業務の中で「資料の提出をお願いする」メールを送る場面は少なくありません。
しかし、いざ書こうとすると「どんな言い回しが丁寧なのか」「催促にならない伝え方は？」と迷う方も多いのではないでしょうか。
この記事では、提出依頼メールの基本構成から、社内・上司・取引先などシーン別の例文、さらに印象を良くする言い回しや件名のコツまでをわかりやすく解説します。
そのまま使えるフルバージョン例文付きなので、今日からすぐに実務で活用できます。
相手に誠実で伝わりやすいメールを書くためのヒントを、わかりやすくまとめました。
提出依頼メールとは？目的と基本の考え方
まずは「提出依頼メール」とは何か、その目的や基本的な考え方を整理しておきましょう。
日常業務の中で、資料・書類・データなどの提出をお願いする機会は多くあります。
その際に使われるのが「提出依頼メール」です。
提出依頼メールの意味と役割
提出依頼メールとは、相手に対して「指定の内容を期限までに送ってほしい」と依頼するビジネスメールのことです。
単に提出を求めるだけでなく、相手にわかりやすく・丁寧に伝えることで、信頼関係を保ちながらスムーズな業務進行を目指します。
依頼メールは“相手の手を動かしてもらう”メールであるという意識を持つと、書き方の方向性が明確になります。
| 要素 | 目的 |
|---|---|
| 件名 | 要件をひと目で伝える |
| 挨拶 | 礼儀を示す・信頼感を保つ |
| 本文 | 提出内容・期限・目的を明確に伝える |
| 結び | 感謝やお願いを丁寧に伝える |
メールで依頼するメリットと注意点
メールで依頼を行う最大のメリットは、証跡が残ることです。
口頭依頼では相手が忘れてしまうこともありますが、メールであれば後から内容を確認できます。
また、複数人に同じ内容を共有できる点も便利です。
ただし、メールは文面の印象がそのまま人柄に見えるため、語調がきつくなりすぎないように注意しましょう。
相手が気持ちよく対応できるように、語尾や表現をやわらかく整えることが大切です。
「依頼」はお願い、「命令」ではない。この意識を持つことが、好印象な提出依頼メールの第一歩です。
提出依頼メールの基本構成とテンプレート【すぐ使える】
ここでは、提出依頼メールの基本的な構成と、すぐに使えるテンプレートを紹介します。
これを押さえておけば、どんな相手にも失礼のない依頼メールが作れます。
基本構成6要素（件名・宛名・挨拶・依頼内容・結び・署名）
提出依頼メールは、以下の6つの要素で成り立っています。
| 要素 | ポイント | 例文 |
|---|---|---|
| 件名 | ひと目で要件を伝える。 | 「月次報告書のご提出依頼（4月分）」 |
| 宛名 | 社内・社外に応じて丁寧さを調整。 | 「株式会社〇〇 〇〇様」「〇〇さん」 |
| 挨拶 | 季節の挨拶や日頃の感謝を述べる。 | 「いつもお世話になっております。」 |
| 依頼内容 | 目的・内容・期限を明確にする。 | 「恐れ入りますが、4月10日までにご提出をお願いいたします。」 |
| 結び | 感謝とお願いの気持ちを添える。 | 「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」 |
| 署名 | 所属・氏名・連絡先を明記する。 | 「〇〇株式会社 営業部 山田太郎」 |
特に重要なのは「期限」「目的」「丁寧な言葉遣い」の3つです。
これらを入れるだけで、相手が安心して対応できます。
提出依頼メールの基本テンプレート例文（フルバージョン）
以下は、社内外どちらでも使える標準的な提出依頼メールの例文です。
| 項目 | メール本文（例） |
|---|---|
| 件名 | 【ご提出のお願い】月次報告書について |
| 本文 | 〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。 月次報告書のご提出につきまして、恐れ入りますが、4月10日（水）17時までに共有フォルダへアップロードをお願いいたします。 社内会議で使用する資料の取りまとめに使用いたしますので、期限内のご対応をいただけますと幸いです。 ご多用のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 ―― 〇〇株式会社 △△ 営業部 電話：000-0000-0000 |
このテンプレートは、宛先と日付を変えるだけで即使える汎用フォーマットです。
自分の業務内容に合わせて、「提出物の目的」や「共有先」などを具体的に書き換えるとより実践的になります。
“定型＋一言のカスタム”が、読みやすく誠実な依頼を作るコツです。
シーン別 提出依頼メールの例文集【保存版】
ここでは、実際のビジネスシーンで使える提出依頼メールの例文を紹介します。
同僚・上司・取引先といった立場ごとの違いを理解し、適切なトーンで使い分けることがポイントです。
① 社内の同僚・部下への提出依頼メール（短文＆フル例文）
社内向けの依頼は、簡潔で分かりやすい文面が好まれます。
過度に丁寧すぎるよりも、「迅速に伝わる」ことを意識しましょう。
| タイプ | 例文 |
|---|---|
| 短文例 | 件名：月次報告書のご提出依頼（4月分）
〇〇さん、お疲れさまです。△△です。 4月分の月次報告書の提出期限が近づいています。 恐れ入りますが、4月10日（水）17時までに共有フォルダへアップをお願いします。 よろしくお願いします。 |
| フルバージョン例文 | 件名：月次報告書のご提出について（4月分）
〇〇さん お疲れさまです。経理部の△△です。 4月分の月次報告書のご提出につきまして、4月10日（水）17時までに共有フォルダへアップロードをお願いいたします。 社内会議で使用する資料の取りまとめに必要なため、期限内にご対応いただけると助かります。 ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。 ―― 経理部 △△ |
② 上司への資料提出依頼メール（短文＆フル例文）
上司への依頼は、丁寧さと控えめな表現を重視します。
「お願い」という言葉を入れ、敬語表現を自然に整えることが大切です。
| タイプ | 例文 |
|---|---|
| 短文例 | 件名：会議資料のご提出依頼（4月15日分）
〇〇部長 お疲れさまです。△△です。 来週の会議資料につきまして、恐れ入りますが4月12日（金）正午までにご提出をお願いできますでしょうか。 お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 |
| フルバージョン例文 | 件名：会議資料のご提出につきまして（4月分）
〇〇部長 お疲れさまです。△△です。 4月15日（月）の全体会議で使用する資料につきまして、恐れ入りますが4月12日（金）正午までにご提出をお願いできますでしょうか。 こちらで取りまとめのうえ、全体配布資料として準備させていただきます。 お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 ―― 営業部 △△ |
③ 取引先・顧客への提出依頼メール（短文＆フル例文）
社外向けの依頼では、より丁寧で敬意を示す表現が必要です。
「お願い申し上げます」「ご協力いただけますと幸いです」といった言葉を使うと印象が良くなります。
| タイプ | 例文 |
|---|---|
| 短文例 | 件名：【ご提出のお願い】契約関連書類について
株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 先日お送りいたしました契約書につきまして、恐れ入りますが、4月10日（水）までにご返信をお願い申し上げます。 ご多用のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 |
| フルバージョン例文 | 件名：【ご対応のお願い】契約書類のご提出につきまして
株式会社〇〇 〇〇様 いつも大変お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 先日お送りいたしました契約書につきまして、恐れ入りますが、4月10日（水）までにご署名・ご捺印のうえ、ご返信をお願い申し上げます。 今後の手続きに必要となりますため、期日までにご対応いただけますと幸いです。 ご多用のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ―― △△株式会社 営業部 □□ 電話：000-0000-0000 |
どのシーンでも、「期限・目的・感謝」を明確に書くことが成功の鍵です。
テンプレートをそのまま使うより、相手との関係性に合わせて一言添えることで、より信頼感のあるメールになります。
提出が遅れている場合の催促メール例文
ここでは、相手の提出が遅れているときに使える催促メールの書き方と例文を紹介します。
催促は相手にプレッシャーを与えやすいため、表現を工夫して「確認」「進捗を伺う」といった柔らかい言葉を使うのがコツです。
やわらかく進捗を伺う表現例
まずは、相手に不快感を与えないための言い回しを押さえておきましょう。
| 目的 | おすすめ表現 |
|---|---|
| 進捗を確認したい | 「先日お願いしておりました件の進捗をお伺いできれば幸いです。」 |
| 提出をやんわり催促したい | 「お手すきの際にご確認・ご対応いただけますと幸いです。」 |
| 提出済みか確認したい | 「すでにご対応済みでしたら、お手数ですがご一報ください。」 |
「まだですか？」などの直接的な表現は避けましょう。
確認の姿勢を示しながら、相手の状況を思いやる文面に整えるのがポイントです。
フルバージョン例文：催促にならないリマインド文
次に、実際に使える「催促にならない」提出依頼の再送メールの例を紹介します。
| 状況 | 例文 |
|---|---|
| 社内向け（同僚・上司） | 件名：ご提出の確認（報告書について）
〇〇さん お疲れさまです。△△です。 先日お願いしておりました月次報告書の件について、進捗状況をお伺いできればと思いご連絡いたしました。 すでにご対応済みでしたら、お手数ですがご一報いただけますと幸いです。 お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。 ―― △△ |
| 取引先・顧客向け | 件名：【ご確認のお願い】契約書のご対応につきまして
株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 先日お送りいたしました契約書につきまして、念のためご確認のためご連絡申し上げました。 すでにご対応済みでしたら、恐れ入りますがご一報いただけますと幸いです。 ご多用のところ恐縮ですが、引き続きよろしくお願い申し上げます。 ―― △△株式会社 営業部 □□ |
催促メールでは、「確認」「念のため」「お伺い」といった柔らかいクッション言葉を入れることで印象が格段に良くなります。
また、本文の最後には「よろしくお願いいたします」ではなく、「引き続きよろしくお願いいたします」などの一言を添えると自然な印象になります。
メール文が印象よくなる言い回し＆フレーズ集
ここでは、提出依頼メールをより丁寧で印象よく仕上げるための表現を紹介します。
少し言い回しを変えるだけで、受け取る側の印象が大きく変わります。
依頼で使える丁寧表現ベスト10
提出依頼メールで頻繁に使われる丁寧な表現をまとめました。
どれもそのまま使える便利なフレーズばかりです。
| シーン | おすすめフレーズ | 使い方の例 |
|---|---|---|
| 依頼の前置き | お忙しいところ恐縮ですが | お忙しいところ恐縮ですが、〇日までにご対応いただけますと幸いです。 |
| やんわり依頼 | 恐れ入りますが | 恐れ入りますが、添付資料のご確認をお願いいたします。 |
| 協力をお願い | ご協力いただけますと幸いです | スムーズな進行のため、ご協力いただけますと幸いです。 |
| 締めのお願い | よろしくお願い申し上げます | 何卒よろしくお願い申し上げます。 |
| お礼の表現 | ご対応いただきありがとうございます | 早速ご対応いただき、誠にありがとうございます。 |
| 相手を気遣う | ご多用のところ恐縮ですが | ご多用のところ恐縮ですが、ご確認をお願いいたします。 |
| 状況確認 | 進捗をお伺いできますでしょうか | 〇〇の件について、進捗をお伺いできますでしょうか。 |
| 提出確認 | ご提出の確認をさせていただきます | 報告書のご提出の確認をさせていただきます。 |
| 返信依頼 | お手数ですがご返信ください | お手数ですがご返信いただけますと幸いです。 |
| 柔らかいお願い | お手すきの際に | お手すきの際にご確認をお願いいたします。 |
同じ依頼でも、トーンを柔らかくすることで印象がまったく変わります。
相手が気持ちよく動けるような言葉選びを意識しましょう。
「まだ届いていません」を柔らかく伝える代替表現
提出が遅れているときに、ストレートに「まだです」と言うと角が立ちます。
そんなときに便利な“クッション表現”を覚えておくと安心です。
| 避けたい表現 | おすすめの代替表現 |
|---|---|
| まだ提出されていません | 提出状況を確認させていただきたくご連絡いたしました。 |
| まだ届いていません | 念のため、提出状況をお伺いできればと思います。 |
| 提出が遅れています | ご提出の件について、進捗をお聞かせいただけますでしょうか。 |
| 早く提出してください | 恐れ入りますが、〇日までにご対応をお願いいたします。 |
指示ではなく、確認やお願いの形にすることで、相手も受け取りやすくなります。
特に社外の相手には、こうした表現を使うことでビジネスマナーの印象が格段に上がります。
丁寧な依頼の本質は、形式よりも「相手への配慮」が伝わるかどうかにあります。
感情的な語尾を避け、穏やかで信頼を生む文面を心がけましょう。
提出依頼メールのNG例と改善ポイント
ここでは、提出依頼メールでありがちな失敗例と、その改善方法を紹介します。
「丁寧に書いたつもりなのに、なぜか冷たく感じる…」という悩みを防ぐために、具体的なNG例と改善例を比較して学びましょう。
命令口調・曖昧表現のNG例
ビジネスメールでは、語尾の使い方ひとつで印象が大きく変わります。
特に、命令的に聞こえる言葉や、期限があいまいな表現は避けるようにしましょう。
| NG例 | 改善例 | ポイント |
|---|---|---|
| 早く提出してください。 | 恐れ入りますが、〇日までにご提出をお願いいたします。 | 命令形→お願い形にするだけで印象が柔らかくなる。 |
| できるだけ早めにお願いします。 | 〇月〇日（〇）までにご対応いただけますと幸いです。 | 曖昧な期限を避け、具体的な日付を示す。 |
| まだ届いていません。 | 念のため、提出状況を確認させていただければと思います。 | 「確認」「お伺い」という柔らかい表現に置き換える。 |
“早く”“まだ”といった直接的な表現は、せかす印象を与えるため注意が必要です。
代わりに、「恐れ入りますが」「お手すきの際に」などの言葉を添えると、相手も受け取りやすくなります。
改善後の好印象フルバージョン例文
ここでは、実際にNG例を改善した提出依頼メールの完成形を紹介します。
| 項目 | 例文 |
|---|---|
| 件名 | 【ご提出のお願い】4月分報告書について |
| 本文 | 〇〇さん
お疲れさまです。△△です。 先日お願いしておりました4月分の報告書につきまして、恐れ入りますが、4月10日（水）17時までにご提出をお願いいたします。 社内での資料取りまとめに必要なため、期日までにご対応いただけますと幸いです。 ご多用のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 ―― 営業部 △△ |
このように、文全体のトーンを「お願い」ベースに整えるだけで、同じ内容でも印象が大きく変わります。
また、文中での敬語の重複にも注意しましょう。
| よくある重複例 | 修正例 |
|---|---|
| ご提出いただけますでしょうか？ | ご提出をお願いいたします。 |
| ご確認いただけましたでしょうか？ | ご確認をお願いいたします。 |
過度に丁寧すぎる表現は、かえって読みにくくなることがあります。
「丁寧＋簡潔」こそが、理想的なビジネスメールの形です。
提出依頼メールの件名サンプル集
メールの「件名」は、相手が最初に目にする部分です。
どんなに内容が丁寧でも、件名がわかりにくいと開封が遅れたり、後回しにされる可能性があります。
ここでは、提出依頼メールで使える件名サンプルを、目的別に紹介します。
すぐ使える件名テンプレート一覧
提出依頼メールの件名では、「提出依頼」「お願い」「ご対応」などの言葉を入れると分かりやすくなります。
社内外を問わず、以下のテンプレートをそのまま利用できます。
| 用途 | 件名例 |
|---|---|
| 一般的な提出依頼 | 【ご提出のお願い】月次報告書について |
| 資料提出依頼 | 会議資料のご提出依頼（4月分） |
| 契約書・書類関係 | 【ご対応のお願い】契約関連書類のご提出について |
| 社内向け | 〇月分報告書のご提出について |
| 上司宛 | 会議資料ご提出のお願い（〇月〇日会議分） |
| 取引先宛 | 【ご確認のお願い】〇〇書類のご提出につきまして |
| プロジェクト関連 | 進捗報告資料のご提出依頼（〇〇プロジェクト） |
| 複数名宛 | 【一斉連絡】報告資料のご提出について（期限：〇月〇日） |
件名に日付を入れると、期限が視覚的に伝わるため、開封率が上がります。
また、「【 】」で囲むキーワードを使うと、一覧画面で目立ちやすくなります。
催促・リマインド時に使える件名例
提出が遅れている場合や、期限が近い場合には、やんわりとリマインドを行う件名を使います。
ただし、強い印象を与える言葉（「至急」「まだ」など）は避け、丁寧に確認する表現にします。
| 状況 | 件名例 |
|---|---|
| 提出期限が近いとき | 【ご確認のお願い】報告書ご提出の期限について |
| 進捗を確認したいとき | ご提出状況のご確認（〇〇資料について） |
| 社内宛の軽いリマインド | 報告書提出の進捗確認です（〇月分） |
| 社外宛で丁寧に催促 | 【念のためのご連絡】〇〇書類のご提出について |
リマインド件名では、“お願い”より“確認”の表現を使うと、圧迫感を与えずに再送ができます。
また、本文に入る前に「念のためご連絡申し上げました」と添えると、自然で柔らかい印象になります。
件名は「要件＋期限＋礼儀」のバランスが命です。
読み手が開いた瞬間に内容を理解できるよう、シンプルかつ礼儀正しい件名を意識しましょう。
まとめ！依頼の上手さは「誠実な言葉選び」で決まる
ここまで、提出依頼メールの基本構成や例文、丁寧な言い回しのコツを見てきました。
最後に、この記事のポイントを整理しておきましょう。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 1. 明確な期限を伝える | 「〇月〇日〇時までに」と具体的に示すことで、相手が行動しやすくなります。 |
| 2. 提出の目的を添える | なぜ必要なのかを伝えると、依頼の意図が伝わりやすくなります。 |
| 3. 柔らかい表現を使う | 「お願い」「確認」「お伺い」などのクッション言葉で印象がやさしくなります。 |
| 4. 件名で要件を伝える | 件名は「ご提出のお願い」「ご確認のお願い」などを使うと開封されやすいです。 |
| 5. 感謝を添えて締める | 「お忙しい中恐縮ですが」「ご協力ありがとうございます」で誠実さが伝わります。 |
ビジネスメールの中でも、提出依頼は「相手に行動してもらう」ことが目的です。
そのため、上から目線の命令や曖昧な言い方ではなく、相手が「動きやすい」ように導く文章が求められます。
依頼メールは、あなたの印象を左右する“ビジネスの顔”です。
形式にこだわるだけでなく、相手を思いやる一文を添えることで、信頼関係を築けるメールになります。
「伝える」ではなく「伝わる」文章を意識すること。
それこそが、提出依頼メールを成功させる最も大切なポイントです。
