塾を休むときのメール例文まとめ！失礼にならない丁寧な伝え方

「塾を休むとき、どんなメールを送ればいいの？」と迷ったことはありませんか。

シンプルな連絡でも、言葉づかいやタイミングを間違えると、思わぬ誤解を招いてしまうことがあります。

この記事では、塾を休むときに使えるメール例文を、体調不良・家庭の都合・学校行事などのシーン別に紹介します。

さらに、失礼にならない書き方のポイントや、印象が良くなるちょっとしたコツも丁寧に解説。

そのまま使えるフル文例つきなので、メール作成に慣れていない方でも安心です。

この記事を読めば、どんな状況でも安心して塾に連絡できるようになります。

塾を休むときはメール連絡が基本？その理由を解説

塾を休むとき、電話よりもメールで連絡するケースが増えています。

ここでは、なぜメールが一般的になったのか、その背景とメリットをわかりやすく解説します。

電話よりメールが選ばれる3つの理由

電話よりメールが好まれる理由はいくつかあります。

まず、相手の時間を取らないという点が大きいです。

先生が授業中や対応中でも、メールなら都合のよいタイミングで確認できます。

次に、内容を正確に伝えられる点です。

メールには日時や理由などを明確に書け、聞き間違いの心配がありません。

最後に、丁寧な印象を与えられる点です。

落ち着いた文面で連絡することで、誠実な印象を持ってもらえます。

連絡方法	メリット	デメリット
電話	即時に伝えられる	相手が出られないことがある
メール	時間を気にせず送れる・記録が残る	返信がすぐ来ないこともある

メール連絡は、相手の負担を減らしつつ丁寧さを保てる最適な方法です。

塾講師が「メール連絡」を好む本音とは

実際のところ、多くの塾講師もメール連絡を歓迎しています。

理由は、情報を整理しやすく、クラスごとの管理がしやすいためです。

また、誤解や行き違いを防ぐという点でもメリットがあります。

講師の立場から見た利点	具体的な内容
確認が容易	過去のメールを見返せる
授業中も対応可能	すぐに返信できなくても確認できる
信頼感の維持	誠実な印象を受けやすい

電話が悪いわけではありませんが、授業運営の現場ではメールのほうが合理的に機能しています。

特に、定期的に連絡を取る必要がある保護者にとっても、履歴が残るのは大きな安心材料といえます。

つまり、塾を休む連絡は「思いやりのあるメール」で伝えるのが現代のスタンダードです。

塾を休むときのメールの基本構成

塾を休むメールは、シンプルで構いませんが、必要な要素を押さえることが大切です。

ここでは、どんな状況にも対応できる「基本の型」を紹介します。

失礼にならない件名の書き方

件名は、先生がすぐに内容を理解できるように書きましょう。

「欠席」「連絡」などのキーワードを入れることで、メールを開く前に用件が伝わります。

良い件名例	ポイント
「本日の授業欠席について（○○）」	日付と用件が明確
「1月19日 欠席のご連絡（中学2年 ○○）」	生徒名も入っていてわかりやすい
「欠席連絡（○○）」	短くても伝わる

件名は、先生が一目で理解できるように「日付＋欠席＋名前」を基本形にしましょう。

宛名・あいさつ文のマナー

宛名には「○○塾　○○先生」としっかり書くのが基本です。

挨拶文は短くても構いませんが、丁寧な印象を意識しましょう。

書き方例	ポイント
○○塾　○○先生 お世話になっております。○○です。	基本の形。ビジネスメールにも通じる丁寧さ
○○塾　○○先生 いつもご指導いただきありがとうございます。○○です。	感謝を添えるとより好印象

「先生」や「お世話になっております」を省略すると、ぶっきらぼうに見えることもあります。

欠席理由・日程・署名までの流れを解説

本文では「いつ・どの授業を・どんな理由で休むのか」を簡潔に伝えましょう。

最後に、今後の予定や一言添えると印象が良くなります。

構成要素	内容
① 日付・授業名	「○月○日の英語クラスをお休みします」
② 理由	「体調がすぐれないため」「家庭の都合のため」など簡潔に
③ 今後の予定	「次回の授業から出席します」「補講のご相談をお願いします」など
④ 結びの言葉と署名	「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」

全体の流れは「件名→宛名→挨拶→理由→日程→結び→署名」です。

この形を覚えておくと、どんな状況でも迷わずにメールを送ることができます。

状況別｜塾を休むときのメール例文集

ここでは、塾を休むときにそのまま使える例文を紹介します。

それぞれのケースに合わせて、短くまとめた「ショート例文」と、丁寧に書ける「フルバージョン例文」を掲載しています。

体調不良で休むときの例文

ショート例文：

件名：本日の授業欠席について（○○）

○○塾 ○○先生

お世話になっております。○○です。

本日、体調がすぐれないため授業をお休みいたします。

次回は通常通り出席いたします。よろしくお願いいたします。

フルバージョン例文：

件名：本日の授業欠席について（中学2年 ○○）

○○塾 ○○先生

お世話になっております。中学2年の○○です。

本日、体調がすぐれないため、授業を欠席させていただきます。

ご迷惑をおかけしますが、回復次第、次回から出席いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

○○

ポイント	内容
件名	「日付＋欠席＋名前」で簡潔に
理由	体調面は具体的すぎない表現でOK
結び	「ご迷惑をおかけしますが」で柔らかく

家庭の事情で休むときの例文

ショート例文：

件名：授業欠席のご連絡（○○）

○○塾 ○○先生

お世話になっております。○○です。

家庭の都合により、本日の授業をお休みいたします。

次回は通常通り出席いたします。よろしくお願いいたします。

フルバージョン例文：

件名：1月20日の授業欠席について（○○）

○○塾 ○○先生

お世話になっております。○○の母です。

家庭の事情により、1月20日の授業を欠席させていただきます。

ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

○○保護者

ポイント	内容
主語	保護者が送る場合は「○○の母（父）」を明記
文体	「〜させていただきます」で柔らかい印象に

学校行事・部活などで休むときの例文

ショート例文：

件名：授業欠席のご連絡（○○）

○○塾 ○○先生

お世話になっております。○○です。

学校行事のため、本日の授業をお休みいたします。

次回の授業には出席予定です。よろしくお願いいたします。

フルバージョン例文：

件名：1月25日の授業欠席について（○○）

○○塾 ○○先生

お世話になっております。○○です。

1月25日は、学校の行事のため授業をお休みいたします。

補講や課題がある場合はご教示いただけると助かります。

どうぞよろしくお願いいたします。

○○

ポイント	内容
理由	行事名を詳しく書かなくてもOK
補講依頼	「ご都合が合うようであれば」など柔らかい表現を意識

長期欠席（受験・旅行など）の例文

ショート例文：

件名：○月○日〜○月○日の授業欠席について（○○）

○○塾 ○○先生

お世話になっております。○○です。

○月○日から○月○日までの授業をお休みいたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

フルバージョン例文：

件名：○月○日〜○月○日の授業欠席について（中学3年 ○○）

○○塾 ○○先生

お世話になっております。中学3年の○○です。

受験準備のため、○月○日から○月○日までの授業をお休みさせていただきます。

復帰後は授業内容をしっかり復習いたします。

ご理解のほどよろしくお願いいたします。

○○

ポイント	内容
期間	開始日と終了日を明確に
文体	「復帰後〜」など前向きな一文を添えると印象が良い

急な当日欠席の短文例

ショート例文：

件名：本日欠席のご連絡（○○）

○○塾 ○○先生

お世話になっております。○○です。

急用のため、本日の授業をお休みいたします。

取り急ぎご連絡いたしました。よろしくお願いいたします。

フルバージョン例文：

件名：本日の授業欠席のご連絡（○○）

○○塾 ○○先生

お世話になっております。○○です。

急な事情のため、本日の授業を欠席させていただきます。

次回は通常通り出席いたします。どうぞよろしくお願いいたします。

○○

ポイント	内容
トーン	短くても「取り急ぎ〜」などで丁寧さを出す
対応	すぐに送信し、遅れないことが大切

どのパターンでも、相手に負担をかけない文面を意識することで、丁寧で誠実な印象を残せます。

塾にメールを送るベストなタイミングと注意点

メールの内容が丁寧でも、送るタイミングやマナーを誤ると印象が下がってしまうことがあります。

ここでは、塾にメールを送る際に気をつけたいタイミングと注意点を整理します。

連絡は「分かった時点ですぐ」が基本

授業を休むことが決まったら、できるだけ早めに連絡を入れるのが基本です。

特に当日の場合は、授業開始の1〜2時間前までに送るのが理想的です。

早めの連絡は、先生が出席管理や授業の準備をしやすくするという利点もあります。

状況	理想の連絡タイミング
前日までに分かっている場合	前日の夕方〜夜までに送信
当日に体調不良などが分かった場合	授業が始まる2時間前まで
やむを得ず直前に分かった場合	すぐにメールを送信

「分かった時点で送る」が最も大切なマナーです。

夜遅くのメールを送るときのマナー

夜の時間帯にメールを送ると、相手が就寝中の場合もあります。

そのため、22時以降に送信する場合は、ひとこと添えると丁寧です。

文例：

夜分に失礼いたします。明日の授業についてご連絡申し上げます。

時間帯	対応方法
21時以前	問題なし（通常の文面でOK）
22時〜23時台	「夜分に失礼いたします」を添える
深夜0時以降	翌朝の送信が望ましい

夜間のメールは控えめなトーンで送ることで、相手への配慮を示せます。

誤字脱字チェックと名前の記載ルール

メールを送る前に必ず見直しを行いましょう。

特に名前の記載漏れや日付の誤りはよくあるミスです。

名前の部分は、生徒本人なのか保護者なのかが明確になるように書きます。

誤りやすい点	確認方法
日付の誤り	カレンダーで確認
生徒名の抜け	文末に署名を必ず入れる
敬称抜け	「先生」を忘れないようにする

メールの正確さは、誠実さの表れです。

補講や振替をお願いするときの言葉選び

補講や振替を希望する場合は、相手の予定を尊重した言い方を選びましょう。

「お願いしたい」と言い切るよりも、「ご都合がよろしければ」と添えると柔らかく伝わります。

文例：

ご都合が合うようであれば、補講の日程をご相談させてください。

可能な範囲で構いませんので、振替授業のご検討をお願いいたします。

表現例	印象
「補講をお願いしたいです」	少し強めの印象
「ご都合がよろしければご相談させてください」	柔らかく丁寧

柔らかい表現を選ぶことで、先生への敬意と配慮が伝わります。

印象が良くなる塾休みメールの書き方コツ

塾を休む連絡は、ただの欠席報告ではなく「信頼を築くチャンス」と考えるのがポイントです。

ここでは、丁寧で誠実な印象を与えるための3つのコツを紹介します。

好印象を与える丁寧な言葉づかい

短いメールでも、言葉の選び方ひとつで印象は変わります。

特に、謝意やお願いを表す部分では、少しフォーマルな表現を使うと柔らかく丁寧に伝わります。

よくある表現	より丁寧な言い方
すみませんが〜	申し訳ございませんが〜
お願いします	お願いいたします
すいません	恐れ入りますが

「すみません」よりも「申し訳ございません」を使うだけで、印象が大きく変わります。

また、「お手数をおかけしますが」といったクッション言葉を添えるのもおすすめです。

前向きな一文を添えると信頼が深まる

メールの最後に、前向きな言葉を少し添えるだけで、やる気や誠実さが伝わります。

先生側も「この生徒は前向きに取り組もうとしている」と感じやすくなります。

例文	印象
次回の授業ではしっかり取り戻します。	意欲が伝わる
復習をして次に備えます。	前向きで誠実
またご指導のほどお願いいたします。	丁寧で好印象

「休む＝申し訳ない」ではなく、「次に活かす」という姿勢が信頼につながります。

複数回休む場合の連絡マナー

続けてお休みする場合は、1回ごとに連絡を入れるのが望ましいです。

「しばらくお休みします」だけではなく、再開の見通しを伝えることで丁寧な印象になります。

フル文例：

件名：今週の授業欠席について（○○）

○○塾 ○○先生

お世話になっております。○○です。

今週は都合により授業をお休みさせていただきます。

来週○日からは通常通り出席予定です。

ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

○○

ポイント	理由
再開予定を明記	スケジュール管理がしやすい
都度の連絡	信頼感を保てる

誠実な姿勢を続けることが、先生との良好な関係を保つ一番の近道です。

まとめ！丁寧なメールが信頼関係を育てる

塾を休むときのメールは、ただ欠席を伝えるだけではなく、信頼関係を築く大切なコミュニケーションのひとつです。

この記事で紹介したように、早めの連絡・丁寧な言葉づかい・前向きな一文を意識するだけで、相手に誠実な印象を与えられます。

ポイント	意識すること
① タイミング	分かった時点ですぐに連絡する
② 言葉づかい	「申し訳ございません」「お願いいたします」など丁寧な表現を使う
③ 前向きさ	「次回頑張ります」と添えるだけで印象が良くなる

丁寧な言葉と小さな気配りが、塾との信頼を長く保つ秘訣です。

メールは短くても構いません。大切なのは「誠意を込めて伝えること」。

今回の例文を参考に、あなたらしい言葉で優しく連絡をしてみてください。