サンプル請求メールは、商品や資料をスムーズに受け取り、ビジネスの検討を効率化する重要なツールです。
本記事では、初めての取引先への依頼から、既存取引先への追加請求、複数製品や資料の同時依頼、さらには海外取引先向けまで、あらゆるシーンに対応したフルバージョンの例文を豊富に紹介します。
また、件名の工夫や本文の構成、フォローアップメールのタイミングなど、返信率を最大化する具体的なテクニックも解説。すぐに使えるテンプレートとしてコピー＆カスタマイズ可能です。
これを活用すれば、サンプル請求メール作成の時間を短縮しつつ、相手に好印象を与えるメールが簡単に作成できます。
サンプル請求メールの基本と押さえるべきポイント
サンプル請求メールは、ビジネスで商品や資料をスムーズに受け取るための重要な手段です。ここでは、初めての方でも迷わず書ける基本ルールと、返信率を上げるコツをまとめます。
サンプル請求メールの目的と効果
サンプル請求メールの主な目的は、相手に失礼なく具体的な依頼を伝え、迅速に対応してもらうことです。
具体的には、以下の効果があります。
- 商品の品質や使用感を事前に確認できる
- 取引先との信頼関係を構築できる
- 導入検討や購入判断を効率的に進められる
件名・挨拶・本文・送付先・締めの基本ルール
サンプル請求メールを書く際は、以下のポイントを押さえましょう。
| 項目 | ポイント |
|---|---|
| 件名 | 「○○サンプル送付のお願い」など具体的に。開封率を上げるため30文字以内が理想。 |
| 挨拶 | 初回は「はじめまして」、既存取引先は「いつもお世話になっております」を使用。 |
| 本文 | 自己紹介、目的、必要数量や理由を簡潔に明記。箇点や表で整理すると読みやすい。 |
| 送付先 | 住所・担当者名・会社名を必ず明記し、誤配送を防ぐ。 |
| 締め | 「何卒よろしくお願い申し上げます」「ご対応感謝いたします」など丁寧に。 |
返信率を上げる文章のコツ
メールの長さはA4用紙1枚程度に収め、簡潔に書きます。相手の負担を最小限にする表現を取り入れると効果的です。
- 「お手数をおかけしますが」
- 「ご多忙のところ恐縮ですが」
- 「比較検討のため」など理由を明示する
1文1パラグラフで書くとスマホでも読みやすく、送信後の誤解や確認依頼を減らせます。これらを守るだけでも、返信率が格段に向上します。
初めてのサンプル請求メール例文（フルバージョン）
初めて取引する企業や担当者にサンプルを依頼する場合、丁寧でわかりやすいメールが重要です。ここでは、実務でそのまま使えるフルバージョンの例文を複数ご紹介します。
基本形例文（件名・挨拶・本文・締め）
件名：○○製品サンプル送付のお願い
本文：
株式会社○○
営業部 御中
はじめまして、株式会社△△の田中太郎と申します。貴社のウェブサイトを拝見し、○○製品に大変興味を持ちました。現在、弊社で導入を検討しており、実際の品質を確認したく存じます。
つきましては、下記のサンプルを1個ご送付いただけますでしょうか。
| 請求品 | 数量 | 備考 |
|---|---|---|
| ○○ | 1個 | 導入検討用 |
送付先：〒xxx-xxxx 東京都〇〇区△△1-2-3 株式会社△△ 田中太郎様
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
営業部 田中太郎
TEL: 03-1234-5678
Email: tanaka@delta.co.jp
展示会や初対面シーン向けアレンジ例文
件名：展示会でお会いした○○製品のサンプル送付のお願い
本文：
株式会社○○
営業部 御中
先日は展示会でお会いし、貴社の○○製品についてお話いただきありがとうございました。大変興味を持ち、導入を検討しております。
つきましては、下記のサンプルをお送りいただけますと幸いです。
| 請求品 | 数量 | 備考 |
|---|---|---|
| ○○ | 1個 | 比較検討用 |
送付先：〒xxx-xxxx 東京都〇〇区△△1-2-3 株式会社△△ 田中太郎様
ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
件名バリエーション例（開封率向上）
- 【至急】○○製品サンプル送付のお願い
- 展示会フォロー：○○製品サンプルのご依頼
- ○○製品サンプル請求のお願い（導入検討用）
- 【重要】新規導入検討のためのサンプル送付依頼
- ○○製品に関するサンプルご送付のお願い
これらの件名を状況に応じて使い分けることで、開封率と返信率を高めることができます。
既存取引先への追加サンプル請求例文（フルバージョン）
既存の取引先に追加でサンプルを依頼する場合は、関係性を活かした柔らかい表現で書くことが重要です。ここでは、実務でそのまま使える例文を複数紹介します。
基本形例文
件名：○○製品追加サンプルのお願い
本文：
株式会社○○
佐藤様
いつもお世話になっております、株式会社△△の田中太郎です。先日は○○製品の納品、誠にありがとうございました。
お客様からのご要望を受け、テスト用に追加サンプルが必要となりました。下記の通りご送付いただけますでしょうか。
| 請求品 | 数量 | 備考 |
|---|---|---|
| ○○（新色） | 2個 | お客様テスト用 |
送付先：上記住所
ご多忙の折恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
株式会社△△
田中太郎
柔らかい表現アレンジ例
より親しみやすく、関係性を活かした文章例です。
件名：○○製品サンプル追加のお願い（テスト用）
本文：
株式会社○○
佐藤様
いつも大変お世話になっております、株式会社△△の田中太郎です。先日は迅速なご対応、誠にありがとうございました。
弊社内で追加検証を行う必要があり、下記サンプルをお送りいただけますと幸いです。
| 請求品 | 数量 | 備考 |
|---|---|---|
| ○○（特注仕様） | 1個 | 社内テスト用 |
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
数量や理由の明確化例文
数量や請求理由を明確にすることで、相手に正当性を伝え、スムーズに対応してもらえます。
件名：追加サンプルご送付のお願い（○○製品）
本文：
株式会社○○
佐藤様
いつもお世話になっております、株式会社△△の田中太郎です。
お客様向けデモンストレーションの準備に伴い、下記サンプルを追加でご送付いただきたく存じます。
| 請求品 | 数量 | 備考 |
|---|---|---|
| ○○（標準仕様） | 3個 | お客様向けデモ用 |
送付先：上記住所
ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
株式会社△△
田中太郎
複数製品・資料同時請求例文（フルバージョン）
複数製品やサンプルと資料を同時に請求する場合は、表形式で整理すると相手が確認しやすく、誤送のリスクを減らせます。ここでは、実務でそのまま使える例文を複数ご紹介します。
複数製品のサンプル請求例文
件名：複数製品サンプル送付のお願い
本文：
株式会社○○
御中
株式会社△△の田中太郎です。貴社ラインナップに大変興味を持ち、比較検討のためサンプルを請求いたします。以下の製品をお送りいただけますでしょうか。
| 製品名 | 数量 | 備考 |
|---|---|---|
| ○○A | 1個 | 標準仕様 |
| ○○B | 1個 | カスタム仕様 |
| ○○C | 2個 | テスト用 |
送付先：〒xxx-xxxx 東京都〇〇区△△1-2-3 株式会社△△ 田中太郎様
お手数をおかけしますが、ご対応よろしくお願いいたします。
サンプル＋資料同時請求例文
件名：サンプルおよびカタログ送付のお願い
本文：
株式会社○○
御中
いつも大変お世話になっております、株式会社△△の田中太郎です。貴社の○○製品の導入を本格検討中です。サンプルと併せて、最新カタログもご送付いただけますでしょうか。
| 請求内容 | 数量 | 備考 |
|---|---|---|
| サンプル：○○ | 1個 | 導入検討用 |
| カタログ：最新版 | 1冊 | 情報収集用 |
送付先：上記住所
ご対応感謝いたします。
優先順位・段階的請求の例文
複数アイテムを依頼する際は、優先度を付けると相手の負担を軽減できます。
件名：サンプル送付のお願い（優先度付き）
本文：
株式会社○○
御中
株式会社△△の田中太郎です。下記のサンプルを優先順位に沿ってご送付いただけますと幸いです。
| 優先度 | 製品名 | 数量 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 高 | ○○A | 1個 | 導入検討用 |
| 中 | ○○B | 1個 | 社内テスト用 |
| 低 | ○○C | 1個 | 比較検討用 |
お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
株式会社△△
田中太郎
海外取引先向けサンプル請求例文（フルバージョン）
海外の取引先にサンプルを請求する場合は、英語での丁寧かつ簡潔なメールが必須です。文化差を考慮し、相手の負担を減らす表現を使用することが大切です。
英語メールの基本構成例
Subject: Request for Product Samples
Body:
Dear [担当者名] / Sales Department,
This is Taro Tanaka from Delta Inc. We came across your ○○ products on your website and are very interested. We are considering introducing them and would appreciate if you could send us the following samples.
| Product | Quantity | Notes |
|---|---|---|
| ○○ | 1 piece | For internal evaluation |
Shipping Address: [住所詳細]
Thank you in advance for your assistance.
Best regards,
Taro Tanaka
Sales Department, Delta Inc.
Tel: +81-3-1234-5678
Email: tanaka@delta.co.jp
丁寧表現・文化差配慮の例文
海外では依頼を強く出しすぎない表現が好まれます。以下の例文は控えめで丁寧です。
Subject: Request for Samples of Your Products
Body:
Dear Mr./Ms. [担当者名],
I am Taro Tanaka from Delta Inc. We were impressed by your ○○ products and are considering them for our upcoming project. We would greatly appreciate it if you could send the following sample(s) at your convenience.
| Product | Quantity | Notes |
|---|---|---|
| ○○ (Standard) | 1 piece | Evaluation purpose |
Shipping Address: [住所詳細]
Thank you very much for your time and support.
Best regards,
Taro Tanaka
住所・数量表記の具体例
英語圏向けの住所表記は、郵便番号や国名を含め、国際配送に適した形式で記載します。
例：
Shipping Address:
Taro Tanaka
Delta Inc.
1-2-3 Shibuya, Shibuya-ku, Tokyo 150-0002
Japan
数量は必ず数字と単位を明記（例：1 piece, 2 pieces）。これにより、誤解や配送ミスを防げます。
件名・本文の効果的な工夫
サンプル請求メールでは、件名と本文の書き方で開封率や返信率が大きく変わります。ここでは、効果的な書き方と具体例を紹介します。
開封率を上げる件名バリエーション
件名は30文字以内で具体的に書き、緊急性やパーソナライズを加えると効果的です。
- 【至急】○○製品サンプル送付のお願い
- 展示会フォロー：○○製品サンプルのご依頼
- ○○製品サンプル請求のお願い（導入検討用）
- 【重要】新規導入検討のためのサンプル送付依頼
- ○○製品に関するサンプルご送付のお願い
本文の構成と読みやすさのポイント
本文は5段落以内にまとめると読みやすく、相手に負担をかけません。
- 1段落目：挨拶と目的
- 2段落目：詳細（製品名・数量・理由）
- 3段落目：依頼内容
- 4段落目：送付先
- 5段落目：締め
1文1パラグラフを徹底し、箇点や表を活用するとより明確になります。誤字脱字防止のため、送信前に必ず読み直しましょう。
フォローアップメールのタイミングと書き方
初回送信で返信がない場合、3日後を目安に控えめにフォローします。
例文：
件名：先日請求の件（再送）
株式会社○○ 御中
先日お送りした○○製品のサンプル請求について、ご確認いただけましたでしょうか。お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応いただけますと幸いです。
株式会社△△
田中太郎
2回目でも返信がない場合は電話連絡に移行し、礼儀を守りつつ迅速な対応を促します。
よくあるNG例と改善策（例文付き）
サンプル請求メールでよくあるミスを避けることで、返信率を大幅に向上させられます。ここではNG例と改善策を具体的な例文とともに解説します。
曖昧な件名・理由なし依頼
NG例：件名：お願いします
本文：サンプルを送ってください。
改善例：件名：○○製品サンプル送付のお願い
本文：導入検討のため、下記のサンプルを送付いただけますでしょうか。
住所未記載・長文メール
NG例：本文：サンプルをいただけますか？よろしくお願いします。
改善例：
送付先を明確にし、必要数量を記載します。
| 請求品 | 数量 | 備考 |
|---|---|---|
| ○○ | 1個 | 導入検討用 |
送付先：〒xxx-xxxx 東京都〇〇区△△1-2-3 株式会社△△ 田中太郎様
改善前後の具体例比較
改善前は曖昧で返信率が低くなりがちです。改善後は件名・本文・送付先・数量・理由が明確になり、相手が対応しやすくなります。
シーン別応用例文集（フルバージョン）
ここでは、特定のシーンに合わせたサンプル請求メールの例文を複数ご紹介します。状況に応じてコピーしてすぐに使える内容です。
新製品サンプル請求例文
件名：新製品○○サンプル送付のお願い
本文：
株式会社○○
御中
いつもお世話になっております、株式会社△△の田中太郎です。貴社の新製品○○について大変興味を持っており、導入検討のためサンプルをお送りいただけますでしょうか。
| 請求品 | 数量 | 備考 |
|---|---|---|
| ○○ | 1個 | 導入検討用 |
送付先：〒xxx-xxxx 東京都〇〇区△△1-2-3 株式会社△△ 田中太郎様
ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
見積付き請求例文
件名：サンプルおよび見積依頼
本文：
株式会社○○
御中
株式会社△△の田中太郎です。貴社製品の導入を検討しており、下記サンプルの送付と併せて見積書もご提供いただけますでしょうか。
| 製品名 | 数量 | 備考 |
|---|---|---|
| ○○ | 1個 | 導入検討用 |
| △△ | 1個 | 比較用 |
送付先：〒xxx-xxxx 東京都〇〇区△△1-2-3 株式会社△△ 田中太郎様
お手数ですが、よろしくお願いいたします。
代理店・営業パートナー向け請求例文
件名：代理店用サンプル請求のお願い
本文：
株式会社○○
営業部 御中
いつもお世話になっております、株式会社△△の田中太郎です。今後の販売計画に伴い、代理店向けに下記サンプルを請求いたします。
| 製品名 | 数量 | 用途 |
|---|---|---|
| ○○ | 5個 | 展示・顧客提案用 |
| △△ | 3個 | 社内検証用 |
送付先：〒xxx-xxxx 東京都〇〇区△△1-2-3 株式会社△△ 田中太郎様
お手数をおかけしますが、ご対応よろしくお願いいたします。
まとめ！返信率を最大化するサンプル請求メールのコツ
ここまで紹介した例文や工夫を踏まえ、サンプル請求メールで成果を上げるためのポイントを整理します。
テンプレート管理とカスタマイズ方法
フルバージョンの例文をWordやスプレッドシートに保存しておくと便利です。シーン別にテンプレート化し、相手や目的に合わせてカスタマイズすることで、作業効率と返信率が向上します。
件名バリエーションと効果測定
件名の表現を複数パターン用意し、開封率や返信率を分析すると、どの表現が最も効果的か把握できます。「【緊急】」「展示会フォロー」などの具体性や緊急性の有無を比較して最適化しましょう。
全体を通しての礼儀・効率化のポイント
- 挨拶や締めの表現で丁寧さを保つ
- 本文は5段落以内、1文1パラグラフで可読性を確保
- 送付先・数量・理由は必ず明記
- 表や箇点を活用し、複数サンプルや資料の請求も明確に
- 初回無応答時は3日後を目安にフォロー、2回目で電話連絡を検討
これらのポイントを守ることで、相手が対応しやすくなり、返信率を最大化できます。例文集と併せて活用することで、サンプル請求メールは実務で即活用可能なツールとなります。
