メールアドレスを変更したとき、「どんな文章で知らせれば失礼がないのか」「相手別にどう書き分ければいいのか」と迷う方は多いですよね。
この記事では、ビジネス・個人どちらの場面にも使える「メールアドレス変更のお知らせ」の例文を多数紹介します。
件名・宛名・署名までそろったフルバージョンのテンプレートや、転職・社内連絡・友人向けの柔らかい文面など、状況に合わせてそのまま使える内容を厳選しました。
さらに、書き方のマナーや送信時の注意点も丁寧に解説しています。
この記事を読めば、誰にでも安心して送れる完璧なお知らせメールがすぐに作れます。
メールアドレス変更のお知らせとは？
まずは、「メールアドレス変更のお知らせ」とは何かを整理しておきましょう。
この章では、なぜこの連絡が必要なのか、伝え忘れるとどんな問題が起きるのか、そして相手に失礼にならない基本マナーについて解説します。
なぜお知らせが必要なのか
メールアドレス変更のお知らせとは、これまで連絡を取っていた相手に新しい連絡先を正確に伝えるためのメッセージです。
ビジネスであれば取引先や顧客に、個人であれば友人や知人に対して、今後の連絡先をスムーズに切り替えるために行います。
とくに仕事の場面では、連絡が途絶えると信頼関係に影響することもあるため、できるだけ早く、丁寧に案内することが大切です。
お知らせは「相手の安心」を届ける連絡でもあると考えると良いでしょう。
伝え忘れで起こるリスクとは
メールアドレスを変更しても伝え忘れると、相手が古いアドレスに送信してしまい、連絡が届かないケースが起こります。
特に業務連絡や納期の調整など、タイミングが重要な内容では大きなトラブルにつながることもあります。
個人でも、久しぶりに連絡を取りたいと思った相手が古いアドレスを使ってしまうと、つながれないままになってしまうことがあります。
変更連絡の遅れは「音信不通」に見えてしまうリスクがあるため、なるべく当日中、遅くとも数日以内に送信しましょう。
| 状況 | 想定されるリスク |
|---|---|
| 取引先への連絡漏れ | 納期遅延や取引停止の誤解 |
| 社内での連絡忘れ | 情報共有が途絶える |
| 友人・知人への未通知 | 久々の連絡が届かない |
相手に失礼にならないための基本マナー
お知らせメールでは、相手の立場に配慮した書き方を心がけましょう。
たとえば「突然のご連絡失礼いたします」「お手数をおかけしますが」といった表現を入れると、柔らかく丁寧な印象になります。
また、いきなり本文に入らず、まずは簡単なあいさつ文を添えることで、読んだ相手が安心して内容を受け取れます。
形式よりも「伝わる思いやり」が信頼をつくるポイントです。
| 良い例 | 避けたい例 |
|---|---|
| 突然のご連絡失礼いたします。 | メールアドレス変えました。 |
| お手数をおかけしますが、今後はこちらにご連絡ください。 | こっちに送ってください。 |
| 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 | よろしく。 |
このように、言葉づかい一つで印象が変わります。
相手が読みやすく、受け取りやすい文章を意識することで、信頼を保ちながらスムーズに連絡先を移行できます。
お知らせメールに必ず入れるべき6つの項目
ここでは、メールアドレス変更のお知らせを書くときに欠かせない基本構成を紹介します。
この6つの項目を入れておけば、どんな相手にも丁寧で誤解のない文章になります。
①挨拶と導入文
冒頭では、突然の連絡であることをお詫びしつつ、相手への感謝を伝えましょう。
たとえば「いつもお世話になっております」「突然のご連絡失礼いたします」などが定番です。
いきなり本文から始めるよりも、丁寧な印象を与えることができます。
最初の2行で印象が決まるため、導入部分は特に丁寧に書きましょう。
| 良い例 | 避けたい例 |
|---|---|
| いつもお世話になっております。突然のご連絡失礼いたします。 | メールアドレス変えたので連絡します。 |
| 日頃よりご支援を賜り、誠にありがとうございます。 | いつもありがとう。 |
②変更の理由と背景
なぜメールアドレスを変更したのかを、簡潔に伝えましょう。
たとえば「システム変更のため」「転職に伴い」「セキュリティ強化のため」など、一言添えるだけで相手が理解しやすくなります。
ただし、詳細を長く書く必要はありません。
相手に安心感を与える一言を入れることが大切です。
③新旧メールアドレスの記載方法
最も重要なのが、新旧アドレスを明確に示すことです。
行を分けて、見やすい形で書きましょう。
| 項目 | 記載例 |
|---|---|
| 旧アドレス | old@example.co.jp |
| 新アドレス | new@example.co.jp |
このように並べると、相手が間違えにくくなります。
誤送信防止のためにも表形式で記載するのがおすすめです。
④今後の連絡方法と利用停止日
旧アドレスがいつまで使えるのか、新しいアドレスはいつから使えるのかを明確に伝えます。
たとえば「〇月〇日以降は新アドレスにご連絡ください」と具体的な日付を入れると、相手がスケジュールを立てやすくなります。
利用停止時期を明記しないと、古いアドレス宛てに連絡が届かないこともあるため注意しましょう。
⑤宛先変更のお願い
ビジネスの場合、社内の連絡先リストや取引先登録情報の更新を依頼します。
「お手数をおかけしますが、ご登録内容のご変更をお願いいたします」と丁寧に書くと印象が良くなります。
依頼調ではなくお願いの形で伝えることで、柔らかい印象になります。
⑥感謝と今後の関係性を伝える締めの一文
最後は、今後も変わらぬお付き合いを願う一文で締めましょう。
「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」「引き続きご指導のほどお願い申し上げます」などが一般的です。
ビジネスではフォーマルに、個人では少し柔らかく締めるとバランスが取れます。
最後の一文が“信頼の印象”を決めるので、特に丁寧に書きましょう。
| 場面 | 締めの言葉例 |
|---|---|
| ビジネス | 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 |
| 社内 | 引き続きよろしくお願いします。 |
| 個人 | これからもよろしくね。 |
この6つの要素を押さえておけば、相手にとっても分かりやすく、丁寧なお知らせメールが完成します。
ビジネスシーン別｜メールアドレス変更のお知らせ例文集
ここでは、実際にそのまま使えるビジネス向けの例文を紹介します。
取引先・社内・転職・会社全体での案内など、シーンごとに丁寧な文例を用意しました。
件名・宛名・署名まで含めたフルバージョンなので、すぐに使えるテンプレートとしてご活用ください。
【一般】取引先・社外向けの基本テンプレート
最も汎用的に使える例文です。丁寧で誤解のない構成を意識しましょう。
| 件名 | メールアドレス変更のお知らせ |
|---|---|
| 宛名 | 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 |
| 本文 | いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。
このたび、弊社のシステム変更に伴い、私のメールアドレスを下記の通り変更いたしました。 旧メールアドレス：old@example.co.jp 新メールアドレス：new@example.co.jp 〇月〇日以降は新しいアドレスにご連絡をお願いいたします。 お手数をおかけしますが、登録のご変更をお願い申し上げます。 今後とも何卒よろしくお願いいたします。 |
| 署名 | ――――――――――――――
△△株式会社 営業部 □□（フルネーム） TEL：000-0000-0000 新メールアドレス：new@example.co.jp ―――――――――――――― |
【社内向け】上司・同僚への変更連絡文
社内向けは簡潔でOKですが、丁寧さを忘れずに。
| 件名 | メールアドレス変更のご連絡 |
|---|---|
| 本文 | お疲れさまです。総務部の□□です。
このたび、社内メールアドレスが下記の通り変更となりました。 旧アドレス：old@company.co.jp 新アドレス：new@company.co.jp 〇月〇日以降はこちらのアドレスをご使用ください。 お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。 |
【転職・異動】背景説明付きのフルバージョン例文
転職や異動の挨拶を兼ねる場合は、背景を一言添えましょう。
| 件名 | メールアドレス変更のご案内（ご挨拶） |
|---|---|
| 宛名 | 関係各位 |
| 本文 | 平素より大変お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
このたび、△△株式会社へ転職することとなり、メールアドレスが下記の通り変更となりました。 旧メールアドレス：□□@old.co.jp 新メールアドレス：□□@new.co.jp 旧アドレスは〇月〇日をもって利用停止となります。 今後のご連絡は新アドレス宛にお願い申し上げます。 これまでのご支援に心より感謝申し上げますとともに、引き続きご指導のほどよろしくお願いいたします。 |
| 署名 | ――――――――――――――
△△株式会社 □□（フルネーム） TEL：000-0000-0000 新メールアドレス：□□@new.co.jp ―――――――――――――― |
【代表アドレス変更】会社全体での一斉告知メール例文
会社全体の代表アドレスを変更する場合は、シンプルで公式な文面が好まれます。
| 件名 | 弊社代表メールアドレス変更のお知らせ |
|---|---|
| 本文 | 平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
このたび弊社では、メールシステムの更新に伴い、代表メールアドレスを下記の通り変更いたしました。 旧アドレス：info@old.co.jp 新アドレス：info@new.co.jp 〇月〇日以降のご連絡は新アドレス宛てにお願い申し上げます。 ご不便をおかけいたしますが、今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。 |
【再送パターン】「再度のご案内」メール例文
相手がまだ変更後のアドレスを使っていない場合は、柔らかく再送しましょう。
| 件名 | （再送）メールアドレス変更のご案内 |
|---|---|
| 本文 | いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。
先日ご案内いたしました通り、現在は以下の新しいメールアドレスを使用しております。 新メールアドレス：new@example.co.jp 旧アドレスはすでに受信停止となっております。 お手数をおかけしますが、再度ご確認のほどよろしくお願いいたします。 |
これらの例文を参考に、自分の状況に合わせて調整すれば、どんなビジネスシーンでも失礼なく伝えられます。
「件名・本文・署名」の3点セットで整えることが、信頼を損なわないコツです。
個人・プライベート向け｜親しみやすいお知らせ文の例
ここでは、家族や友人、知人などにメールアドレスの変更を伝える際に使える、やわらかく温かみのある例文を紹介します。
フォーマルすぎず、それでいて失礼のない文面を意識することで、自然に伝えることができます。
【友人・知人向け】カジュアルな例文集
親しい相手に送る場合は、少しくだけた表現でも構いません。
ただし、アドレスの間違いを防ぐため、重要部分はしっかり記載しましょう。
| 件名 | メールアドレス変わりました！ |
|---|---|
| 本文 | こんにちは、〇〇です。
突然の連絡ごめんなさい。 このたびメールアドレスを変更しましたので、お知らせします。 新しいアドレス：〇〇@example.com これからはこちらのアドレスにご連絡いただけると嬉しいです。 また近いうちに連絡しますね。 |
友人間のやりとりでは、本文の最後に一言添えると印象が柔らかくなります。
フレンドリーさと正確さの両立がポイントです。
【家族・親しい人向け】短文・丁寧文の比較例
家族や親しい人へのお知らせは、より簡潔でOKです。
ただし、年配の方などにはわかりやすく丁寧な言い回しにしましょう。
| スタイル | 例文 |
|---|---|
| 短文タイプ | 新しいメールアドレスに変わりました。
〇〇@example.com です。 登録を変更しておいてください。 |
| 丁寧タイプ | こんにちは、〇〇です。
メールアドレスを変更しましたのでお知らせします。 新しいアドレスは〇〇@example.comです。 お手数ですが、今後はこちらへご連絡をお願いいたします。 |
【SNS・LINE経由】フレンドリーで安全な伝え方
最近では、SNSやLINEを通じてアドレス変更を伝えるケースもあります。
ただし、投稿やコメントで公開すると不特定多数に見えてしまうため、必ず個別メッセージで送信しましょう。
| 送信方法 | おすすめ文例 |
|---|---|
| DM（ダイレクトメッセージ） | こんにちは、〇〇です。
メールアドレスを変更しました。 新しいアドレスは〇〇@example.comです。 DMでお伝えしましたので、このまま返信もらえたら嬉しいです。 |
| LINEメッセージ | お疲れさま！
アドレスが変わったので連絡しておきます。 新しいアドレス：〇〇@example.com 今後はこちらでやり取りお願いします。 |
個人向けのメールでは、信頼関係を損なわないことが一番大切です。
親しい関係ほど軽く済ませがちですが、きちんと伝えることが誤解を防ぎます。
“正確に伝える”ことは思いやりの一つだと覚えておきましょう。
フルバージョン例文集【件名・署名付き完全形式】
この章では、ビジネス・転職・個人向けそれぞれに対応した「件名・宛名・本文・署名」までを含むフルバージョン例文を紹介します。
そのままコピーして使える実用テンプレートなので、シーンに合わせてアレンジしてみてください。
ビジネス向けフォーマル例文（署名・会社情報あり）
取引先やお客様など、外部への連絡で使える正式な文例です。
| 件名 | メールアドレス変更のお知らせ |
|---|---|
| 宛名 | 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 |
| 本文 | いつも大変お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。
このたび、弊社のシステム変更に伴い、メールアドレスを下記の通り変更いたしました。 旧メールアドレス：old@example.co.jp 新メールアドレス：new@example.co.jp 〇月〇日以降は新しいアドレス宛てにご連絡くださいますようお願い申し上げます。 お手数をおかけしますが、登録内容のご変更をお願いいたします。 今後とも変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。 |
| 署名 | ――――――――――――――
△△株式会社 営業部 □□（フルネーム） TEL：000-0000-0000 E-mail：new@example.co.jp ―――――――――――――― |
転職・異動時の例文（前職→新職情報付き）
異動や転職のあいさつを兼ねたお知らせです。ビジネス関係者へ送る際に最適です。
| 件名 | メールアドレス変更のご案内とご挨拶 |
|---|---|
| 宛名 | 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 |
| 本文 | 平素より大変お世話になっております。〇〇株式会社の□□でございます。
このたび、△△株式会社へ転職することとなり、メールアドレスが下記の通り変更となりました。 旧メールアドレス：□□@old.co.jp 新メールアドレス：□□@new.co.jp 旧アドレスは〇月〇日をもって受信停止となります。 今後は新しいアドレス宛にご連絡いただけますようお願いいたします。 これまでのご厚情に深く感謝申し上げるとともに、新天地でも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。 |
| 署名 | ――――――――――――――
△△株式会社 営業企画部 □□（フルネーム） TEL：000-0000-0000 E-mail：□□@new.co.jp ―――――――――――――― |
個人利用向けフル文（カジュアル丁寧の中間）
友人や知人など、ビジネスほど堅くない関係の方向けの例文です。
| 件名 | メールアドレス変更のお知らせ |
|---|---|
| 宛名 | 〇〇さんへ |
| 本文 | こんにちは、□□です。
いつもありがとう。 このたび、メールアドレスを変更しましたのでお知らせします。 新しいアドレス：□□@example.com これからはこちらのアドレスにご連絡ください。 突然の連絡になってしまいましたが、今後ともよろしくお願いします。 |
| 署名 | ――――――――――――――
□□（フルネーム） 新メールアドレス：□□@example.com ―――――――――――――― |
どの例文も、件名・宛名・署名までを整えることで、そのまま正式なメールとして使えます。
テンプレートをコピーする際は、自分の状況（会社名・日付・アドレスなど）を必ず置き換えるようにしましょう。
「即使える完成形の例文」を持っておくと、どんな状況にも慌てず対応できます。
書き方のコツと注意点
ここでは、メールアドレス変更のお知らせを書くときに意識したいマナーや、よくある失敗を防ぐポイントを紹介します。
ちょっとした配慮で、読みやすく印象の良いメールになります。
誤字・送信ミスを防ぐチェックリスト
メールアドレス変更のお知らせでは、1文字の入力ミスが大きなトラブルにつながります。
送信前に、以下のチェックリストを確認しておきましょう。
| 確認項目 | ポイント |
|---|---|
| アドレスの誤字 | 特に「＠」や「.co.jp」「.com」の部分を再確認 |
| 宛先設定 | Bccで送る場合、全員が他のアドレスを見られないかチェック |
| 署名の更新 | 旧アドレスが署名に残っていないか確認 |
| 送信テスト | 自分宛てに一度送って、レイアウト崩れを確認 |
1分の再確認で信用を守れると考え、必ず最終チェックを行いましょう。
件名で印象を良くする言葉の選び方
件名は、相手が最初に目にする部分です。
「メールアドレス変更のお知らせ」「ご連絡先変更のご案内」など、内容が一目でわかる表現を使いましょう。
| 状況 | おすすめ件名 |
|---|---|
| ビジネス | メールアドレス変更のお知らせ |
| 転職・異動 | メールアドレス変更のご案内（ご挨拶） |
| 個人 | メールアドレスが変わりました |
| 再送 | （再送）メールアドレス変更のご案内 |
一目で内容が伝わる件名は、相手に親切なだけでなく、見落とし防止にもつながります。
「短く・正確に・誤解なく」を意識するのがコツです。
相手別で変えるトーン・敬語バランス
ビジネスと個人では、言葉遣いのトーンを少し変えるだけで印象が大きく変わります。
相手との関係性に合わせたトーンを意識しましょう。
| 相手のタイプ | おすすめ表現 | 避けたい表現 |
|---|---|---|
| 取引先 | いつもお世話になっております。今後ともよろしくお願いいたします。 | よろしくです。 |
| 上司・社内 | お疲れさまです。お手数をおかけしますが、よろしくお願いします。 | 変更したので見ておいてください。 |
| 友人 | 変わったのでお知らせします。これからもよろしくね。 | メアド変えた。 |
文体を相手に合わせることで、形式的になりすぎず、心地よい印象を与えられます。
「誰にどう伝えるか」を意識することが、文章の完成度を高める鍵です。
また、送信時刻にも気を配りましょう。
深夜や早朝は避け、業務時間内や相手が確認しやすい時間帯に送信すると丁寧です。
これらのポイントを意識すれば、内容だけでなく印象まで整った完璧なお知らせメールを送れます。
まとめ！信頼を残す「丁寧なお知らせ文」で印象アップ
メールアドレス変更のお知らせは、単なる事務連絡に見えて、実は「信頼をつなぐ大切なコミュニケーション」です。
伝え方ひとつで、相手に与える印象が大きく変わります。
この記事で紹介したように、基本の6項目を押さえ、相手やシーンに合わせて言葉を選ぶことがポイントです。
そして、誤字や宛先ミスを防ぐチェックを怠らないことが、信頼維持の第一歩になります。
| チェックポイント | 確認の意図 |
|---|---|
| 挨拶文の有無 | 相手に礼儀正しい印象を与えられるか |
| 新旧アドレスの明記 | 誤送信を防止できているか |
| 件名の明確さ | 内容がすぐに理解できるか |
| トーンの適切さ | 相手との関係に合っているか |
また、メールは送って終わりではなく、相手が返信しやすい文面にすることも大切です。
特にビジネスでは、フォーマルなトーンの中にも「今後ともよろしくお願いいたします」といった前向きな言葉を添えることで、関係を円滑に保つことができます。
丁寧なお知らせメールは、信頼を積み重ねる小さな習慣です。
形式ばかりを意識せず、「相手に伝わりやすいか」を常に考えながら書くことで、読む人に安心と誠意が伝わります。
この記事を参考に、自分らしい言葉で心のこもったお知らせ文を作ってみてください。
