社外文書を送る際に欠かせないのが送付状です。
しかし「どのように書けばよいか分からない」「例文が欲しい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
この記事では、請求書・見積書・契約書・報告書など、あらゆる社外文書に対応する送付状の書き方を、用途別にフルバージョンの例文付きで紹介します。
宛名や差出人の正しい書き方、件名の付け方、同封書類の明示方法など、基本から応用までカバーしています。
これを読めば、初心者でも即実務で使える送付状を作成でき、業務効率と印象の両方をアップできます。
すぐにコピーして使える例文テンプレートも豊富に掲載しているので、ビジネスシーンで迷うことはありません。
社外文書を送付状付きで送る理由と基本マナー
この章では、社外に文書を送る際になぜ送付状が必要なのか、そして最低限押さえておくべき基本マナーについて解説します。
初めて送付状を作成する方でも、ここを読めば全体像がつかめる構成になっています。
社外文書送付状とは何か
社外文書送付状とは、書類を郵送またはデータで送る際に添える案内文のことです。
単なる添え紙ではなく、相手に対して用件と同封内容を簡潔に伝える役割があります。
送付状があることで、相手は届いた書類の目的をすぐに理解できます。
社外文書では、送付状は「説明書」と「あいさつ」を兼ねた重要なビジネス文書です。
送付状がビジネスに与える印象
送付状の有無は、相手が受け取る印象に大きく影響します。
送付状がない場合、丁寧さに欠ける印象を与えてしまうことがあります。
一方で、簡潔で整った送付状があると、業務がしっかりしている印象を持ってもらえます。
特に社外では、文書そのものよりも対応姿勢が評価される場面が少なくありません。
送付状は、その姿勢を文字で伝える手段と考えると分かりやすいです。
社内向けとの違いで注意すべき点
社内文書と社外文書では、送付状の考え方が異なります。
社内向けでは簡略化される表現も、社外では丁寧な定型表現が求められます。
| 項目 | 社内向け | 社外向け |
|---|---|---|
| 挨拶文 | 省略する場合あり | 定型文を使用 |
| 宛名 | 部署名のみの場合あり | 会社名・部署名・氏名を明記 |
| 表現 | 簡潔 | 丁寧で正式 |
社外向けでは「略さない」「省かない」が基本姿勢になります。
この違いを意識するだけで、送付状の完成度は大きく変わります。
次の章では、実際に書く際に必ず入れるべき項目を具体的に見ていきます。
社外文書送付状に必ず入れるべき記載項目
この章では、社外文書の送付状に必ず記載すべき項目を順番に解説します。
この型を覚えておけば、どんな文書でも迷わず作成できるようになります。
日付・宛名・差出人の正しい書き方
送付状の冒頭でまず重要なのが、日付・宛名・差出人です。
ここが正確であることが、ビジネス文書としての信頼感につながります。
日付は右上に記載し、西暦か和暦のどちらかに統一します。
「2026年2月7日」のように、具体的な日付を省略せずに書きます。
宛名は左上に配置し、会社名・部署名・氏名の順で記載します。
会社名には株式会社を省略せず、正式名称を使います。
担当者名が分かっている場合は「様」、部署宛の場合は「御中」を使います。
この使い分けを間違えないことが重要です。
差出人は本文の後、または宛名の下にまとめて記載します。
会社名、部署名、氏名、連絡先を明記すると親切です。
| 項目 | 記載位置 | ポイント |
|---|---|---|
| 日付 | 右上 | 省略せず正式表記 |
| 宛名 | 左上 | 会社名・敬称を正確に |
| 差出人 | 本文下または宛名下 | 連絡先を含める |
宛名の誤りは、内容以前に印象を下げてしまうため特に注意が必要です。
件名と本文の基本構成
件名は、送付状の中でも特に目に入りやすい要素です。
中央に配置し、内容が一目で分かる表現にします。
例えば、「資料送付のご案内」「契約書送付の件」などが定番です。
抽象的な表現より、何を送っているかが伝わる言葉を選びます。
本文は「拝啓」から始めるのが一般的です。
冒頭では、定型的なあいさつ文を用いて丁寧さを示します。
続いて、どのような文書を送ったのかを簡潔に説明します。
長い説明は避け、要点だけをまとめるのがコツです。
件名と本文は「短く・分かりやすく」が最優先です。
記書き・同封書類の明示方法
本文の後には、「記」を使って同封書類を明示します。
これにより、相手は内容物を確認しやすくなります。
同封書類は箇条書きで記載し、通数や部数も明記します。
例えば、「見積書（1通）」のように書くと親切です。
複数ある場合でも、すべて漏れなく記載します。
相手が不足に気づきやすくなるため、トラブル防止にもつながります。
| 書き方例 | 内容 |
|---|---|
| 見積書（1通） | 正式な書類 |
| 参考資料（2部） | 補足用資料 |
最後は「以上」で締め、「敬具」で結びます。
この流れを守るだけで、整った送付状になります。
社外文書送付状の基本例文【汎用テンプレート】
ここでは、最も汎用的に使える社外文書送付状の例文を紹介します。
コピーしてそのまま活用できる形で掲載しています。
標準的な送付状の例文
2026年2月7日 株式会社ABC 営業部 田中様 株式会社XYZ 営業部 佐藤一郎 資料送付のご案内 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度、下記の通り弊社よりお送りする資料をご確認いただけますようお願い申し上げます。 つきましては、ご多忙の折誠に恐れ入りますが、ご一読のうえご確認くださいますようお願いいたします。 記 ・見積書（1通） ・商品カタログ（1部） 以上 敬具
この例文では、本文中に送付内容を箇条書きで明示しています。
「記・」を使うことで、内容がひと目で分かるようになっています。
例文を自社用に調整するポイント
- 書類名や部数は送る書類に合わせて変更する（例：契約書1通、報告書2部など）
- 本文に返信や確認を促す一文を入れると、次のアクションをスムーズにできる
- 件名は「○○送付のご案内」のように内容が一目で分かる言葉を使用
このテンプレートをベースにすれば、送付状の作成が短時間で完了します。
フルバージョン例文（請求書・見積書・契約書・報告書対応）
[請求書送付状例] 2026年2月7日 株式会社ABC 経理部 鈴木様 株式会社XYZ 経理部 佐藤一郎 請求書送付のご案内 拝啓 日頃より大変お世話になっております。 平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。 この度、1月分請求書をお送りいたしますので、ご確認のうえお手続きをお願い申し上げます。 お支払期限は3月31日としております。 記 ・請求書No.20260201（1通） 以上 敬具 [見積書送付状例] 2026年2月7日 株式会社ABC 企画部 山田様 株式会社XYZ 企画部 佐藤一郎 見積書送付のご案内 拝啓 日頃よりお世話になっております。 お問い合わせいただきました商品に関する見積書をお送りいたします。 ご質問等ございましたらお気軽にご連絡ください。 記 ・見積書No.20260204（1通） ・仕様書（1部） 以上 敬具 [契約書送付状例] 2026年2月7日 株式会社ABC 法務部 小林様 株式会社XYZ 法務部 佐藤一郎 契約書送付のご案内 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 お打ち合わせの件、契約書をお送りいたします。 ご確認の上、問題なければご署名・ご捺印をお願い申し上げます。 記 ・契約書（2通） 以上 敬具 [報告書送付状例] 2026年2月7日 株式会社ABC 企画部 吉田様 株式会社XYZ 企画部 佐藤一郎 報告書送付のご案内 拝啓 日頃より大変お世話になっております。 先日の会議に基づく進捗報告書をお送りいたします。 主な内容は、プロジェクトの進み具合と次回予定です。 ご質問等ございましたら、お知らせください。 記 ・進捗報告書（1部） ・付表（3枚） 以上 敬具
請求書を送る際の社外文書送付状例文
請求書を送付する際は、内容がすぐに分かるように書くことが重要です。
ここでは、通常取引先向け、新規取引先向け、送付遅れの場合の3パターンを例文付きで紹介します。
通常取引先向け例文
2026年2月7日 株式会社ABC 経理部 鈴木様 株式会社XYZ 経理部 佐藤一郎 請求書送付のご案内 拝啓 日頃より大変お世話になっております。 平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。 この度、1月分請求書をお送りいたしますので、ご確認のうえお手続きをお願い申し上げます。 お支払期限は3月31日としております。 記 ・請求書No.20260201（1通） 以上 敬具
新規・フォーマルな取引先向け例文
2026年2月7日 株式会社ABC 代表取締役 田中様 株式会社XYZ 代表取締役 佐藤一郎 請求書送付のご案内 拝啓 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。 この度のお取引に際し、下記の請求書をお送りいたします。 ご確認いただき、指定口座へのお振込みをお願い申し上げます。 ご不明点がございましたら、いつでもご連絡ください。 記 ・請求書No.20260202（1通） ・取引明細書（1通） 以上 敬具
送付が遅れた場合の例文
2026年2月7日 株式会社ABC 総務部 高橋様 株式会社XYZ 総務部 佐藤一郎 請求書送付のご案内 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 先般の請求書送付が遅れ、大変失礼いたしました。 誠に申し訳ございません。下記の通りお送りいたしますので、ご確認ください。 お支払いは3月15日までにお願い申し上げます。 記 ・請求書No.20260203（1通） 以上 敬具
各パターンとも、本文の冒頭で状況や挨拶を明示し、記書きで同封書類を明確にしています。
新規の場合はフォーマルに、遅延の場合は謝罪を入れるのがポイントです。
見積書・提案書を送る場合の送付状例文
見積書や提案書を送付する際は、内容確認と次のアクション（質問や打合せ調整）を促す表現が重要です。
ここでは、2つの例文を紹介します。
見積書送付時の基本例文
2026年2月7日 株式会社ABC 企画部 山田様 株式会社XYZ 企画部 佐藤一郎 見積書送付のご案内 拝啓 日頃よりお世話になっております。 お問い合わせいただきました商品に関する見積書をお送りいたします。 ご質問等ございましたらお気軽にご連絡ください。 ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。 記 ・見積書No.20260204（1通） ・仕様書（1部） 以上 敬具
提案書を同封する場合の例文
2026年2月7日 株式会社ABC 開発部 斉藤様 株式会社XYZ 開発部 佐藤一郎 提案書送付のご案内 拝啓 貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。 この度、貴社のご要望にお応えする提案書を作成いたしました。 詳細をご確認いただき、ご意見をお寄せいただけますと幸いです。 打合せの日程調整も併せてご連絡ください。 記 ・提案書（1部） ・参考資料（2部） 以上 敬具
見積書では、問い合わせを思い出させる表現を入れることで次の行動につなげやすくしています。
提案書では、価値をアピールしつつ打合せ調整を促す文章を加えるのがポイントです。
契約書・同意書を送付する際の送付状例文
契約書や同意書を送付する際は、署名・捺印の依頼や返送依頼を明確にすることが重要です。
社外との正式なやり取りで使える例文を紹介します。
契約締結前に送る場合の例文
2026年2月7日 株式会社ABC 法務部 小林様 株式会社XYZ 法務部 佐藤一郎 契約書送付のご案内 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 お打ち合わせの件、契約書をお送りいたします。 ご確認の上、問題なければご署名・ご捺印をお願い申し上げます。 修正点がございましたら、速やかにご連絡ください。 記 ・契約書（2通） 以上 敬具
同意書・返送依頼を含む例文
2026年2月7日 株式会社ABC 人事部 中村様 株式会社XYZ 人事部 佐藤一郎 同意書送付のご案内 拝啓 平素より格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。 下記の同意書をお送りいたしますので、ご確認のうえご返送ください。 期限は2月28日としております。何卒ご協力のほどお願いいたします。 記 ・機密保持同意書（1通） ・チェックリスト（1枚） 以上 敬具
契約書は「ご確認の上、問題なければ」で次のステップを明示します。
同意書では期限や返送依頼を明確に記載することで、スムーズな手続きを促すことができます。
報告書・議事録を社外に送る際の送付状例文
報告書や議事録を送付する場合は、内容の要約を簡潔に記載し、相手が確認しやすい構成にすることがポイントです。
報告書送付時の例文
2026年2月7日 株式会社ABC 企画部 吉田様 株式会社XYZ 企画部 佐藤一郎 報告書送付のご案内 拝啓 日頃より大変お世話になっております。 先日の会議に基づく進捗報告書をお送りいたします。 主な内容は、プロジェクトの進み具合と次回予定です。 ご質問等ございましたら、お知らせください。 記 ・進捗報告書（1部） ・付表（3枚） 以上 敬具
議事録送付時の例文
2026年2月7日 株式会社ABC 開発部 高橋様 株式会社XYZ 開発部 佐藤一郎 議事録送付のご案内 拝啓 日頃よりお世話になっております。 先日の打合せ内容をまとめた議事録をお送りいたします。 ご確認の上、必要に応じて修正・ご意見をお知らせください。 記 ・議事録（1部） ・参考資料（2部） 以上 敬具
本文で要点をまとめることで、読む負担を減らし、確認や修正依頼がスムーズになります。
議事録では「ご確認の上、ご修正ください」と明示すると次のアクションが取りやすくなります。
社外文書送付状でよくあるミスと注意点
送付状を作成する際によく起こるミスと、その対策をまとめました。
この章を読むことで、失敗を防ぎ、印象の良い送付状を作成できます。
宛名・敬称・表現ミスを防ぐ方法
- 会社名や部署名、担当者名は必ずダブルチェックする
- 敬称の「様」「御中」の使い分けを正しく行う
- 略語やカタカナ表記を避け、正式名称を使用する
宛名の誤りは、書類の内容以前に印象を下げるため特に注意が必要です。
また、文中の文章は丁寧で省略のない表現を意識しましょう。
紙・PDF・メール添付それぞれのマナー
- 紙媒体の場合はA4用紙の中央揃えで清書する
- フォントはMS明朝11ptを標準とする
- 郵送時は封筒に「書類在中」と明記する
- デジタル送付はPDFでの添付を推奨
- メール送付時は件名を「【資料送付】○○について」とする
メール添付の場合、本文に送付状をコピーし、同封ファイル一覧も記載すると分かりやすいです。
文量と表現の注意点
- 送付状は原則1枚以内にまとめる
- 長文は避け、箇条書きや数字を活用する
- 遅延時は謝罪を、感謝時はお礼を必ず入れる
簡潔で分かりやすい送付状は、相手にとっても確認しやすく、
スムーズな対応につながります。送付状作成前に一度チェックリストで確認する習慣をつけると安心です。
社外文書送付状の例文を実務で使い回すコツ
社外文書送付状は用途に応じて型が決まっています。
ここでは、Wordやメール、ブログ（WordPress）での活用方法や、業務効率を上げるコツを解説します。
Word・メール・WordPressでの活用方法
- Wordではテンプレートとして保存し、送付状の基本構成をコピーして使用
- メール添付の場合、本文に送付状をコピーし、件名とファイル一覧を明記
- WordPressに掲載する場合は、HTMLタグを使って見出し・箇条書き・例文を整理
この方法を使えば、文書作成の手間を大幅に削減できます。
特にWordPressでは、
タグを使うと例文が崩れず、読者がコピーしやすくなります。
テンプレ化して業務効率を上げる方法
- 用途別に送付状テンプレートを複数作っておく
- 宛名・日付・書類名だけを差し替えて使用する
- 社内で共有フォルダに置き、新人でも簡単に使えるようにする
テンプレ化することで、誰が作成しても形式が統一され、ミスを減らすことができます。
また、文書作成にかかる時間を短縮し、業務効率を上げることが可能です。
社外文書送付状の例文まとめと実務への活かし方
これまで紹介してきた例文を整理し、用途別に使い分けるポイントをまとめます。
この章を読めば、送付状を作成する際に迷うことがなくなります。
用途別に例文を使い分ける考え方
- 請求書：お支払依頼や期日を明示、遅延時は謝罪文を加える
- 見積書：問い合わせ内容や確認依頼を記載、質問促進を意識する
- 提案書：価値や提案意図を伝え、打合せ調整も明記する
- 契約書・同意書：署名・捺印の依頼や期限・返送方法を明確にする
- 報告書・議事録：内容要約を本文に入れ、確認や修正依頼を明示する
信頼される送付状を書くための最終チェック
- 宛名や敬称に誤りがないか確認する
- 同封書類の枚数や部数が正確かチェックする
- 本文が簡潔で要点が明確か確認する
- 件名・挨拶文・締めの表現がフォーマルで統一されているか確認する
このチェックリストを活用することで、どんな社外文書も安心して送付できるようになります。
フルバージョン例文をテンプレートとして保存しておけば、日常業務で何度でも使い回すことが可能です。
送付状の基本ルールと例文を押さえておくことで、ビジネス文書の信頼性が格段に高まります。
