社外向けお知らせメールは、取引先や顧客との信頼関係を左右する重要なビジネスツールです。
本記事では、休暇や営業時間変更、担当者・サービス変更、イベント案内など、さまざまなシーンに対応した例文をフルバージョンでご紹介します。
初心者でも安心して使える書き方の基本や、件名・挨拶・本文・締めのポイントまで詳しく解説。コピー＆ペーストでそのまま活用できるため、忙しい業務の中でも効率よくメールを作成できます。
この記事を読めば、社外向けお知らせメールで失礼なく、かつ分かりやすく情報を伝えられるようになり、ビジネスでの信頼度も自然と高まります。
社外向けお知らせ例文を使う前に知っておきたい基本
社外向けお知らせメールは、会社の印象を左右する重要なビジネス文書です。
内容が正しくても、書き方ひとつで「丁寧」「雑」「冷たい」と受け取られ方が変わります。
この章では、例文を使う前に必ず押さえておきたい基本を整理します。
社外向けお知らせメールとは何か
社外向けお知らせメールとは、取引先や顧客など、自社以外の相手に向けて情報を正式に伝えるメールです。
連絡内容は、休業、変更、案内、告知など、業務に関係する事実が中心になります。
感情よりも、正確さと配慮を優先するのが特徴です。
| 項目 | ポイント |
|---|---|
| 目的 | 事実や変更点を正確に伝える |
| 相手 | 取引先・顧客・外部関係者 |
| 文体 | 丁寧で簡潔なです・ます調 |
社外向けお知らせメールは「会社の公式な声」として読まれるものです。
社内メールとの決定的な違い
社内メールと社外メールでは、求められる配慮のレベルが大きく異なります。
社外向けでは、省略や内輪表現は基本的に使いません。
誰が読んでも意味が分かる文章を意識する必要があります。
| 比較項目 | 社内メール | 社外メール |
|---|---|---|
| 挨拶 | 省略することが多い | 必ず丁寧に入れる |
| 表現 | 略語・口語あり | 正式表現のみ |
| 署名 | 簡易的 | 会社情報を明記 |
社内の感覚で書いた文章を、そのまま社外に送るのは避けましょう。
失礼にならないための最低限のマナー
社外向けお知らせメールでは、最低限のマナーを守るだけで印象が安定します。
特別な言い回しよりも、基本の型を崩さないことが重要です。
- 件名だけで内容が分かるようにする
- 会社名と担当者名を必ず名乗る
- 結論を先に書く
- 問い合わせ先を明記する
| よくあるミス | 改善ポイント |
|---|---|
| 件名が曖昧 | 【お知らせ】【重要】などを付ける |
| 説明が長い | 要点を箇条書きにする |
| 連絡先がない | 電話・メールを明記する |
この基本を押さえておくだけで、例文の完成度は大きく上がります。
社外向けお知らせメールの基本構成と書き方
社外向けお知らせメールは、基本構成を押さえることで相手にスムーズに伝わります。
この章では、件名、本文、問い合わせ先、締めの挨拶まで、実務で使える書き方の型を詳しく解説します。
件名の書き方とNG例
件名はメールの第一印象です。社外向けなので、簡潔で具体的に書くことが重要です。
| 良い例 | NG例 |
|---|---|
| 【お知らせ】営業時間変更（3月1日より） | 営業時間変わります |
| 【重要】年末年始休業のお知らせ（12/29～1/5） | 休みのお知らせ |
| 【ご案内】新製品セミナー開催（3/15） | セミナーやります |
件名だけで内容が伝わることを意識しましょう。
本文冒頭の挨拶と自己紹介の型
本文の冒頭は、必ず会社名と担当者名を明記して挨拶します。
例文：
株式会社〇〇 △△様 いつもお世話になっております。株式会社ABCの営業部・□□でございます。
初めて連絡する相手には、「突然のメール失礼いたします」を加えると好印象です。
本文で必ず伝えるべき情報整理のコツ
社外向けでは、結論を最初に述べ、理由や詳細を後に書きます。
箇条書きで整理すると、情報が一目で分かります。
例：
この度、当社では下記の通り営業時間を変更いたします。 ・変更前：平日 9:00～17:00 ・変更後：平日 9:00～19:00（3月1日より） ・土曜日は10:00～16:00のままです
社外向けなので、相手への配慮も忘れずに。
例：「ご迷惑をおかけしますが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。」
問い合わせ先・締めの挨拶の正解パターン
最後には必ず問い合わせ先を明記します。
例文：
ご質問等ございましたら、以下までお気軽にご連絡ください。 TEL：03-1234-5678 Mail：support@abc.co.jp 何卒よろしくお願い申し上げます。 □□（営業部） 株式会社ABC
担当者名・連絡先を明示するだけで、相手の不安や問い合わせ手間を減らせます。
そのまま使える社外向けお知らせ例文【定番シーン別】
ここでは、社外向けお知らせメールの定番シーンごとに、すぐ使えるフルバージョン例文を多数掲載します。
コピー＆ペーストでそのまま活用可能です。
休暇のお知らせ（夏季・年末年始）
夏季休暇のお知らせ例文
件名：【お知らせ】夏季休暇のお知らせ（8月10日～8月16日） 株式会社〇〇 △△様 いつもお世話になっております。株式会社ABCの営業部・□□でございます。 この度、当社では従業員の夏季休暇を下記の通り実施いたします。 期間：2026年8月10日（月）～8月16日（日） 休暇中のお問い合わせにつきましては、メールにてご連絡いただければ、8月17日（月）以降順次対応いたします。 ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。 ご質問等ございましたら、以下までお気軽にご連絡ください。 TEL：03-1234-5678（内線123） Mail：sales@abc.co.jp 今後とも変わらぬご愛顧のほどお願い申し上げます。 □□（営業部） 株式会社ABC
年末年始休暇のお知らせ例文
件名：【お知らせ】年末年始休暇のお知らせ（12月29日～1月5日） 株式会社〇〇 △△様 平素よりお世話になっております。株式会社ABCの□□でございます。 誠に勝手ながら、当社では下記の期間を年末年始休暇とさせていただきます。 期間：2026年12月29日（火）～2027年1月5日（火） 休暇中のお急ぎのお問い合わせは、緊急連絡先（090-XXXX-XXXX）までご連絡ください。 ご不便をおかけしますが、ご了承いただけますようお願い申し上げます。 お問い合わせ先： TEL：03-1234-5678 Mail：info@abc.co.jp 来る年も変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。 □□ 株式会社ABC
営業時間変更のお知らせ
営業時間延長のお知らせ例文
件名：【お知らせ】営業時間延長のお知らせ（3月1日より） 株式会社〇〇 △△様 いつもABCをご利用いただき、誠にありがとうございます。株式会社ABCの□□でございます。 お客様のご要望にお応えし、下記の通り営業時間を延長いたします。 変更前：平日 9:00～17:00 変更後：平日 9:00～19:00（3月1日より） 土曜日は10:00～16:00のままです。 ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。 TEL：03-1234-5678 Mail：support@abc.co.jp 引き続きご愛顧賜りますようお願い申し上げます。 □□（カスタマーサポート） 株式会社ABC
営業時間短縮のお知らせ例文
件名：【お知らせ】営業時間短縮のお知らせ（一時的・2月15日まで） 株式会社〇〇 △△様 お世話になっております。株式会社ABCの□□でございます。 社内事情により、一時的に営業時間を短縮させていただきます。 期間：2026年2月1日～2月15日 変更後：平日 10:00～16:00 通常営業は2月16日より再開いたします。 緊急対応：TEL：03-1234-5678（直通） 今後ともよろしくお願い申し上げます。 □□ 株式会社ABC
問い合わせ先・担当者変更のお知らせ
電話番号変更のお知らせ例文
件名：【重要】電話番号変更のお知らせ（2月10日より） 株式会社〇〇 △△様 平素よりお世話になっております。株式会社ABCの□□でございます。 当社代表電話番号を下記の通り変更いたします。 旧番号：03-XXXX-XXXX（2月9日まで使用可能） 新番号：03-1234-5678（2月10日より） メールアドレスは変更ございません。 ご質問は新番号までお寄せください。 □□（総務部） 株式会社ABC
担当者変更のお知らせ例文
件名：【お知らせ】担当者変更のお知らせ 株式会社〇〇 △△様 いつもありがとうございます。株式会社ABCの□□でございます。 この度、営業担当が変更となりました。 旧担当：□□（異動のため） 新担当：××（連絡先：03-1234-5678、Mail：xx@abc.co.jp） 今後も変わらぬサービスを提供してまいります。 ご挨拶が遅れましたことをお詫び申し上げます。 ××より改めてご連絡いたします。 □□ 株式会社ABC
社外向けお知らせ例文【変更・トラブル対応編】
社外向けお知らせでよくある変更やトラブル対応の例文をまとめました。
迅速かつ丁寧に伝えることで、相手に安心感を与えられます。
価格・サービス変更のお知らせ例文
商品価格改定のお知らせ
件名：【お知らせ】商品価格改定のお知らせ（4月1日より） 株式会社〇〇 △△様 お世話になっております。株式会社ABCの□□でございます。 原材料費高騰の影響を受け、下記商品の価格を改定いたします。 対象商品：A商品、B商品 改定後価格：A商品 ¥1,100（旧¥1,000） 施行日：2026年4月1日 品質向上に努めてまいりますので、ご理解のほどお願い申し上げます。 詳細は別途カタログをお送りいたします。 お問い合わせ： TEL：03-1234-5678 Mail：sales@abc.co.jp 今後ともご愛顧賜りますようお願い申し上げます。 □□（営業部） 株式会社ABC
サービス終了のお知らせ
件名：【重要】サービス終了のお知らせ（3月末日） 株式会社〇〇 △△様 平素よりご利用いただきありがとうございます。株式会社ABCの□□でございます。 「旧サービス」を2026年3月31日をもちまして終了いたします。 終了日：3月31日 代替サービス：新プラン（同等機能で低価格） データ移行を無料でサポートいたします。 移行手順は添付ファイルをご確認ください。 Mail：support@abc.co.jp □□ 株式会社ABC
連絡先・担当者変更のお知らせ例文
電話番号変更のお知らせ
件名：【重要】電話番号変更のお知らせ（2月10日より） 株式会社〇〇 △△様 平素よりお世話になっております。株式会社ABCの□□でございます。 当社代表電話番号を下記の通り変更いたします。 旧番号：03-XXXX-XXXX（2月9日まで使用可能） 新番号：03-1234-5678（2月10日より） メールアドレスは変更ございません。 ご質問は新番号までお寄せください。 □□（総務部） 株式会社ABC
担当者変更のお知らせ
件名：【お知らせ】担当者変更のお知らせ 株式会社〇〇 △△様 いつもありがとうございます。株式会社ABCの□□でございます。 この度、営業担当が変更となりました。 旧担当：□□（異動のため） 新担当：××（連絡先：03-1234-5678、Mail：xx@abc.co.jp） 今後も変わらぬサービスを提供してまいります。 ご挨拶が遅れましたことをお詫び申し上げます。 ××より改めてご連絡いたします。 □□ 株式会社ABC
その他の変更連絡例文
メールアドレス変更のお知らせ
件名：【お知らせ】メールアドレス変更のお知らせ 株式会社〇〇 △△様 いつもお世話になっております。株式会社ABCの□□でございます。 このたび、当社の連絡用メールアドレスを下記に変更いたしました。 旧メール：info@abc.co.jp 新メール：contact@abc.co.jp 今後はこちらのメールアドレスまでご連絡ください。 ご不便をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。 □□（総務部） 株式会社ABC
社外向けお知らせ例文【案内・告知編】
新製品・セミナー・ホームページ開設など、案内や告知用の社外メール例文をまとめました。
具体的な日時や参加方法、URLを明記することで、相手がすぐに行動できるメールになります。
セミナー開催のお知らせ
新製品セミナー開催のお知らせ例文
件名：【お知らせ】新製品セミナー開催のお知らせ 株式会社〇〇 △△様 こんにちは。株式会社ABCの□□でございます。 下記のセミナーを開催いたしますので、ご参加ください。 日時：2026年3月15日（金） 14:00～16:00 場所：ABC会議室（東京） 内容：新製品デモ・質疑応答 定員：20名、先着順 ご参加希望の方はメールにてお申し込みください。 Mail：seminar@abc.co.jp TEL：03-1234-5678 □□ 株式会社ABC
キャンペーン・新サービス案内のお知らせ
新サービス開始のお知らせ例文
件名：【ご案内】新サービス開始のお知らせ 株式会社〇〇 △△様 いつもお世話になっております。株式会社ABCの□□でございます。 この度、下記の通り新サービスを開始いたしました。 サービス名：ABCクラウドサポート 開始日：2026年4月1日 内容：業務効率化支援サービス 詳細は添付資料または以下のURLをご参照ください。 URL：https://www.abc.co.jp/service ご不明点がございましたら、メールまたはお電話でお気軽にお問い合わせください。 Mail：support@abc.co.jp TEL：03-1234-5678 □□ 株式会社ABC
ホームページ開設・リニューアルのお知らせ
ホームページ開設のお知らせ例文
件名：【お知らせ】ホームページ開設のお知らせ 株式会社〇〇 △△様 平素よりお世話になっております。株式会社ABCの□□でございます。 この度、当社ホームページをリニューアルいたしました。 URL：https://www.abc.co.jp 特徴： ・製品カタログ閲覧 ・オンライン注文可能 ・お知らせページ更新 ぜひご活用ください。ご意見・ご感想もお待ちしております。 Mail：web@abc.co.jp □□ 株式会社ABC
ポイント：
・件名に目的を明確に入れる
・日時やURLなど、行動につながる情報を必ず明記
・問い合わせ先は1箇所にまとめて見やすく
社外向けお知らせメールでよくある失敗と改善ポイント
社外向けメールでは、内容は正しくても伝え方次第で誤解や不信感を生むことがあります。
この章では、よくある失敗例と改善策を具体的に解説します。
情報不足でトラブルになるケース
必要な情報が抜けていると、問い合わせが増えたり、相手が困る原因になります。
改善例：
件名：【お知らせ】サービス終了のお知らせ 旧サービスは終了します。 詳細は添付をご確認ください。
改善ポイント：
- 終了日や代替サービスを明記する
- 問い合わせ先を必ず入れる
- 添付だけに頼らず本文にも要点を記載する
丁寧すぎて読まれないメールの特徴
長文すぎたり、敬語を詰め込みすぎると、肝心な情報が埋もれてしまいます。
改善例：
平素より格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。 さて、この度弊社におきましては、新しいサービスを開始する運びとなりましたので、 ここにご案内申し上げます。 詳細につきましては添付資料をご覧ください。
改善ポイント：
- 結論を先に書く
- 箇条書きで重要情報を整理
- 文章を簡潔にして読む負担を減らす
クレームを防ぐための表現言い換え集
| NG表現 | 改善例 | 理由 |
|---|---|---|
| 〜で困ります | 〜となりますので、ご了承ください | 感情表現を避け、事実ベースにする |
| 申し訳ありませんが… | ご迷惑をおかけいたしますが、ご理解のほどお願い申し上げます | 柔らかく丁寧で配慮が伝わる |
| すぐに対応してください | お手数ですが、○月○日までにご確認ください | 依頼の期限を明示し、強制感を和らげる |
ポイント：
文章の長さ・敬語・依頼表現に注意するだけで、誤解や問い合わせを大幅に減らせます。
社外向けお知らせ例文に関するよくある質問
ここでは、社外向けお知らせメールを作成する際によく寄せられる質問と回答をまとめました。
初心者でも安心してメール作成ができる内容です。
いつ送るのがベストなタイミングか
お知らせメールは、相手が準備できるように事前に送ることが基本です。
- 休暇・営業時間変更：1か月前～2週間前が目安
- イベント・セミナー：2週間～1か月前に案内、締め切り前にリマインド
- 価格やサービス変更：1か月前に告知し、段階的に適用
BCC・CCの正しい使い分け
社外メールでは、個人情報保護と見やすさの観点から使い分けが重要です。
- CC（カーボンコピー）：関係者全員に見せたい場合
- BCC（ブラインドカーボンコピー）：複数の宛先を隠したい場合
ポイント：個人宛メールではBCCを使い、相手に他の宛先が見えないよう配慮する。
メールと書面どちらで送るべきか
お知らせの内容によって使い分けます。
- メール：日常的な案内、セミナー案内、営業時間変更など迅速な通知向き
- 書面：契約関連、重要なお知らせ、法的通知など公式性が必要な場合
社外向けは原則メールで問題ありませんが、重要度や法的要件に応じて書面を検討します。
まとめ｜社外向けお知らせ例文を正しく使えば信頼は高まる
社外向けお知らせメールは、会社の印象を左右する重要なコミュニケーション手段です。
本記事で紹介した例文や基本の書き方を押さえることで、情報を正確かつ丁寧に伝えることができます。
ポイントまとめ：
- 件名は簡潔で具体的にする
- 本文冒頭で会社名・担当者名・挨拶を明確にする
- 結論を先に書き、詳細は箇条書きで整理
- 問い合わせ先や締めの挨拶は必ず記載する
- 表現を柔らかくし、誤解や不信感を避ける
このルールを守り、場面に応じた例文を活用すれば、社外からの信頼は確実に高まります。
社外向けお知らせメールを正しく運用することで、業務連絡の効率化だけでなく、会社全体の印象向上にもつながります。
