
社内向けフォーマル例文
件名：【要返信】新年会のご案内（1/20開催）
各位
お疲れ様です。総務部の佐藤です。
このたび、以下の通り新年会を開催いたします。
ご多忙のところ恐縮ですが、ぜひご参加ください。
日時：1月20日（金）18時〜
会場：第一会議室（本社ビル3階）
会費：不要
出欠：1月15日までにこのメールにご返信ください。
幹事：総務部 佐藤（内線1234）
どうぞよろしくお願いいたします。
社内向けカジュアル例文
件名：【1/20開催】新年会のお知らせ
営業部のみなさん
こんにちは、幹事の鈴木です。
今年も恒例の新年会を開催します！
下記のとおり予定していますので、参加できる方はご連絡ください。
日時：1月20日（金）19時〜
会場：〇〇ホール
出欠：1月15日までに鈴木までご返信ください。
新しい一年のスタートを一緒に楽しみましょう。
社外向け新年会案内メールの書き方と例文
社外向けの案内メールは、取引先や関係者との関係性を左右する大切なビジネス文書です。
社内向けよりもフォーマルさが求められ、特に新年の挨拶をきちんと添えることが重要です。
「礼儀＋分かりやすさ」を両立させることが信頼感につながります。
新年の挨拶を含める理由
社外向け案内メールでは、本文の冒頭に必ず新年の挨拶を入れるのがマナーです。
形式的なものでも、相手への敬意や信頼関係を示す効果があります。
| 例文フレーズ | 用途 |
|---|---|
| 「新春のお慶びを申し上げます。」 | ビジネスにおける一般的な新年の挨拶 |
| 「旧年中は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございました。」 | 感謝を示す表現 |
件名・宛名の具体例
件名には「新年会のご案内」と日時を明記すると、ひと目で内容が分かります。
宛名は、会社宛には「御中」、個人宛には「様」を付けて丁寧に書きましょう。
件名例：
- 株式会社〇〇 新年会のご案内（1/25開催）
- 【要返信1/15】新年会のご案内
宛名例：
- 〇〇株式会社 御中
- 〇〇株式会社 管理部 部長 山田太郎 様
社外向けフォーマル例文
件名：株式会社〇〇 新年会のご案内（1/25開催）
株式会社△△
管理部 部長 山田様
新春のお慶びを申し上げます。
旧年中は格別のご高配を賜り、心より御礼申し上げます。
さて、弊社では新しい一年のスタートにあたり、下記の通り新年会を開催いたします。
ご多忙の折とは存じますが、ぜひご出席賜りますようお願い申し上げます。
日時：1月25日（水）18時〜
会場：〇〇ホール（住所・電話番号）
出欠：1月15日までにご返信いただけますと幸いです。
幹事：営業部 佐藤（内線1234／メール：xxxx@xxxx.co.jp）
何卒よろしくお願い申し上げます。
社外向けややカジュアルな例文
件名：【ご案内】新年会のお知らせ（1/25開催）
株式会社△△
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
このたび、弊社では新年会を企画いたしました。
新しい年を迎える節目として、懇親の機会にできればと存じます。
ぜひご参加ください。
日時：1月25日（水）18時〜
会場：〇〇ホール（住所・電話番号）
出欠：1月15日までにご連絡ください。
幹事：営業部 鈴木（メール：xxxx@xxxx.co.jp）
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
出欠確認を依頼するメール例文集
新年会の案内メールを送る際に欠かせないのが「出欠確認」です。
これを明確にしないと人数把握ができず、会場の準備や進行に支障が出てしまいます。
ここでは、社内・社外それぞれで使える例文を紹介します。
社内での出欠確認メール例文
社内向けでは、シンプルで分かりやすい表現が適しています。
期限をしっかり記載することで、返信を忘れられるリスクを減らせます。
例文：
件名：【要返信1/15まで】新年会の出欠確認
各位
お疲れ様です。幹事の鈴木です。
1月20日（金）に予定している新年会について、出欠の確認をいたします。
1月15日までに、このメールに「出席」または「欠席」とご返信ください。
ご協力をよろしくお願いいたします。
社外での出欠確認メール例文
社外向けでは、丁寧な依頼文を加えるのがポイントです。
相手に負担を感じさせない表現を心がけましょう。
例文：
件名：新年会のご案内と出欠のお願い
株式会社△△
営業部 山田様
平素より大変お世話になっております。
弊社主催の新年会につきまして、1月25日（水）に開催を予定しております。
誠に恐れ入りますが、ご出欠のご連絡を1月15日までに本メールにてお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
リマインド用追加例文
返信が遅れている場合には、角が立たないように「再送」と明記したうえで案内します。
例文：
件名：【再送】新年会出欠確認のお願い（1/25開催）
各位
先日ご案内しました新年会の件で、再度の確認です。
まだご返信いただいていない方は、1月15日までにご連絡いただけますようお願いいたします。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
| 対象 | 表現の特徴 |
|---|---|
| 社内 | 短く明快、返信方法を限定 |
| 社外 | 丁寧な依頼文を追加、期限を明記 |
| リマインド | 「再送」を明記してやわらかい表現にする |
出欠確認は必ず「期限」「返信方法」をセットで伝えるのが成功のポイントです。
最新トレンド！オンライン新年会の案内メール例文
近年では、会場に集まる形式だけでなく、オンラインやハイブリッド形式で新年会を行うケースも増えています。
その場合、案内メールには通常の情報に加えて、接続方法や注意事項を明記することが必要です。
オンライン新年会は、事前案内のわかりやすさが参加率を左右します。
ZoomやTeamsを利用する場合の例文
件名：【オンライン開催】新年会のご案内（1/20開催）
各位
こんにちは、幹事の佐藤です。
今年の新年会はオンラインにて開催いたします。
以下の情報をご確認のうえ、ご参加をお願いいたします。
日時：1月20日（金）18時〜
形式：Zoom（URLは以下）
参加リンク：https://zoom.us/xxxx
ID：123 456 7890
パスコード：abcd1234
※事前にアプリのインストールをお願いいたします。
出欠：1月15日までにこのメールに返信ください。
ハイブリッド開催時の案内例文
件名：【現地またはオンライン参加可】新年会のご案内
各位
今年の新年会は、会場参加とオンライン参加の両方を選べる形で実施します。
ご都合に合わせて、参加方法をお知らせください。
日時：1月25日（水）18時〜
会場：〇〇ホール（住所・電話番号）
オンライン：Teams（参加リンクは後日送付します）
出欠：1月15日までに「会場参加」または「オンライン参加」を明記のうえ返信ください。
オンライン参加者への注意事項例文
オンライン形式では、事前に準備しておくべきことを案内メールに添えておくと安心です。
例文：
・参加前にインターネット環境をご確認ください。
・開始10分前から接続可能です。
・当日はカメラとマイクをオンにしてご参加いただけるとスムーズです。
| 開催形式 | 追加で必要な情報 |
|---|---|
| オンラインのみ | URL、ID、パスコード、事前準備 |
| ハイブリッド | 会場詳細＋オンライン参加方法 |
オンライン案内では「参加手順」を詳しく書くことが特に重要です。
好印象を与える新年会案内メールのコツ
案内メールは、ただ情報を伝えるだけでなく「相手に良い印象を残すチャンス」でもあります。
少しの工夫で、受け取った人の心に残りやすくなり、返信率や参加率の向上にもつながります。
件名で工夫できる表現例
件名は最初に目に入る部分なので、分かりやすさと注意を引く工夫が重要です。
返信が必要な場合は【要返信】、期限がある場合は【返信期限○/○】と入れると効果的です。
件名例：
- 【要返信1/15】新年会のご案内（1/20開催）
- 営業部 新年会のお知らせ（1/25開催）
- 【ご確認ください】新年会出欠のお願い
| 件名の工夫 | 期待できる効果 |
|---|---|
| 【要返信】を入れる | 見落としを防ぎ、返信率が上がる |
| 日付を入れる | 内容を開かなくても開催日が分かる |
本文で信頼感と親しみを出す書き方
本文では「新年の挨拶＋案内＋出欠確認」の流れを意識すると、読みやすくなります。
また、相手に配慮する言葉を添えると信頼感が増します。
例文フレーズ：
- 「ご多用のところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。」
- 「新しい一年を共に迎える機会にできればと存じます。」
- 「どうぞお気軽にご参加ください。」
最後の一文で相手に残る印象を強化
メールの締めは、案内全体の印象を決める大切な部分です。
感謝の言葉や前向きなフレーズを添えると、好印象を与えやすくなります。
例文フレーズ：
- 「皆さまのご参加を心よりお待ちしております。」
- 「本年もどうぞよろしくお願い申し上げます。」
- 「新しい年を一緒に良いスタートにしましょう。」
案内メールは「件名で引きつけ、本文で安心感を与え、最後の一文で印象を残す」ことが成功の秘訣です。
フルバージョン例文集（コピペOKの完成形）
ここでは、実際にそのまま使える「新年会案内メール」の完成例を紹介します。
社内・社外、フォーマル・カジュアル、さらにはオンライン開催のケースまで網羅しました。
状況に応じてコピペして調整できる便利なひな型としてご活用ください。
社内向けフルバージョン例文（フォーマル）
件名：【要返信1/15まで】新年会のご案内（1/20開催）
各位
お疲れ様です。総務部の佐藤です。
下記の通り、新年会を開催いたします。
ご多用のところ恐縮ですが、ぜひご参加ください。
日時：1月20日（金）18時〜
会場：第一会議室（本社ビル3階）
会費：不要
出欠：1月15日までに、このメールに「出席」または「欠席」とご返信ください。
幹事：総務部 佐藤（内線1234／メール：xxxx@xxxx.co.jp）
皆さまのご参加を心よりお待ちしております。
社内向けフルバージョン例文（カジュアル）
件名：【1/20開催】新年会のお知らせ
営業部のみなさん
こんにちは、幹事の鈴木です。
今年も恒例の新年会を開催します。
下記の内容をご確認いただき、参加できる方はご返信ください。
日時：1月20日（金）19時〜
会場：〇〇ホール
出欠：1月15日までに鈴木までご連絡ください。
新しい一年のスタートを一緒に楽しみましょう。
社外向けフルバージョン例文（フォーマル）
件名：株式会社〇〇 新年会のご案内（1/25開催）
株式会社△△
管理部 部長 山田様
新春のお慶びを申し上げます。
旧年中は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございました。
さて、弊社では下記の通り新年会を開催いたします。
ご多忙とは存じますが、ご出席賜りますようお願い申し上げます。
日時：1月25日（水）18時〜
会場：〇〇ホール（住所・電話番号）
出欠：1月15日までに本メールにご返信ください。
幹事：営業部 佐藤（メール：xxxx@xxxx.co.jp）
本年もどうぞよろしくお願い申し上げます。
社外向けフルバージョン例文（カジュアル寄り）
件名：【ご案内】新年会のお知らせ（1/25開催）
株式会社△△
営業部 山田様
いつもお世話になっております。
このたび、弊社では新年会を企画いたしました。
懇親の場として、ぜひご参加いただければ幸いです。
日時：1月25日（水）18時〜
会場：〇〇ホール（住所・電話番号）
出欠：1月15日までにご連絡ください。
幹事：営業部 鈴木（メール：xxxx@xxxx.co.jp）
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
オンライン新年会フルバージョン例文
件名：【オンライン開催】新年会のご案内（1/20開催）
各位
お疲れ様です。幹事の佐藤です。
今年の新年会はオンラインで開催いたします。
以下の詳細をご確認ください。
日時：1月20日（金）18時〜
形式：Zoom
参加リンク：https://zoom.us/xxxx
ID：123 456 7890
パスコード：abcd1234
※開始10分前より入室可能です。
出欠：1月15日までにこのメールにご返信ください。
皆さまのご参加を心よりお待ちしております。
まとめ：誰にでも伝わる新年会案内メールを送ろう
新年会の案内メールは、単なる連絡手段ではなく、関係を深めるきっかけにもなる重要なツールです。
社内外での配慮やマナーを押さえた文面にすることで、相手に安心感と信頼感を与えることができます。
本記事で紹介したポイントをふまえ、改めて重要な点を整理しましょう。
| ポイント | 要点 |
|---|---|
| 送信時期 | 社内は2〜3週間前、社外は年末または年明け早々 |
| 案内内容 | 日時・場所・会費・返信期限・連絡先を明記 |
| 文面の工夫 | 宛先に合わせてトーンや表現を調整 |
| 出欠確認 | 返信方法と期限を明確に、必要に応じてリマインド |
| 例文活用 | 社内外・オンライン用など用途に合わせてテンプレートを利用 |
新年会案内メールは、年のはじまりにふさわしい「丁寧な第一声」です。
相手に気持ちよく読んでもらえるメールを心がけ、良い関係のスタートを切りましょう。
