夏季休暇に必須！すぐ使える自動返信メール例文とマナー

夏季休暇中でもメール対応の不安を解消したい方へ。本記事では、社外・社内・フリーランス・カジュアル職場まで対応した、すぐに使える自動返信メールのフルテンプレートをまとめました。

休暇期間の明記や復帰日の案内、代替担当者の提示など、ビジネスマナーに沿った構成で、相手に安心感と信頼を与えることができます。さらに、文面のトーン調整や簡単な工夫で印象アップも可能です。

例文をコピー＆ペーストするだけで、忙しい時期でもプロフェッショナルな対応を維持できるため、夏季休暇を安心して過ごすための必須ガイドです。

夏季休暇に自動返信メールを設定する理由
自動返信メールに必ず入れるべき基本構成
【用途別】夏季休暇の自動返信メール例文集（フルバージョン）
自動返信メール設定時の注意点とチェックリスト
印象を良くする＋αの工夫テクニック
まとめ：フルテンプレートを使って安心して休むために

夏季休暇に自動返信メールを設定する理由

夏季休暇の時期は、誰もが一時的に仕事から離れるタイミングですよね。

しかし、その間に届くメールを放置してしまうと、相手に「無視された」と受け取られてしまう可能性があります。

ここでは、自動返信メールを設定することの重要性と、どんな場面で役立つのかを具体的に解説します。

自動返信がないとどうなる？信頼低下のリスク

仕事相手からのメールにすぐ返信できないのは当然のことですが、相手は状況を知らないため不安を感じてしまうことがあります。

特に取引先やクライアントの場合、返信がないことで「対応が遅い会社」という印象を持たれるおそれもあります。

そんなときに自動返信メールを設定しておけば、「今は休暇中である」という情報をすぐに伝えることができます。

これは単なる連絡手段ではなく、相手の不安を取り除き、信頼を守るための重要なマナーなのです。

設定しない場合	設定している場合
返信がなく相手が不安になる	不在期間が明確で安心感がある
信頼が下がるリスクがある	誠実で丁寧な印象を与えられる

自動返信で伝わる「誠実さ」と「安心感」

自動返信メールは、いわばあなたの「代わりに挨拶してくれるメッセージ」です。

たとえば「ご連絡ありがとうございます」「〇月〇日より順次対応いたします」といった一言があるだけで、印象はぐっと良くなります。

短い文章でも相手に安心を与えることができるため、形式的なものだと思わず、丁寧に整えることが大切です。

社外・社内それぞれの自動返信の役割

自動返信メールは、社外と社内で目的が少し異なります。

社外では「信頼維持」と「情報共有」が中心で、休暇期間や代替連絡先を正確に伝えることが重視されます。

一方、社内では「チーム連携」を円滑にするために、自分の不在中に誰が担当しているかを伝えるのが目的です。

送信先	目的	主な内容
社外（取引先・顧客）	信頼維持・誠実な対応	休暇期間・代替担当者・復帰日
社内（同僚・上司）	業務共有・連携	担当引き継ぎ・対応方針

自動返信は「仕事を休むためのツール」ではなく、「相手を安心させるためのツール」という意識で設定することが、ビジネスマナーとして重要です。

自動返信メールに必ず入れるべき基本構成

自動返信メールは、短い文章の中に必要な情報を正確に詰め込むことが求められます。

ここでは、最低限入れておくべき3つの要素と、その書き方のコツをわかりやすく解説します。

どんな業種でも通用する基本形を押さえておけば、相手に安心感を与えられます。

休暇期間・復帰日の明記（例文付き）

まず最初に伝えるべきは「いつからいつまで休むのか」という期間です。

この情報があいまいだと、相手が連絡のタイミングを判断できずに困ってしまいます。

具体的な日付で明記することが基本です。

良い例文：

誠に勝手ながら、8月10日（土）から8月18日（日）までの期間、夏季休暇をいただいております。

いただいたメールにつきましては、8月19日（月）より順次対応いたします。

悪い例文：

しばらくの間お休みをいただきます。

※期間が不明確で、相手に不親切な印象を与えます。

ポイント	説明
開始日・終了日を明記	曖昧な表現を避ける。「〜頃」「しばらく」などはNG。
対応再開日を示す	「〇日より順次対応いたします」と入れると丁寧。

代替担当者・緊急連絡先の書き方（例文付き）

不在中に急ぎの案件が発生することもあるため、代わりに対応できる担当者を示しておくと安心です。

社外メールでは会社名・部署・担当者名・メールアドレスを明記し、社内向けではチーム名やチャット連絡先でもOKです。

例文：

急ぎのご用件がございましたら、総務部の田中（メール：tanaka@example.co.jp）までご連絡ください。

この一文があるだけで、「もしもの時も安心して連絡できる」体制を示すことができます。

宛先	書き方の例
社外向け	○○部 △△（メール：sample@company.jp）までご連絡ください。
社内向け	急ぎの場合は○○チームのチャットにご連絡ください。

文体・トーン別の書き方ポイント

自動返信は「公的なビジネス文書」であるため、軽い表現や絵文字の使用は避けましょう。

ただし、硬すぎる文章では冷たい印象になってしまいます。

「丁寧・簡潔・温かみ」の3点を意識するのが理想です。

トーン	特徴	使用シーン
フォーマル	敬語中心。堅めの表現。	取引先・顧客対応時
ややカジュアル	柔らかい語り口。親しみを持たせる。	社内・チーム向け

「ビジネスの誠実さ」と「人としてのやわらかさ」を両立させた文面が、最も好印象を与えます。

【用途別】夏季休暇の自動返信メール例文集（フルバージョン）

ここからは、すぐに使えるフルバージョンの自動返信メール例文を用途別に紹介します。

社外向け・社内向け・個人事業主向け・カジュアル職場向けの4パターンを用意しましたので、自分の状況に合わせてコピー＆ペーストで活用できます。

①社外向け（取引先・顧客宛）例文3選＋フルテンプレート

例文1：

件名：夏季休暇のお知らせ

平素より大変お世話になっております。○○株式会社の□□でございます。

誠に勝手ながら、当社は8月10日（土）～8月18日（日）の期間、夏季休暇をいただきます。

期間中にいただいたお問い合わせは、8月19日（月）より順次対応いたします。

お急ぎのご用件がございましたら、○○部 △△（メール：example@〜）までご連絡ください。

ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

例文2：

件名：夏季休暇期間のご案内

いつもお世話になっております。□□株式会社の○○です。

誠に勝手ながら、8月11日（日）～8月18日（日）まで休暇をいただきます。

休暇中のご連絡は、8月19日（月）以降に順次対応いたします。

急ぎのご用件がありましたら、□□部の△△までご連絡ください。

例文3：

件名：夏季休暇のご連絡

平素よりお世話になっております。○○株式会社の□□でございます。

8月10日（土）～8月18日（日）の期間、誠に勝手ながら夏季休暇をいただきます。

休暇期間中にいただいたメールは、8月19日（月）より順次対応いたします。

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

②社内向け（上司・チーム宛）例文3選＋フルテンプレート

例文1：

件名：夏季休暇のご連絡（□□）

お疲れさまです。□□です。

8月10日（土）～8月18日（日）の期間、夏季休暇をいただきます。休暇中は基本的にメール確認ができません。

急ぎの案件については、○○さんまたはプロジェクトチャットにてご連絡ください。

19日（月）より通常業務に戻りますので、よろしくお願いいたします。

例文2：

件名：夏季休暇中の連絡について

チームの皆さまへ

8月11日（日）～8月18日（日）まで夏季休暇をいただきます。期間中はメールの確認が難しいです。

急ぎの場合は、□□さんにご連絡ください。

復帰後は順次対応いたしますので、よろしくお願いします。

例文3：

件名：休暇のお知らせ

お疲れさまです。□□です。

8月10日（土）～8月18日（日）まで休暇をいただきます。

不在中は対応が必要な場合、チーム内チャットまたは○○さんに連絡をお願いします。

休暇明けに通常業務に戻ります。よろしくお願いいたします。

③個人事業主・フリーランス向け例文3選＋フルテンプレート

例文1：

件名：夏季休暇中のご連絡について

いつもご連絡ありがとうございます。○○（屋号）の□□です。

8月11日（日）～8月18日（日）の間、夏季休暇をいただいております。

期間中のご連絡は確認が難しいため、8月19日（月）以降に改めてご返信いたします。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

例文2：

件名：休暇のお知らせ

平素よりお世話になっております。○○（屋号）の□□です。

8月10日（土）～8月18日（日）の期間、休暇をいただきます。

休暇期間中の対応は19日（月）以降となりますので、ご了承ください。

例文3：

件名：夏季休暇のご案内

お世話になっております。□□です。

誠に勝手ながら、8月10日（土）～8月18日（日）まで休暇をいただきます。

ご連絡は休暇明けの19日（月）以降に順次対応させていただきます。

④カジュアル職場・スタートアップ向け例文3選＋フルテンプレート

例文1：

件名：夏季休暇のお知らせ

○○チームの皆さまへ

8月10日（土）～8月18日（日）まで夏季休暇をいただきます。

その間、メールの返信はできませんので、緊急の連絡は○○さんまでお願いします。

休暇明けに元気に戻ります。よろしくお願いします。

例文2：

件名：休暇中の連絡について

チームの皆さまへ

8月11日（日）～8月18日（日）まで休暇をいただきます。期間中はメール確認が難しいです。

急ぎの場合はチャットまたは□□さんまでご連絡ください。

例文3：

件名：夏季休暇のご連絡

皆さん、お疲れさまです。□□です。

8月10日（土）～8月18日（日）まで夏季休暇をいただきます。

休暇中の連絡は、○○さんにお願いいたします。19日（月）より通常業務に戻ります。

自動返信メール設定時の注意点とチェックリスト

自動返信メールは設定して終わりではなく、正しく設定されているか確認することが大切です。

ここでは、設定時に気を付けるべきポイントとチェックリストを紹介します。

設定後に必ず行うテスト送信のポイント

設定後は、自分宛にテストメールを送信して文面や送信条件が正しいか確認しましょう。

誤字脱字や日付の間違いがあると、相手に誤解を与える可能性があります。

社外・社内で返信文を分ける設定方法

同じ会社内の人と取引先では、伝える内容やトーンが異なります。

メールシステムやWordPressなどを使う場合、宛先ドメイン別に返信内容を切り替える設定が可能です。

社外向けはフォーマルに、社内向けは簡潔で親しみやすくするなど、読み手に合わせた文面を設定しましょう。

個人情報を含めないための安全対策

自動返信メールに個人の携帯番号や自宅メールアドレスを記載するのは避けましょう。

必要な場合は会社の代表連絡先や公式メールアドレスを使用すると安全です。

自動返信を開始・停止する理想的なタイミング

自動返信は、休暇の前日に設定しておくのが理想です。

送信時間をスケジュール化できるシステムであれば、業務終了時刻に合わせて有効化すると、誤送信や設定漏れを防げます。

チェック項目	確認内容
テスト送信	メール文面・休暇期間・復帰日・送信条件の確認
宛先別設定	社外向け・社内向けで文面やトーンを分けているか
個人情報	個人情報を含めず安全な連絡先を記載しているか
開始タイミング	休暇前日に有効化しているか、送信時間の確認

このチェックリストを確認することで、休暇中もスムーズにメール対応でき、相手に安心感を与えることができます。

印象を良くする＋αの工夫テクニック

自動返信メールは最低限の情報を伝えるだけでなく、少し工夫することで印象を大きくアップさせることができます。

ここでは、相手に好印象を与えるための簡単なテクニックを紹介します。

「お礼」「季節の挨拶」を加える例文

冒頭に一言「ご連絡ありがとうございます」や「平素よりお世話になっております」を入れると、丁寧さがぐっと増します。

さらに「暑い日が続きますが、どうぞご自愛ください」のような季節の挨拶を添えると、柔らかさも出せます。

例文：

平素よりお世話になっております。○○株式会社の□□でございます。

誠に勝手ながら、8月10日（土）～8月18日（日）の期間、夏季休暇をいただきます。

期間中にいただいたメールは、8月19日（月）より順次対応いたします。

暑い日が続きますが、どうぞご自愛ください。

対応再開を具体的に伝える例文

「〇月〇日以降に順次対応いたします」と明確に書くことで、相手は安心してメールを送ることができます。

復帰日の具体的な表記は、信頼感と安心感を両方与える効果があります。

信頼される言葉遣いのコツ（良い例・悪い例比較）

言葉遣いを間違えると、丁寧さが伝わらない場合があります。

良い例では、敬語を正しく使い、簡潔で読みやすい文章を心がけます。

悪い例では、語尾が曖昧でフランクすぎたり、長文で読みにくい文章になりがちです。

良い例	悪い例
誠に勝手ながら、8月10日～18日の期間、休暇をいただきます。期間中にいただいたメールは、8月19日より順次対応いたします。	しばらく休みますので、戻ったら返事します。
急ぎのご用件は○○部 △△までご連絡ください。	急ぎのことは誰かに聞いてください。

簡単な工夫を加えるだけで、受け取った相手の印象は大きく変わります。
丁寧で読みやすい文章を意識して、自動返信メールを作成しましょう。