ビジネスメールの書き出しの例文！シーン別・フルテンプレ付き

ビジネスメールの「書き出し」は、相手に最初の印象を与えるとても重要な部分です。

丁寧でわかりやすい冒頭が書けるだけで、信頼される人・感じの良い人と思ってもらいやすくなります。

この記事では、ビジネスメールの書き出し方を基礎からわかりやすく解説し、実際に使える短文・フルバージョン例文を豊富に掲載しています。

「初めての相手」「上司への依頼」「お礼」「謝罪」など、さまざまなシーンに対応したフレーズ集も収録。

この記事を読めば、もうメールの書き出しで迷うことはありません。

今日からすぐ使えるテンプレートを参考に、印象の良いビジネスメールを完成させましょう。

ビジネスメールの書き出しが印象を決める理由

ビジネスメールの最初の数行は、相手にとってあなたの印象を左右する重要なポイントです。

ここでは、なぜ書き出しが重要なのかを3つの視点から分かりやすく解説します。

第一印象は書き出しで9割決まる

メールを開いた瞬間、最初に目に入るのは「宛名」と「挨拶文」です。

つまり、この部分が相手の第一印象を左右します。

丁寧で読みやすい書き出しは、それだけで信頼感を与える効果があります。

逆に、いきなり要件だけを書くと「事務的」「冷たい」という印象を与えがちです。

印象が良い例	印象が悪い例
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。	資料を送ります。確認してください。

わずか一文でも、受け取る印象は大きく変わります。

書き出しが整うと本文も伝わりやすくなる

整理された書き出しは、メール全体の読みやすさを高めます。

誰宛のメールなのか、何の件なのかが明確になることで、本文の理解もスムーズになります。

宛名・挨拶・名乗り・前振りの流れを押さえることで、読み手が内容をすぐに把握できます。

構成要素	具体例
宛名	〇〇株式会社 営業部 田中様
挨拶	いつもお世話になっております。
名乗り	△△株式会社 営業部の佐藤です。
前振り	本日は〇〇の件でご連絡いたしました。

この構成を守るだけで、相手がストレスなく読み進められるメールになります。

マナーある冒頭が信頼を生むメカニズム

ビジネスでは、言葉遣いや形式の丁寧さが信頼構築の基本です。

「いつもお世話になっております」という定番フレーズも、相手を尊重する意識の表れです。

礼儀正しい書き出しを続けることで、「この人はしっかりしている」と自然に思ってもらえます。

良い書き出し	相手が受ける印象
ご多忙のところ失礼いたします。〇〇株式会社の△△です。	配慮がある、誠実そう
先日は貴重なお時間をありがとうございました。	礼儀正しい、感じが良い

相手の立場を思いやる一文を添えるだけで、ビジネス上の信頼感は大きく変わります。

「文章力」ではなく「心配り」が伝わる書き出しを意識することが大切です。

書き出しは単なる形式ではなく、「あなたの姿勢」を映す鏡です。

次の章では、誰でもすぐに使える基本の構成とテンプレートを紹介します。

基本の型とテンプレート｜まず覚えたい書き出し構成

ビジネスメールの書き出しには、どんな場面でも通用する基本の型があります。

ここでは、初心者でもすぐ使える構成とテンプレートをわかりやすく紹介します。

宛名と敬称の正しい順番

ビジネスメールの最初は「宛名」から始めます。

宛名の順番を正しく書くことで、相手への敬意を表すことができます。

基本は「会社名 → 部署名 → 役職 → 氏名 → 敬称」の順番です。

書き方の順番	例文
会社名 → 部署名 → 氏名 → 敬称	〇〇株式会社 営業部 部長 田中太郎様
部署宛て	〇〇株式会社 営業部 御中
複数宛て	営業部 各位

「様」と「御中」を併用するのは誤りなので注意しましょう。

正しくは、個人名には「様」、組織宛てには「御中」を使います。

「お世話になっております」だけじゃない挨拶フレーズ集

次に続く挨拶文では、相手との関係性や場面によって言葉を使い分けるのがポイントです。

定番フレーズは「お世話になっております。」ですが、それだけでは単調になりがちです。

状況	使える挨拶文
初めての相手	初めてご連絡いたします。〇〇株式会社の△△と申します。
いつもの取引先	いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
久しぶりの連絡	ご無沙汰しております。〇〇株式会社の△△です。
季節の挨拶を添える場合	新年のご挨拶を申し上げます。本年もどうぞよろしくお願いいたします。

このように、関係性や時期によって自然なフレーズを使い分けると印象がよくなります。

名乗り・前振りでスムーズに本題へ

挨拶のあとには、自分が誰なのかを明確に伝える「名乗り」と、本題につなげる「前振り」を入れます。

この2つを入れるだけで、メール全体がぐっと読みやすくなります。

要素	例文
名乗り	〇〇株式会社 営業部の△△です。
前振り	本日は〇〇の件でご連絡いたしました。

名乗りを省略すると「誰からのメールか分からない」印象になります。

特に初回のメールでは、会社名と部署名を含めると親切です。

ここまでの要素を組み合わせた基本テンプレートは次の通りです。

基本テンプレート（フルバージョン例）
〇〇株式会社 営業部 部長 田中太郎様 いつもお世話になっております。 △△株式会社 営業部の佐藤です。 本日は、先日お打ち合わせした件についてご連絡いたしました。

この型を覚えておけば、どんなシーンでも迷わずに書き出せます。

次の章では、実際に使える社外メールの書き出し例文を紹介します。

【社外向け】ビジネスメールの書き出し例文集

ここでは、取引先や顧客など社外の相手に送るときのビジネスメールの書き出しを紹介します。

初めての相手、よくやり取りしている相手、久しぶりに連絡する相手という3つの場面に分けて、短文とフルバージョンの両方を掲載します。

初めて連絡する相手への例文（短文＋フルバージョン）

初めての相手に送る場合は、自己紹介を丁寧に行い、失礼のない表現を心がけましょう。

短文例	フルバージョン例
初めてご連絡いたします。 〇〇株式会社の△△と申します。	〇〇株式会社 営業部 部長 田中太郎様 初めてご連絡いたします。 △△株式会社 営業部の佐藤と申します。 この度は、貴社のサービス資料についてお問い合わせしたく、ご連絡いたしました。

初回のメールでは、「何の件で」連絡したのかを明確に書くことが信頼につながります。

取引先・常連顧客への例文（短文＋フルバージョン）

日頃からやり取りしている相手には、定番の挨拶を使いつつ、要件をすぐに示すのがポイントです。

短文例	フルバージョン例
いつもお世話になっております。 △△株式会社の佐藤です。	〇〇株式会社 営業部 田中太郎様 いつもお世話になっております。 △△株式会社 営業部の佐藤です。 本日は、先日ご相談いただいたお見積りの件でご連絡いたしました。

相手との関係性ができている場合でも、挨拶を省略せず入れることが大切です。

久しぶりに連絡する相手への例文（短文＋フルバージョン）

久しぶりにメールを送る場合は、「ご無沙汰しております」という一文を入れると自然で感じが良い印象になります。

短文例	フルバージョン例
ご無沙汰しております。 △△株式会社の佐藤です。	〇〇株式会社 営業部 課長 田中太郎様 ご無沙汰しております。 △△株式会社 営業部の佐藤です。 その後、貴社におかれましてはお変わりなくお過ごしでしょうか。 本日は、昨年お話ししておりました共同企画の件でご相談がありご連絡いたしました。

「ご無沙汰しております」＋相手を気遣う一文を入れることで、自然で丁寧な印象になります。

次の章では、社内でのメールの書き出し方を紹介します。

【社内向け】上司・同僚・部下への書き出し例文

社内メールでは、相手との関係性によって言葉遣いを柔軟に変えることが大切です。

上司・同僚・部下へのメールそれぞれに合った自然な書き出し例を紹介します。

上司宛ての例文（短文＋フルバージョン）

上司に送るメールは、社外ほど堅くせず、それでも敬意を込めた表現にするのが基本です。

短文例	フルバージョン例
お疲れ様です。営業部の佐藤です。 明日の資料についてご確認いただきたくご連絡しました。	お疲れ様です。営業部の佐藤です。 明日予定している商談資料について、内容の最終確認をお願いしたくメールいたしました。 ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

上司宛てでは「お疲れ様です」＋要件の流れが最も自然です。

同僚宛ての例文（短文＋フルバージョン）

同僚に対しては、社内の連携を意識しながらも、カジュアルすぎないトーンを心がけましょう。

短文例	フルバージョン例
お疲れ様です。営業部の佐藤です。 先ほどの打ち合わせ資料を共有します。	お疲れ様です。営業部の佐藤です。 先ほどの打ち合わせで使用した資料を共有いたします。 内容に追加・修正点などありましたら教えてください。

同僚宛てでも、最初に「お疲れ様です」を入れることで丁寧な印象になります。

部下・後輩宛ての例文（短文＋フルバージョン）

部下や後輩へのメールでは、命令調にならないよう、やわらかい依頼の形を意識します。

短文例	フルバージョン例
お疲れ様です。営業部の佐藤です。 来週の進行資料について確認しておいてください。	お疲れ様です。営業部の佐藤です。 来週の進行資料について、事前に確認しておいてほしい点があります。 詳細は添付ファイルをご覧ください。 不明点があれば、明日の朝ミーティングで確認しましょう。

部下宛てでは、やさしい依頼口調で伝えることで、相手が動きやすくなります。

場面	おすすめの書き出し
上司宛て	お疲れ様です。〇〇の件でご確認をお願いしたく、ご連絡いたしました。
同僚宛て	お疲れ様です。先ほどの件について補足共有です。
部下宛て	お疲れ様です。〇〇の資料について、準備をお願いします。

社内メールでも「いきなり本題」は避け、ひと言の挨拶と名乗りを添えるのがマナーです。

次の章では、目的別に使える書き出しフレーズをまとめて紹介します。

【目的別】シーンに合わせた書き出し例文大全

ここでは、ビジネスメールの中でも特によく使う「依頼」「確認」「謝罪」「お礼」「季節の挨拶」などのシーン別フレーズを紹介します。

それぞれの場面での短文例とフルバージョン例を掲載しているので、そのまま使うことができます。

依頼・お願いメールの書き出し例

相手に何かを依頼する場合は、いきなり「〜してください」と書くよりも、クッション言葉を入れて丁寧に伝えるのが基本です。

短文例	フルバージョン例
お世話になっております。△△株式会社の佐藤です。 本日は〇〇の件でご協力をお願いしたくご連絡いたしました。	〇〇株式会社 営業部 田中太郎様 いつもお世話になっております。 △△株式会社 営業部の佐藤です。 本日は、〇〇の件につきましてご協力をお願いしたくご連絡いたしました。 ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

「お願いしたく」「ご協力いただきたく」といった表現で、やわらかく依頼できます。

確認・質問メールの書き出し例

確認や質問をするときは、相手がすぐ内容を把握できるよう「確認させていただきたく」「お伺いしたく」を前置きします。

短文例	フルバージョン例
お世話になっております。△△株式会社の佐藤です。 本日は、契約内容について確認させていただきたくご連絡しました。	〇〇株式会社 管理部 田中太郎様 いつもお世話になっております。 △△株式会社 管理部の佐藤です。 本日は、先日お送りした契約書の内容について、2点ほど確認させていただきたくご連絡いたしました。 ご確認の上、ご返信をいただけますと幸いです。

確認事項が複数ある場合は、冒頭で「〇点ほど」など数を伝えると相手が整理しやすくなります。

謝罪メールの書き出し例

謝罪のメールは、書き出しで誠意を伝えることが最も重要です。

まずは「お詫び申し上げます」と率直に伝えましょう。

短文例	フルバージョン例
お世話になっております。△△株式会社の佐藤です。 この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。	〇〇株式会社 営業部 田中太郎様 いつもお世話になっております。 △△株式会社 営業部の佐藤です。 この度は、当方の手違いによりご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。 今後このようなことがないよう、確認体制を徹底してまいります。

お礼メールの書き出し例

お礼のメールでは、感謝の気持ちをストレートに伝えるのがポイントです。

短文例	フルバージョン例
お世話になっております。△△株式会社の佐藤です。 本日はお時間をいただき、ありがとうございました。	〇〇株式会社 営業部 田中太郎様 いつもお世話になっております。 △△株式会社 営業部の佐藤です。 本日はご多用のところ、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。 今後とも変わらぬご指導のほど、よろしくお願いいたします。

季節の挨拶を添えるフォーマルな例文

フォーマルな案内や年始の挨拶メールなどでは、時候の挨拶を入れると上品な印象になります。

時期	フルバージョン例
春	いつもお世話になっております。 春らしい穏やかな日が続いておりますが、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 △△株式会社の佐藤です。 本日は、〇〇の件でご連絡いたしました。
夏	いつもお世話になっております。 暑さが一段と厳しくなってまいりましたが、皆様お変わりなくお過ごしでしょうか。 △△株式会社の佐藤です。 本日は、〇〇のご案内を差し上げます。

季節の挨拶を入れることで、丁寧で格式ある印象を与えられます。

次の章では、やってはいけないNG例と改善方法を紹介します。

ビジネスメールで避けるべきNG書き出しと改善ポイント

ここでは、知らずに使ってしまいがちなNGな書き出し表現と、その正しい書き換え例を紹介します。

マナー違反にならないよう、具体的な例を見ながら改善のコツを学びましょう。

くだけすぎた表現や感嘆符の使いすぎ

ビジネスメールでは、カジュアルすぎる口調や感嘆符（！）を使うのは避けましょう。

親しみやすさよりも「丁寧さ」と「落ち着いた印象」を優先することが大切です。

NG例	改善例
いつもお世話になってます！ こんにちは、△△です！	いつもお世話になっております。 △△株式会社の佐藤です。

感嘆符や口語表現はビジネスの場では軽い印象になりやすいため、避けたほうが安心です。

宛名や敬称のミス

宛名の誤りは、最も信頼を損ないやすいミスの一つです。

特に「様」と「御中」の使い分けを間違えると、相手に不快感を与えてしまうことがあります。

NG例	改善例
〇〇株式会社御中 田中様	〇〇株式会社 営業部 田中様 または 〇〇株式会社 営業部 御中

宛名は送信前に必ず見直す習慣をつけると安心です。

いきなり本題に入るメールが嫌われる理由

「資料送ります」「確認お願いします」など、冒頭でいきなり要件に入るメールは事務的で冷たい印象を与えます。

最低でも一言の挨拶を入れることで、印象がぐっと良くなります。

NG例	改善例
資料をお送りします。ご確認ください。	お世話になっております。〇〇株式会社の佐藤です。 資料をお送りしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

「お世話になっております」「お疲れ様です」などの一言で、メール全体の印象が変わります。

まとめ：NGを避ければ信頼が積み上がる

NGな書き出しの多くは、意図せず相手に不快感を与える表現です。

「丁寧・自然・わかりやすい」この3つを意識するだけで、書き出しの印象は大きく改善します。

チェックリスト	ポイント
語尾が軽くないか	「〜です」「〜いたします」で統一する
宛名・敬称に誤りがないか	送信前に再確認
いきなり要件に入っていないか	挨拶文を一文入れる

次の章では、自然で印象に残るメールを書くための3つのコツを紹介します。

自然で印象に残るメールを書く3つのコツ

ビジネスメールの書き出しを上手に整えると、相手からの信頼や好印象が自然と積み上がります。

ここでは、より自然で感じの良いメールを書くための3つの実践的なコツを紹介します。

テンプレート化して表現のブレを防ぐ

毎回ゼロから考えると時間がかかり、表現もばらつきやすくなります。

よく使う場面ごとにテンプレートを作っておくことで、常に安定した丁寧な書き出しができます。

シーン	テンプレート例
依頼メール	お世話になっております。△△株式会社の佐藤です。 本日は〇〇の件につきまして、ご協力をお願いしたくご連絡いたしました。
お礼メール	いつもお世話になっております。△△株式会社の佐藤です。 本日はお時間をいただき、誠にありがとうございました。
確認メール	お世話になっております。△△株式会社の佐藤です。 〇〇の内容について、確認させていただきたくご連絡いたしました。

テンプレートを持っておくことで、迷わず短時間で整ったメールを書けます。

相手との関係に合わせてトーンを変える

同じフレーズでも、相手が上司なのか取引先なのかで印象は変わります。

相手の立場や関係性に合わせて、言葉のトーンを微調整することが大切です。

相手	適した表現
上司・目上の人	ご多忙のところ恐れ入りますが、〇〇の件でご確認をお願いいたします。
取引先・顧客	いつもお世話になっております。〇〇の件につきましてご連絡いたしました。
同僚・部下	お疲れ様です。〇〇の件について共有します。

どの相手にも同じ書き出しを使うと、無機質な印象になることがあります。

ほんの少し言葉を変えるだけで、受け取る印象が大きく変わります。

読み手の理解を優先した構成を意識する

書き出しは、相手が「誰から・何の件で・何をすればいいのか」をすぐ理解できる構成にするのが理想です。

1メール1テーマで簡潔にまとめることが、読みやすく伝わるポイントです。

悪い例	良い例
お世話になっております。△△です。 〇〇の件と□□の件、あと△△についても確認お願いします。	お世話になっております。△△です。 〇〇の件について確認させていただきたくご連絡しました。 別件の□□については改めてご連絡いたします。

複数の要件を一つのメールに詰め込みすぎると、相手が混乱しやすくなります。

件名や書き出しから整理された構成を意識すると、伝達力が格段に上がります。

「書く」よりも「伝わる」ことを重視した構成が、信頼されるメールの基本です。

次の章では、この記事の内容をまとめ、すぐに実践できるポイントを整理します。

まとめ！今日から使える「感じの良い書き出し」で信頼を積み重ねよう

ここまで、ビジネスメールの書き出しに関する基本構成・例文・マナー・NG表現を紹介してきました。

最後に、すぐ実践できるポイントを整理しておきましょう。

ポイント	内容
1. 書き出しは第一印象を決める	最初の3行で「丁寧」「信頼できる」と感じてもらえる構成に。
2. 基本の流れを守る	宛名 → 挨拶 → 名乗り → 前振り の順番で整理すると読みやすい。
3. 相手と状況に合わせて言葉を選ぶ	「お世話になっております」だけでなく、関係性に合った挨拶を使い分ける。
4. 感情的・軽すぎる表現は避ける	ビジネスでは「丁寧」「落ち着き」「誠実さ」が印象を左右する。
5. 自分用テンプレートを持つ	定番フレーズをまとめておくと、短時間で整ったメールが書ける。

ビジネスメールの書き出しは、ただの形式ではなく、「相手への敬意」と「信頼関係の第一歩」を示すものです。

最初の一文を丁寧に書くことで、相手の受け取り方も大きく変わります。

どんな場面でも使える書き出しを身につけておくことで、あなたの印象は確実に良くなっていきます。

今日からは、「伝えるためのメール」ではなく、「感じよく届くメール」を意識して書いてみてください。

小さな工夫の積み重ねが、信頼されるビジネスパーソンへの近道になります。