ビジネスの場では、打ち合わせや商談、面談などで日程調整のメールを送る機会が多くあります。
しかし、「どんな文章で送れば失礼にならないか」「相手の都合を尊重した文面が思いつかない」と悩む方も少なくありません。
この記事では、スケジュール調整メールの基本マナーから、ケース別の短文例・フルバージョン例文まで幅広く解説します。
自分から日程を提案する場合、相手からの提案に返信する場合、日程変更をお願いする場合の具体例を網羅。
さらに、NG表現や返信が遅いときの対応、上司・取引先向けの丁寧な書き方、送信前のチェックリストまで掲載しています。
この記事を読めば、誰でもスムーズかつ丁寧に日程調整メールを作成でき、信頼関係を損なうことなくビジネスを進められます。
スケジュール調整メールとは？基本マナーと押さえるべきポイント
ビジネスの場で日程を調整するメールは、単なる連絡手段ではなく、相手への配慮や信頼感を示す重要なコミュニケーションです。
ここでは、スケジュール調整メールを書く上で押さえておきたい基本マナーと、読みやすく丁寧な文章にするコツを解説します。
相手の時間を尊重する理由
スケジュール調整は、自分だけでなく相手の貴重な時間をいただく行為です。
そのため、メールでは「相手の予定を優先する姿勢」を明確に示すことが大切です。
例えば、候補日を複数提示して「ご都合のよいお日にちをお知らせください」と書くことで、相手が選びやすくなります。
また、急ぎでない場合は「〇日までにご返信いただけますと幸いです」と柔らかく期限を伝えると、負担を与えずに調整できます。
メールの構成：件名・挨拶・本題・締め
スケジュール調整メールは、以下の4つの要素で構成すると読みやすくなります。
| 構成 | ポイント |
|---|---|
| 件名 | 目的が一目でわかる内容にする。「打ち合わせ日程のご相談」など簡潔に。 |
| 冒頭の挨拶 | 相手を気遣う一文＋本題への導入。例：「いつもお世話になっております」 |
| 本題 | 候補日程やお願い内容を明確に記載。複数案を提示すると親切。 |
| 締めの言葉 | 感謝と返信を促す表現で締める。「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします」 |
この構成を守るだけで、相手にとってわかりやすく、信頼感のあるメールになります。
丁寧な文章で信頼感を高める具体テクニック
文章の丁寧さは、言葉の選び方や表現の工夫で大きく変わります。以下のポイントを意識しましょう。
- 依頼文は柔らかく：「〜いただけますでしょうか」「〜ご教示いただけますと幸いです」
- 一方的な断定を避ける：「〇日でお願いします」ではなく「〇日でご都合よろしいでしょうか」
- 簡潔にまとめる：長文になりすぎると読む負担が増えるため、要点を箇条書きで整理
- 感謝の言葉を入れる：冒頭と締めに「お世話になっております」「よろしくお願いいたします」を入れると印象が柔らかくなる
これらのポイントを押さえることで、スケジュール調整メールは円滑かつ丁寧に送信できます。
ケース別スケジュール調整メールの書き方と例文
スケジュール調整メールは、状況に応じて文章の書き方が変わります。ここでは、代表的な3つのケースについて、短めの例文とフルバージョンのテンプレートを紹介します。
自分から日程を提案する場合
自分から打ち合わせや面談の日程を提案する場合は、候補日を複数挙げ、相手が選びやすいように配慮することがポイントです。
短め例文：
件名：打ち合わせ日程のご相談
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。△△の〇〇です。
下記の日程で打ち合わせのご都合はいかがでしょうか。
- 1月20日（火）10:00〜12:00
- 1月22日（木）13:00〜15:00
- 1月23日（金）15:00〜17:00
上記以外でもご都合のよいお時間がございましたらお知らせください。よろしくお願いいたします。
フルバージョン例文：
件名：プロジェクト打ち合わせ日程のご相談
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。△△の〇〇です。
先日ご提案させていただきました新規プロジェクトにつきまして、詳細を打ち合わせさせていただきたくご連絡いたしました。
以下の日程でご都合のよいお時間がございましたらご教示いただけますでしょうか。
- 1月20日（火）10:00〜12:00
- 1月22日（木）13:00〜15:00
- 1月23日（金）15:00〜17:00
上記以外でもご都合のよいお時間がございましたらお知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
相手の提案に返信する場合
相手から候補日を提示された場合は、まずお礼を述べ、参加可能な日程を明確に伝えます。もし参加できない場合は代替案を添えると丁寧です。
短め例文：
件名：Re: 打ち合わせ日程の件
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。△△の〇〇です。
ご提示いただいた日程のうち、1月22日（木）13:00〜でお願いできればと思います。よろしくお願いいたします。
フルバージョン例文：
件名：Re: プロジェクト打ち合わせ日程の件
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。△△の〇〇です。
日程のご提案をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた候補のうち、1月22日（木）13:00〜で参加可能です。当日は弊社〇〇も同席いたします。
もし他に必要な資料等がございましたらお知らせください。
お忙しい中、調整いただき感謝申し上げます。どうぞよろしくお願いいたします。
日程変更をお願いする場合
一度決まった予定を変更する場合は、できるだけ早く連絡し、理由とお詫びを簡潔に明記することが重要です。
短め例文：
件名：打ち合わせ日時変更のお願い
〇〇株式会社 〇〇様
お世話になっております。△△の〇〇です。
誠に申し訳ございませんが、急な都合により1月22日（木）の打ち合わせを変更させていただきたく存じます。
以下の日程で再調整いただけますでしょうか。
- 1月23日（金）15:00〜17:00
- 1月26日（月）10:00〜12:00
ご迷惑をおかけし恐縮ですが、ご確認よろしくお願いいたします。
フルバージョン例文：
件名：打ち合わせ日時変更のお願い
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。△△の〇〇です。
誠に申し訳ございませんが、急な業務都合により、1月22日（木）の打ち合わせ時間を変更させていただきたくご連絡いたしました。
可能であれば、以下の日程でご調整いただけますと幸いです。
- 1月23日（金）15:00〜17:00
- 1月26日（月）10:00〜12:00
ご迷惑をおかけし大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
なお、当日のアジェンダについて変更がございましたらお知らせください。
重ねてお詫び申し上げますとともに、ご理解のほどお願い申し上げます。
複数候補日を提示する際のポイント
候補日は3つ程度に絞ると決定がスムーズになります。また、候補日には「午前・午後」と時間帯を明記すると相手が選びやすくなります。
例：
- 1月20日（火）10:00〜12:00
- 1月22日（木）13:00〜15:00
- 1月23日（金）15:00〜17:00
さらに、表形式で提示すると視覚的にわかりやすく、返信がよりスムーズになります。
NG表現と注意点
スケジュール調整メールでやりがちなNG表現には、相手に不快感を与えたり、誤解を招くものがあります。ここでは具体例と改善方法を紹介します。
断定的・一方的な言い回しを避ける
「この日でお願いします」「この時間に伺います」といった断定的な表現は、相手の予定を無視している印象を与えます。
NG例：「1月22日に打ち合わせを設定しました。」
改善例：「1月22日でご都合よろしいでしょうか。」
柔らかい依頼形にすることで、相手が返答しやすくなります。
曖昧な日程提示は避ける
「来週のどこかで」「今月中に」など、あいまいな日程提示は、相手が予定を調整しにくくなります。
NG例：「来週あたりで打ち合わせをお願いします。」
改善例：「1月20日（火）10:00〜12:00、1月22日（木）13:00〜15:00、1月23日（金）15:00〜17:00の中でご都合のよい時間をご教示ください。」
具体的な候補日と時間を明記することで、スムーズに日程を決められます。
返信期限を示さない場合の注意点
特に複数人が関わるミーティングでは、全員の予定をまとめるために返信期限を設けることが重要です。
NG例：「ご都合のよい日程をお知らせください。」
改善例：「お手数ですが、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。」
柔らかい表現で期限を明示することで、相手に負担をかけずにスムーズな調整が可能になります。
困ったときの対応例
スケジュール調整メールでは、相手からの返信が遅い場合や上司・取引先に送る場合など、状況に応じた対応が求められます。ここでは具体例を交えて解説します。
返信が遅い場合の催促メール
相手が忙しく返信がない場合、催促メールは角が立たない表現が重要です。件名も「確認のお願い」など柔らかいものにしましょう。
例文：
件名：打ち合わせ日程のご確認
〇〇様
先日ご相談させていただいた打ち合わせ日程について、念のため確認のためにご連絡いたしました。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご都合のよい日程をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
上司・取引先への丁寧な文面
社内の上司に送る場合は簡潔に、取引先には丁寧なクッション言葉を入れると印象がよくなります。
ポイント：
- 上司向け：「確認のほどよろしくお願いいたします」など簡潔にまとめる
- 取引先向け：「恐縮ではございますが」「お手数をおかけしますが」などで柔らかい依頼表現
- 感謝の言葉を冒頭と締めに入れることで礼儀を示す
例文（取引先向け）：
件名：打ち合わせ日程のご相談
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。△△の〇〇です。
誠に恐れ入りますが、下記の日程で打ち合わせのご都合はいかがでしょうか。
- 1月20日（火）10:00〜12:00
- 1月22日（木）13:00〜15:00
- 1月23日（金）15:00〜17:00
上記以外でもご都合のよい時間がございましたらお知らせください。どうぞよろしくお願いいたします。
社内・外部での文面の使い分けポイント
社内メールは簡潔に済ませることが多く、外部向けは少し丁寧に文章を構成すると信頼感が高まります。
表現の違いをまとめると以下の通りです：
| 対象 | ポイント |
|---|---|
| 社内 | 簡潔・要点重視。「確認お願いします」「〇日までに返信ください」など短文でOK |
| 取引先 | 丁寧・クッション言葉を活用。「恐縮ですが」「お手数ですが」「ご教示ください」など |
状況に応じて文面を使い分けることで、相手との関係を良好に保ちながらスムーズな調整が可能です。
スケジュール調整メールをスムーズにするコツ
スケジュール調整メールを円滑に進めるには、ちょっとした工夫で相手の負担を減らすことが重要です。ここでは、実践的なコツを紹介します。
候補日を3つに絞る理由
候補日が多すぎると、相手が選ぶのに時間がかかり調整が遅れます。一般的には3案程度に絞るのが最適です。
例：
- 1月20日（火）10:00〜12:00
- 1月22日（木）13:00〜15:00
- 1月23日（金）15:00〜17:00
午前・午後など時間帯も明記するとさらに選びやすくなります。
目的を明確に書くメリット
メールの冒頭で「何の打ち合わせか」を明示することで、相手が準備しやすくなります。
例：「〇〇プロジェクトの進捗確認について打ち合わせ希望」
目的を簡潔に示すだけで、やり取りの効率が大幅に向上します。
相手の立場を尊重した文章作成
相手が返信しやすい文章にすることが大切です。以下のポイントを意識しましょう：
- 依頼形を柔らかく：「〜いただけますでしょうか」「ご都合よろしければ」
- 選択肢を提示して相手に決定権を持たせる
- 感謝の言葉を冒頭と締めに入れる
送信前の再確認チェックリスト
送信前に以下のポイントを確認すると、誤送信やトラブルを防げます。
| 確認項目 | チェック内容 |
|---|---|
| 日付・時間の誤記 | 候補日や時間帯に間違いがないか確認 |
| 宛先・CCの確認 | 必要な人全員が含まれているかチェック |
| 文章の丁寧さ | 断定・命令口調になっていないか確認 |
| 添付資料の有無 | 必要な資料があれば添付されているか確認 |
| 件名の明確さ | 内容が一目でわかる件名になっているか確認 |
これらを確認するだけで、スムーズかつ丁寧なメールを送信できます。
まとめ！気持ちが伝わる日程調整メールの極意
スケジュール調整メールは、単に予定を決めるだけの連絡ではなく、相手への敬意や誠実さを示す大切なコミュニケーションです。
相手を思いやる言葉選びの重要性
丁寧な言葉遣いや柔らかい依頼表現を使うことで、相手は返信しやすくなり、信頼関係も自然に築けます。
ポイント：
- 断定ではなく依頼形を使用：「〜いただけますでしょうか」
- 感謝やお詫びの言葉を冒頭・締めに入れる
- 候補日は具体的に、3案程度に絞る
メールテンプレートを活用して信頼関係を築く方法
短文例とフルバージョン例文を活用すれば、初めての方でもスムーズにメールを作成できます。
状況別の例文を参考にすることで、相手への配慮を示しつつ、効率的に日程調整を行えます。
この記事で紹介した書き方・例文・コツを意識すれば、どんな相手にも失礼なく、気持ちが伝わるスケジュール調整メールを送ることができます。
