社外の方への依頼は、文章の書き方ひとつで印象が大きく変わります。
本記事では、社外文書でお願いする際に必要な基本ルールやマナーを整理し、すぐに使える例文を豊富に紹介します。
資料送付・見積作成・原稿依頼など、用途ごとの短文例、丁寧文、フルバージョンをセットで掲載しているため、コピー＆ペーストですぐ実務に対応可能です。
さらに、メールでの依頼例やNG表現の改善ポイント、送付前チェックリストも網羅し、誰でも失礼なく効率的に社外へのお願い文書を作成できます。
この記事を参考にすれば、相手に正確に伝えつつ、信頼関係を損なわない社外文書を簡単に作成できます。フルテンプレートを活用して、今日から実務に役立てましょう。
社外文書でお願いする例文とは
この章では、そもそも社外文書で使うお願いの例文とは何か、どんな場面で必要になるのかを整理します。
社外文書に不慣れな方でも全体像をつかめるよう、具体的な利用シーンを交えて解説します。
社外向けのお願い文書が必要になる代表的な場面
社外文書でお願いをする場面は、日常業務の中に意外と多く存在します。
電話や口頭で済ませず、文書で正式に依頼することで、内容を正確に伝えられるからです。
| 場面 | お願いする内容の例 |
|---|---|
| 取引先とのやり取り | 資料送付、回答依頼、対応依頼 |
| 新規取引前 | 見積書の作成依頼、条件提示の依頼 |
| 企画・制作関連 | 原稿作成、確認作業の依頼 |
これらの場面では、誰に、何を、いつまでにお願いしたいのかを明確に伝える必要があります。
社外文書のお願い例文は、相手に負担をかけず、業務を円滑に進めるための実務ツールと考えると分かりやすいです。
社内文書との違いはどこにあるのか
社外文書と社内文書では、求められる配慮のレベルが大きく異なります。
特に言葉遣いや情報の書き方には注意が必要です。
| 項目 | 社内文書 | 社外文書 |
|---|---|---|
| 言葉遣い | 簡潔・略語も可 | 丁寧・正式表現が必須 |
| 説明の詳しさ | 前提共有がある | 背景説明が必要 |
| 文書の役割 | 業務連絡 | 正式な依頼・記録 |
社外文書では、相手がこちらの事情を知らない前提で書くことが基本です。
そのため、社内では省略しがちな背景や目的も、きちんと文章に落とし込む必要があります。
社内感覚のまま書いてしまうと、冷たい印象や不親切な印象を与えてしまうことがあります。
例文を活用することで、こうした失敗を防ぎやすくなります。
社外文書のお願い例文は、ビジネスマナーを安全に守るための「型」として活用するのがおすすめです。
社外文書でお願いをする際の基本ルール
この章では、社外文書でお願いをする際に押さえておきたい基本ルールを解説します。文章作成のポイントを知るだけで、相手に伝わりやすく、失礼のない文書に仕上がります。
失礼にならないために最低限守るべきポイント
社外文書は、相手との信頼関係を築くための重要な手段です。以下のポイントを守ることで、誤解や不快感を避けられます。
- 敬語は正確に使う（「お願いします」「ご確認ください」など）
- 相手の会社名や役職・氏名を正確に記載する
- 文章は簡潔で明瞭に、無駄な表現は避ける
- 依頼の目的や背景を短く説明する
- 期限や数量など必要な情報は数字で明示する
これらを守るだけでも、社外文書の印象は格段に向上します。
お願い文書で必ず入れるべき情報一覧
社外文書のお願いでは、以下の情報を必ず入れるようにしましょう。
| 項目 | 内容 | 理由 |
|---|---|---|
| 宛名 | 会社名・部署・役職・氏名 | 誰に送るかを明確にするため |
| 日付 | 文書作成日 | 正式な記録として残すため |
| 差出人情報 | 自社名・部署・担当者名・連絡先 | 連絡や返信をスムーズにするため |
| 標題 | 依頼内容を簡潔に表す文章 | 開封時に一目で目的がわかるようにするため |
| 本文 | 依頼の背景・具体的内容・お願いの順で記載 | 相手が迷わず対応できるようにするため |
| 署名・連絡先 | 最後に担当者名・連絡方法を記載 | 必要に応じて質問や確認ができるようにするため |
社外文書では、この「情報の漏れや曖昧さ」がトラブルの原因になりやすいため、必ず確認しましょう。
次章では、この基本ルールをもとに、社外文書の具体的な構成テンプレートを紹介します。これを使えば、誰でも迷わず書けるようになります。
社外向けお願い文書の基本構成【完全テンプレ】
この章では、社外文書でお願いをする際の基本的な構成を具体的に解説します。ここで紹介するテンプレートを使えば、誰でも迷わず書けるようになります。
宛名・日付・差出人の正しい書き方
社外文書の最初に記載するのは、宛名・日付・差出人です。これらが正確であることは、文書の信頼性に直結します。
- 宛名：会社名 → 部署名 → 役職 → 氏名の順（例：○○株式会社 営業部 部長 山田太郎様）
- 日付：文書作成日（右上に記載が一般的）
- 差出人：自社名、部署、担当者名、連絡先
宛名や役職名を間違えると失礼にあたるため、必ず確認してください。
標題と本文構成の黄金パターン
標題は文書の「顔」となる部分です。依頼内容を一目で伝えるようにします。
- 標題例：「資料送付のお願い」「見積もり依頼のお願い」
- 本文構成：
- 挨拶・前置き（平素の感謝）
- 依頼の背景や目的
- 具体的なお願い（数量・期限・形式）
- 締めの挨拶（ご検討のお願い）
この流れで書くと、自然で読みやすく、相手もスムーズに対応できます。
そのまま使える「基本テンプレ全文」
以下はフルバージョンで使える、社外文書の基本テンプレートです。
令和○○年○○月○○日 ○○株式会社 ○○部長 ○○様 ○○株式会社 ○○部 ○○ 電話：00-0000-0000 【標題】資料送付のお願い 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、この度弊社では○○プロジェクトを進めるにあたり、貴社の○○資料をご送付いただきたくお願い申し上げます。 具体的には、以下の資料を○月○日までにご郵送いただけますようお願いいたします。 記 １．依頼資料：○○資料一式 ２．希望納期：○月○日 ３．送付方法：郵送またはPDFメール添付 お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具
このテンプレートを基に、用途に応じて日付・資料名・期限を差し替えるだけで、すぐに使用可能です。
次章では、このテンプレートを応用した用途別の例文を豊富に紹介します。
すぐに使える社外文書のお願い例文【用途別】
ここでは、実務ですぐ使える社外文書の例文を用途別にまとめました。短文例からフルバージョンまで用意しているので、そのままコピーして使用できます。
資料送付をお願いする例文
短文例：
○○株式会社 ○○様 資料の送付をお願いいたします。
丁寧例：
○○株式会社 ○○部長 ○○様 平素よりお世話になっております。 恐れ入りますが、○月○日までに○○資料をご送付いただけますでしょうか。 何卒よろしくお願いいたします。
フルバージョン例文：
令和○○年○○月○○日 ○○株式会社 ○○部長 ○○様 ○○株式会社 ○○部 ○○ 電話：00-0000-0000 資料送付のお願い 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、この度、弊社の○○プロジェクトに関連し、貴社の○○資料をご送付いただきたくお願い申し上げます。 具体的には以下の資料を○月○日までにご郵送いただけますと幸いです。 記 １．依頼資料：○○資料一式 ２．希望納期：○月○日 ３．送付方法：郵送またはPDFメール添付 お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具
見積もり作成をお願いする例文
短文例：
○○株式会社 ○○様 見積書の作成をお願いいたします。
丁寧例：
○○株式会社 ○○部長 ○○様 いつもお世話になっております。 恐れ入りますが、○月○日までに○○製品の見積書をご作成いただけますでしょうか。 よろしくお願いいたします。
フルバージョン例文：
令和○○年○○月○○日 ○○株式会社 営業部長 ○○様 ○○株式会社 ○○部 ○○ 電話：00-0000-0000 見積書作成のお願い 拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 つきましては、弊社で導入予定の○○システムについて、以下の仕様に基づき見積書をご作成いただきたくお願い申し上げます。 記 １．製品名：○○システム ２．数量：10台 ３．機能：○○対応、保守付き ４．希望受領日：○月○日 お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。 敬具
原稿執筆・寄稿をお願いする例文
短文例：
○○大学 ○○教授様 原稿執筆をお願いいたします。
丁寧例：
○○大学 ○○教授様 平素よりお世話になっております。 恐れ入りますが、弊社セミナー誌面向けに○○の原稿をご執筆いただけますでしょうか。 ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
フルバージョン例文：
令和○○年○○月○○日 ○○大学 ○○教授 ○○様 ○○株式会社 ○○部 ○○ 電話：00-0000-0000 原稿執筆のお願い 拝啓 ○○の候、貴教授におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度、弊社主催の○○セミナー誌面に、貴教授のご経験を基にした原稿をご寄稿いただきたくお願い申し上げます。 記 １．テーマ：○○の最新情報 ２．文字数：4000字程度 ３．納期：○月○日 ４．報酬：○○円（税込） お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。 敬具
これらの例文は、そのまま使用できるフルバージョンと、簡単に依頼内容だけ伝える短文・丁寧文をセットで掲載しています。
フルバージョンで学ぶ社外文書の完成例
この章では、社外文書のフルバージョン完成例を紹介します。
コピー＆ペーストでそのまま提出できる形になっているので、すぐに活用可能です。
資料送付依頼【完成版・そのまま提出OK】
令和○○年○○月○○日 ○○株式会社 ○○部長 ○○様 ○○株式会社 ○○部 ○○ 電話：00-0000-0000 資料送付のお願い 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 この度、弊社の○○プロジェクトに関連して、貴社の○○資料をご送付いただきたくお願い申し上げます。 下記の内容にてご対応いただけますと幸いです。 記 １．依頼資料：○○資料一式 ２．希望納期：○月○日 ３．送付方法：郵送またはPDFメール添付 お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具
見積もり依頼【完成版・そのまま提出OK】
令和○○年○○月○○日 ○○株式会社 営業部長 ○○様 ○○株式会社 ○○部 ○○ 電話：00-0000-0000 見積書作成のお願い 拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 つきましては、弊社で導入予定の○○システムにつき、下記仕様に基づき見積書をご作成いただきたくお願い申し上げます。 記 １．製品名：○○システム ２．数量：10台 ３．機能：○○対応、保守付き ４．希望受領日：○月○日 お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 敬具
原稿執筆依頼【完成版・そのまま提出OK】
令和○○年○○月○○日 ○○大学 ○○教授 ○○様 ○○株式会社 ○○部 ○○ 電話：00-0000-0000 原稿執筆のお願い 拝啓 ○○の候、貴教授におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度、弊社主催の○○セミナー誌面に、貴教授のご経験を基にした原稿をご寄稿いただきたくお願い申し上げます。 記 １．テーマ：○○の最新情報 ２．文字数：4000字程度 ３．納期：○月○日 ４．報酬：○○円（税込） お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。 敬具
フルバージョン完成例は、必要な情報がすべて明示されており、社外に送っても失礼にならない丁寧な文面です。
メールで使える社外へのお願い例文【文書より柔らかい表現】
社外へのお願いは、メールでも多く行われます。
メールでは件名で要件を明確にし、本文は簡潔にまとめることがポイントです。
打ち合わせ・訪問をお願いするメール例文
例文：
件名：○○に関するお打ち合わせのお願い ○○株式会社 ○○課長 ○○様 はじめまして、○○株式会社の○○でございます。 平素よりお世話になっております。 この度、貴社の○○サービスについて詳しくお伺いしたく、下記の通りお打ち合わせをお願いできますでしょうか。 【希望日時】 ・○月○日（○）午前10時～11時 ・○月○日（○）午後2時～3時 場所：貴社オフィスまたはオンライン（Zoom） ご都合をお知らせいただけますと幸いです。 お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。 ○○株式会社 ○○ メール：xxx@xxx.co.jp 電話：00-0000-0000
文書封入・協力依頼のメール例文
例文：
件名：○○キャンペーン文書封入のお願い ○○様 お世話になっております、○○株式会社の○○です。 次回の○○会報に、弊社チラシを同封いただけますようお願い申し上げます。 【詳細】 ・チラシ枚数：○○部 ・封入期間：○月○日～○月○日 ・送付先：○○郵便番号 ○○ 材料は○月○日までに発送いたします。 ご確認のほどよろしくお願いいたします。 添付：チラシサンプル ○○株式会社 ○○
メールでは、複数候補日を提示したり、添付ファイルを忘れずに記載することで、相手が対応しやすくなります。
社外文書でお願いする際のNG例と改善例
社外文書でのお願いは、ちょっとした表現の違いで印象が大きく変わります。
ここでは、よくある失敗例と改善例を紹介し、相手に誤解を与えない文章作成のコツを解説します。
よくある失敗文と正しい書き換え例
| NG例 | 改善例 | 改善ポイント |
|---|---|---|
| 資料を送ってください。 | 恐れ入りますが、○月○日までに資料をご送付いただけますでしょうか。 | 依頼期限を明確にし、丁寧な言い回しに変更 |
| 見積を出して。 | つきましては、下記仕様に基づき見積書をご作成いただけますようお願い申し上げます。 | 背景と依頼内容を明示、敬語で表現 |
| 原稿お願いします。 | この度、弊社の○○誌面にて、原稿をご執筆いただけますようお願い申し上げます。 | 依頼内容の詳細と文脈を示すことで丁寧な文章に改善 |
印象が悪くなる表現と言い換え集
- 「～してほしい」 → 「～いただけますでしょうか」
- 「急いで」 → 「○月○日までにご対応いただけますと幸いです」
- 「～やっといて」 → 「恐れ入りますが、～をご対応いただけますようお願い申し上げます」
- 「問題ないですか？」 → 「ご確認のほどよろしくお願いいたします」
ポイントは、相手に負担や圧迫感を与えず、丁寧に依頼する表現を選ぶことです。
社外文書のお願いで信頼を高めるコツ
社外文書でお願いをするときは、文章そのものの丁寧さに加え、相手が安心して対応できる工夫も重要です。
返信率が上がる一文の入れ方
お願い文に一文加えるだけで、返信率や対応のスムーズさが格段に向上します。
- 「ご多忙の折、誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。」
- 「ご不明点がございましたら、遠慮なくお問い合わせください。」
- 「○月○日までにご対応いただけますと幸いです。」（期限を明示）
これらの一文を入れることで、相手に配慮した印象を与えつつ、行動を促すことができます。
フォロー・お礼文書の例文
お願いを送った後のフォローやお礼も信頼構築には欠かせません。
件名：資料送付の御礼 ○○株式会社 ○○部長 ○○様 平素よりお世話になっております。 先日は、○○資料をご送付いただき、誠にありがとうございました。 おかげさまで、弊社のプロジェクトが順調に進行しております。 今後とも変わらぬご支援のほど、よろしくお願い申し上げます。 ○○株式会社 ○○
お願い文だけでなく、送付後のお礼や確認の連絡もセットで行うことで、長期的な信頼関係を築くことができます。
社外文書のお願い例文まとめと実践チェックリスト
ここまで紹介した例文やテンプレートを使うことで、社外文書の依頼は格段に書きやすくなります。
最後に、文書送付前に確認すべきポイントをチェックリスト形式でまとめました。
社外文書チェックリスト
- 宛名・役職・会社名は正確か
- 日付・差出人情報・連絡先は正しいか
- 標題は依頼内容を正確に反映しているか
- 本文は「挨拶 → 背景 → 具体的お願い → 締め」の順になっているか
- 依頼内容は具体的に数字・期限・資料名を明記しているか
- 敬語や表現が統一されているか
- 添付資料や送付方法が明記されているか
- フルバージョン例文の場合、相手がそのまま対応できる内容になっているか
- メールの場合は件名が明確で、本文が簡潔か
- 送付後のフォロー文やお礼文の準備ができているか
このチェックリストを確認すれば、社外文書の依頼が正確かつ失礼のない文章になり、相手との信頼関係を保ったまま業務を進められます。
今日から紹介した例文やテンプレートを活用して、あなたらしい社外文書を作成してみてください。
