うっかり同じメールを二度送ってしまい、「どうお詫びすればいいの？」と迷った経験はありませんか。
ビジネスの場では、ちょっとしたミスでも印象に関わることがあるため、落ち着いて丁寧に対応することが大切です。
この記事では、「メール二重送信お詫び例文」というテーマで、すぐに使える実例テンプレートを多数紹介します。
取引先・上司・社内など、状況別にそのまま使えるフルバージョンの例文を掲載し、謝罪の書き方や注意点もわかりやすく解説。
焦らず誠実に対応するコツを押さえておけば、印象を損なうことなく信頼を保つことができます。
「やってしまった」と思ったときこそ、この記事を参考に、正しくフォローしましょう。
メールを二重送信してしまったときの正しい対応手順
うっかり同じメールを2回送ってしまうと、焦ってしまいますよね。
この章では、そんなときに取るべき行動を、状況別に分かりやすくまとめました。
「気づいたあと、どう動くか」で印象は大きく変わります。
気づいた瞬間にすべき3つの行動
二重送信に気づいたら、まず落ち着いて状況を確認しましょう。
慌てて再びメールを送ってしまうと、かえって混乱を招きかねません。
以下の表に、対応のステップを整理しました。
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| ① 状況確認 | 同じメールが本当に2通届いているか確認します。 |
| ② 影響確認 | 相手が確認していそうか、どのメールが最新版かを判断します。 |
| ③ お詫び送信 | 短く丁寧にお詫びメールを送ります。 |
この順番を守るだけで、冷静で誠実な対応ができます。
焦って何通も再送するのが一番避けたいパターンです。
お詫びメールを送るタイミングと文面の長さ
お詫びメールは、気づいた時点で早めに送るのが理想です。
相手がまだメールを見ていないうちにフォローできれば、丁寧な印象を残せます。
文面は短くて構いません。
「何をしてしまったか」「ご迷惑をおかけしたこと」「どのメールを確認してほしいか」を明確に伝えましょう。
たとえば、以下のような形が基本です。
| 項目 | 内容例 |
|---|---|
| 件名 | メール二重送信のお詫び |
| 本文 | 〇〇株式会社 △△部 △△様 いつもお世話になっております。 先ほど同一内容のメールを誤って二重に送信してしまいました。 本メールはお詫びのみとなります。 |
お詫び文は「短く・明確に」が鉄則です。
電話でフォローすべきケースと例文
相手が重要な取引先や初対面の場合は、メールだけでなく電話で一言お詫びを入れるとより丁寧です。
ただし、毎回電話をする必要はなく、案件の重要度で判断します。
電話での言い方例を紹介します。
| 状況 | 電話での言い方 |
|---|---|
| 通常の取引先 | 「先ほど同じ内容のメールを二重にお送りしてしまいました。ご迷惑をおかけし申し訳ございません。」 |
| 上司・社内関係者 | 「すみません、同じメールを2回送ってしまいました。以後気をつけます。」 |
電話でお詫びした後に、メールでフォローを入れるとより丁寧です。
「先ほどはお電話にて失礼いたしました」と一言添えると印象がやわらぎます。
早めの一言で信頼を保つことができます。
【完全版】メール二重送信お詫び例文テンプレート集
この章では、実際にそのまま使える「件名＋本文＋署名」付きの例文を紹介します。
シンプルなものから、取引先向けの丁寧なパターン、社内向けのカジュアル文まで、目的別に使い分けられるよう構成しました。
迷ったときは、この中から最も近いケースを選んで送ればOKです。
すぐ使える基本お詫び例文（短文・汎用）
もっともシンプルに使える、お詫び専用のテンプレートです。
日常的な業務連絡や軽微なミスに最適です。
| 件名 | メール二重送信のお詫び |
|---|---|
| 〇〇株式会社 △△部 △△様 いつもお世話になっております。 先ほど同一内容のメールを誤って二重に送信してしまいました。 本メールはお詫びのみとなります。 □□株式会社 |
|
短くても、状況とお詫びが明確に伝われば十分です。
取引先・上司向けの丁寧なお詫び例文（フルバージョン）
社外の取引先や上司宛てには、より丁寧で誠実な印象を与える文面を使いましょう。
件名にも「お詫び」の文字を入れることで、ひと目で内容が分かるようになります。
| 件名 | 【お詫び】メール二重送信の件 |
|---|---|
| 〇〇株式会社 △△部 △△様 平素より大変お世話になっております。 先ほどお送りいたしました「〇〇の件」に関するメールにつきまして、 お忙しい中、不要なメールをお届けする形となり、 今後は送信前の確認を徹底し、再発防止に努めてまいります。 □□株式会社 |
|
重要な相手には、謝罪と再発防止の一言を添えると印象が良くなります。
社内宛て・同僚向けのカジュアル例文（フルバージョン）
社内でのメールは、やや柔らかいトーンで構いません。
ただし、フランクすぎると軽く見られることもあるため、丁寧語をベースにしておきましょう。
| 件名 | メール二重送信の失礼について |
|---|---|
| △△さん
お疲れさまです。 先ほど送信した「〇〇の件」のメールですが、 後ほどお送りしたメールが最新版となります。 今後は送信前に確認するよう気をつけます。 □□ |
|
社内でのやり取りでは、この程度の柔らかさで十分です。
相手との関係性に応じて、敬語レベルを調整してください。
「丁寧さ」と「読みやすさ」のバランスがポイントです。
【訂正・再送時に使える】お詫びメールの例文まとめ
単なる二重送信ではなく、「内容の誤り」「添付ファイルの間違い」「一斉送信の重複」など、訂正や再送が必要になるケースもあります。
この章では、それぞれの状況に応じたお詫びメールの例文を、件名から署名までフルバージョンで紹介します。
どんなミスにも冷静に対応できるよう、テンプレートを備えておきましょう。
内容誤りを訂正するときの例文（誤→正パターン）
誤った情報を送ってしまった場合は、訂正版の本文で「どの部分が誤っていたのか」を明確にしましょう。
「誤」と「正」を対比させて書くことで、相手が混乱せずに理解できます。
| 件名 | 【訂正とお詫び】〇〇のご案内 |
|---|---|
| 〇〇株式会社 △△部 △△様 いつもお世話になっております。 先ほどお送りいたしました「〇〇のご案内」メールに誤りがございました。 誤： 開催日時 3月15日（金） 誤った情報をお送りしてしまい申し訳ございません。 この度は混乱を招く形となり、深くお詫び申し上げます。 何卒よろしくお願い申し上げます。 □□株式会社 |
|
誤り箇所を一覧で示すと、相手が再確認しやすくなります。
添付ファイルの付け忘れ・差し替え時の例文
ファイルの添付ミスは非常に多いケースです。
この場合、「再送」「正しいファイルの添付」「誤送分の破棄依頼」の3点を明確に伝えるのがポイントです。
| 件名 | 【再送】〇〇資料送付の件（添付修正版） |
|---|---|
| 〇〇株式会社 △△部 △△様 お世話になっております。 先ほどお送りした「〇〇資料送付の件」のメールにつきまして、 お手数をおかけし恐縮ですが、 ご迷惑をおかけし申し訳ございません。 □□株式会社 |
|
添付ファイルミスは、丁寧な言葉づかいと再送の明示が重要です。
メルマガ・案内メールを重複送信した場合の例文
一斉送信メールや案内メールのシステムトラブルで、同じ内容を複数回送ってしまうこともあります。
このような場合は、事実を簡潔に説明し、再発防止を明記しましょう。
| 件名 | 【お詫び】ご案内メール二重送信のご連絡 |
|---|---|
| 〇〇様
いつも〇〇〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。 本日配信いたしました「〇〇のご案内」メールにつきまして、 度重なるメールによりご不快な思いをおかけしましたこと、 現在は原因を特定し、再発防止策を実施しております。 何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。 〇〇株式会社 |
|
不特定多数に対するメールでは、原因と対策を明示して信頼を保ちましょう。
【状況別まとめ】相手に失礼にならない文面の書き方
お詫びメールは、単に謝るだけでなく「相手の立場への配慮」や「誠実な姿勢」を表現することが大切です。
この章では、状況別に好印象を与える言葉の選び方や、使いやすいフレーズをまとめました。
謝罪の言葉ひとつで、受け取る印象は大きく変わります。
「言い訳せず誠実に謝る」ための言い回し集
つい言い訳を書きたくなるときもありますが、ビジネスメールでは「結果として迷惑をかけた」ことに焦点を当てましょう。
以下は、自然に誠意を伝える言い回し例です。
| 目的 | 言い回しの例 |
|---|---|
| 謝罪の基本 | ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 |
| 軽度のミス | お手数をおかけしてしまい、申し訳ありません。 |
| 相手の混乱への配慮 | 紛らわしいメールをお送りしてしまい、失礼いたしました。 |
| 再送時の補足 | 本メールが正しい内容となります。先のメールは破棄をお願いいたします。 |
「理由」よりも「お詫び」を先に伝えるのが鉄則です。
「お手数をおかけし」など気づかいフレーズ集
お詫びメールでは、相手に余計な手間を取らせてしまうことを意識して言葉を選ぶと、やさしい印象になります。
特にビジネスでは、「お手数」「ご負担」「ご確認」などのワードをうまく使うのがポイントです。
| シーン | 使えるフレーズ |
|---|---|
| 確認をお願いするとき | お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 |
| メール破棄を依頼するとき | お手数をおかけしますが、先のメールは破棄いただけますと幸いです。 |
| 再送メールを案内するとき | 直近でお送りしたメールが正しい内容となります。 |
| 相手への配慮を伝えるとき | お忙しいところ恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです。 |
相手の手間を想像して書くと、自然に丁寧な表現になります。
「今後の防止策」一文テンプレート10選
お詫びメールの最後に「今後は気をつけます」と添えるだけで、信頼感を取り戻すことができます。
下記のテンプレートから、状況に合うものを選んで使ってみましょう。
| 状況 | 再発防止フレーズ |
|---|---|
| 軽度のミス | 今後は確認を徹底し、同様のことがないよう努めます。 |
| 取引先宛て | 今後このような不手際がないよう、送信前の確認を強化いたします。 |
| 社内向け | 次回からは送信前に一度見直すようにします。 |
| 添付ミス | ファイル名と内容を再確認してから送信いたします。 |
| 一斉送信トラブル | 再発防止策をシステム担当と共有いたします。 |
| 業務メール全般 | 今後は慎重に対応し、信頼を損なわないよう努めます。 |
| 社外へのお詫び | 再発防止に向け、チェック体制を見直しております。 |
| 複数人宛てメール | 宛先の確認を徹底し、誤送信防止に努めます。 |
| 急ぎ対応時 | 今後は落ち着いて確認を行うよう意識します。 |
| 新人・後輩向け | 同じミスをしないよう、手順を整理しておきます。 |
「改善します」の一言があるだけで、相手の受け取り方が変わります。
お詫びメールは「謝罪＋配慮＋今後の対策」で完成します。
二重送信を防ぐための実践チェックリスト
二重送信は、ほとんどが「ちょっとした確認不足」から起こります。
この章では、日常的に実践できるチェック方法と、便利な機能の活用法を紹介します。
「再発防止」は、焦らず確認する習慣から始まります。
送信前に確認すべき5つのポイント
メールを送る前に、以下の5項目をチェックするだけでミスを大幅に減らせます。
とくに、宛先や件名は最後にもう一度見直すようにしましょう。
| チェック項目 | 確認ポイント |
|---|---|
| ① 宛先 | TO・CC・BCCが正しいか。不要な宛先が残っていないか。 |
| ② 件名 | 内容と一致しているか。件名に誤字や省略がないか。 |
| ③ 添付ファイル | ファイル名と内容が正しいか。容量が大きすぎないか。 |
| ④ 本文 | 誤字脱字がないか。内容が最新か。トーンは適切か。 |
| ⑤ 送信履歴 | すでに同じメールを送っていないか。 |
特に⑤の「送信履歴確認」は忘れがちですが、二重送信を防ぐうえで最重要ポイントです。
1分の確認が、後の信頼を守ります。
メール遅延送信・送信予約の活用法
多くのメールツールには、「送信を数分遅らせる」機能があります。
送信後に誤りに気づいたとき、一定時間内ならキャンセルできる仕組みです。
代表的なツールの例を以下にまとめます。
| ツール | 機能名 | 特徴 |
|---|---|---|
| Outlook | 送信の遅延 | 送信を最大120分まで遅らせられる。 |
| Gmail | 送信取り消し | 5〜30秒以内なら送信をキャンセル可能。 |
| Thunderbird | 送信予約 | 指定した日時に自動送信できる。 |
「すぐ送信しない」設定にしておくと、冷静に見直す時間を確保できます。
急がず一呼吸おくことが、最大の防止策です。
テンプレートと下書きの整理術（ミス防止）
下書きやテンプレートを整理しておくと、「どのバージョンを送ったのか分からなくなる」トラブルを防げます。
特に、複数の案件を同時に進めているときはフォルダ分けが有効です。
| 整理方法 | ポイント |
|---|---|
| フォルダ分け | 案件別・日付別にフォルダを作ると確認しやすい。 |
| テンプレート名 | ファイル名にバージョンや日付を入れる（例：案内文_2026-01版）。 |
| 不要下書きの削除 | 古い下書きは削除して、誤送信リスクを減らす。 |
このようにメール環境を整理しておくことで、操作ミスや誤送信の確率を下げられます。
「整理されたメール環境＝信頼される仕事術」です。
ミスを恐れるより、仕組みで防ぐことを意識しましょう。
まとめ！メールの二重送信は「対応の速さ」と「誠実さ」がカギ
メールを二重送信してしまうのは、誰にでも起こりうることです。
大切なのは、その後の対応で相手にどう印象づけるかです。
「迅速で誠実な対応」が、信頼を守る最大のポイントです。
焦らず対応すれば印象は悪くならない
誤って同じメールを送ってしまっても、落ち着いて対応すれば問題ありません。
むしろ、気づいた瞬間に丁寧なお詫びメールを送ることで、「対応が早く誠実な人」という印象を残せます。
| 状況 | 対応のポイント |
|---|---|
| 気づいてすぐ対応 | 謝罪と訂正を明確にし、相手の手間を減らす。 |
| 放置してしまった場合 | 正直に謝罪し、今後の対策を添える。 |
| 繰り返してしまった場合 | 電話や対面でも一言添えると信頼を保てる。 |
「失敗した瞬間」よりも、「どうリカバーするか」が印象を左右します。
自分用お詫びテンプレートを保存しておこう
本記事で紹介した例文を、自分のスタイルに合わせて保存しておくと便利です。
実際のミス時に慌てず対応でき、冷静に送信できるようになります。
| 目的 | おすすめテンプレート |
|---|---|
| 軽いミス対応 | 短文の「メール二重送信のお詫び」テンプレート |
| 取引先・上司向け | 「【お詫び】メール二重送信の件」テンプレート |
| 社内宛て | 「メール二重送信の失礼について」テンプレート |
| 内容訂正・再送 | 「【訂正とお詫び】〇〇のご案内」テンプレート |
テンプレートはフォルダ分けしておくと、状況に応じてすぐに使えます。
「備え」が、誠実な対応の第一歩です。
この記事を参考に、自分らしい言葉でお詫びメールを整えておけば、どんな場面でも安心して対応できます。
焦らず・落ち着いて・誠実に。これが社会人としての信頼を築く基本です。
